Объёмно-сортовой учёт (ОСУ) в 1С и Честном ЗНАКе: как настроить и вести

Объёмно-сортовой учёт (ОСУ) в Честном ЗНАКе — это когда движение маркированных товаров в 1С фиксируется не по каждому коду отдельно, а по коду товара (GTIN) и количеству. Проще: система знает, что у вас «отгружено 200 пачек такого-то артикула», но не помнит, какие именно 200 кодов ушли.

Для бухгалтера и оператора это заметно легче поэкземплярного учёта: не нужно сканировать каждую единицу. Ниже — что такое ОСУ, кому он разрешён, как включить его в 1С и как оформлять приёмку, продажу и УПД, чтобы сведения корректно ушли в систему маркировки.

Что такое объёмно-сортовой учёт и кому он нужен

При ОСУ участник оборота передаёт в Честный ЗНАК агрегированные сведения: GTIN + количество. Коды маркировки при этом не «привязываются» к конкретной строке документа и не сканируются поштучно при отгрузке.

Это компромисс на переходный период. Государство постепенно вводит маркировку по товарным группам, и на первом этапе по многим из них разрешает именно объёмно-сортовой (а не поэкземплярный) учёт — чтобы бизнес успел перестроить процессы.

Кому ОСУ актуален в первую очередь:

• 🏭 оптовым поставщикам и дистрибьюторам маркированных товаров;
• 🏪 рознице, которая принимает такой товар по ЭДО;
• 📦 производителям на этапе ввода товарной группы в оборот;
• 🛒 интернет-магазинам, торгующим маркированной продукцией.

💡 ОСУ — это про обмен сведениями между контрагентами (кто кому сколько передал). Вывод из оборота в рознице через кассу — отдельная история и часто уже требует сканирования кода.

Чем ОСУ отличается от поэкземплярного учёта

Разница в том, что именно вы сообщаете в Честный ЗНАК и что сканируете.

ОСУ быстрее и дешевле в работе, но не даёт поэкземплярной прослеживаемости. Поэтому регулятор рассматривает его как временный режим: по мере «созревания» товарной группы её переводят на поэкземплярный учёт.

⚠️ ОСУ доступен не для всех товарных групп и не навсегда. Перед настройкой проверьте по вашей группе актуальные правила в личном кабинете Честного ЗНАКа — сроки перехода регулятор двигает.

Когда важнее скорость, а когда точность

Если у вас большой оборот однотипного товара и жёсткие сроки отгрузок — ОСУ снимает узкое место на складе. Если товар дорогой, штучный, с высоким риском контрафакта — поэкземплярный учёт защищает лучше, и рано или поздно вы всё равно на него перейдёте.

Для каких товаров применяется объёмно-сортовой учёт

Перечень «разрешённых для ОСУ» групп задаётся правилами по каждой категории и меняется. Логика такая:

• ✅ ОСУ разрешён — товарные группы на раннем этапе маркировки, где поэкземплярная модель ещё не введена как обязательная.
• ❌ Только поэкземплярно — группы, где переходный период закончился (например, где давно требуется вывод каждого кода).

Чтобы не гадать, определите свой режим по товару.

Настройка объёмно-сортового учёта в 1С

Разберём на «Управлении торговлей» и ERP — принцип одинаков и для «Бухгалтерии» с модулем маркировки. Порядок такой.

1. Включите работу с маркировкой: Раздел НСИ и администрирование → Маркировка товаров → установите обмен с системой мониторинга.
2. Настройте 1С-ЭДО (или другого оператора ЭДО): без электронного документооборота сведения ОСУ передать нельзя.
3. В карточке номенклатуры (или в товарной группе) укажите тип маркировки и признак учёта — объёмно-сортовой.
4. Проверьте, что в профиле обмена с контрагентом выбран нужный формат УПД, поддерживающий ОСУ.
5. Убедитесь, что GTIN у номенклатуры заполнен — без него ОСУ работать не будет.

💡 Если товар одновременно продаётся разным контрагентам, а часть из них ещё на поэкземплярном учёте, признак учёта берётся по вашей номенклатуре, а формат УПД согласуется с получателем в его профиле ЭДО.

На что обратить внимание при настройке

• Не заполнен GTIN → строка не уйдёт в сведения ОСУ.
• Не совпал формат УПД у отправителя и получателя → документ «зависнет» в ЭДО.
• Не обновлена конфигурация → в актуальном релизе форматы ОСУ поддерживаются, на старом релизе строк может не быть. Держите платформу и конфигурацию обновлёнными.

Как оформить документы с ОСУ в 1С

При объёмно-сортовом учёте коды не подставляются в каждую строку. В документ попадают номенклатура, GTIN и количество — этого достаточно.

Приёмка товара по ОСУ

1. Получаете от поставщика входящий УПД по ЭДО.
2. Открываете Поступление товаров и услуг (или загружаете из ЭДО).
3. Сверяете номенклатуру и количество по каждому GTIN с тем, что пришло физически.
4. Проводите документ и подписываете УПД — сведения о приёмке уходят в Честный ЗНАК.

Поштучно сканировать коды при ОСУ не требуется. Достаточно контроля количества.

⚠️ Проверяйте количество до подписания УПД. После подписи расхождение придётся оформлять корректировочным документом, а не простым исправлением строки.

Выборочный контроль кодов

ОСУ не запрещает выборочно проверить несколько кодов сканером — например, убедиться, что коды в принципе валидны и не «задвоены». Это разумная практика приёмки, хотя формально при ОСУ не обязательная.

Продажа и отгрузка по ОСУ

1. Оформляете Реализацию товаров и услуг.
2. Указываете номенклатуру и количество; коды маркировки поштучно не вносите.
3. Формируете исходящий УПД в формате, поддерживающем ОСУ.
4. Отправляете по ЭДО. После подписи получателем сведения об отгрузке фиксируются в системе маркировки.

Продажи для собственных нужд

Если маркированный товар списывается на собственные нужды (не на продажу), в 1С это оформляется документом списания/расхода с выводом из оборота по причине «использование для собственных нужд». При ОСУ здесь тоже передаётся GTIN + количество.

Весовая и штучная продукция

Для штучной продукции ОСУ работает по количеству единиц. Для весовой (например, молочной на розлив/на развес) сведения ОСУ формируются с учётом особенностей группы — количество указывается по правилам конкретной товарной группы, а 1С подставляет нужные реквизиты автоматически при корректно заданной номенклатуре.

УПД при объёмно-сортовом учёте: что в нём есть и чего нет

УПД — ключевой документ обмена. При ОСУ он выглядит иначе, чем при поэкземплярном.

Что в УПД есть:

• 🏷️ GTIN товара;
• 🔢 количество по каждому GTIN;
• 📄 обычные реквизиты УПД (стороны, суммы, НДС).

Чего в УПД при ОСУ нет:

• ❌ перечня кодов маркировки (Data Matrix) по единицам;
• ❌ привязки конкретного кода к строке.

Именно поэтому УПД по ОСУ легче и меньше по объёму. Формат передачи через ЭДО должен поддерживать объёмно-сортовые сведения — иначе получатель не сможет корректно принять документ.

Инвентаризация и сверка остатков с Честным ЗНАКом

При ОСУ у вас есть «виртуальный остаток» в системе маркировки — количество по GTIN, которое числится за вами. Его нужно периодически сверять с учётом в 1С.

Как свериться:

1. Выгрузите остатки по товарным группам из личного кабинета Честного ЗНАКа.
2. Сформируйте в 1С отчёт по остаткам маркированной номенклатуры (по GTIN).
3. Сопоставьте количество. Расхождение = где-то не прошёл документ или не подписан УПД.

💡 Частая причина расхождения — неподписанный или «зависший» в ЭДО УПД. Проверьте статусы документов ЭДО, прежде чем искать ошибку в остатках.

Списание при ОСУ. Брак, недостачу, порчу оформляют документом вывода из оборота с указанием причины — количество по GTIN уменьшается и в 1С, и в Честном ЗНАКе.

Переход с ОСУ на поэкземплярный учёт

Рано или поздно товарную группу переводят на поэкземплярный учёт. Дату регулятор объявляет заранее по каждой группе.

Что потребуется к переходу:

• 🔍 сканеры Data Matrix на приёмке и отгрузке;
• ⚙️ перенастройка признака учёта в номенклатуре/группе на «поэкземплярный»;
• 🧾 переход на формат УПД с перечнем кодов;
• 👥 обучение персонала сканированию каждой единицы.

⚠️ Не тяните до последнего дня. После даты перехода документы по старому формату ОСУ по этой группе перестанут приниматься, и отгрузки встанут.

Частые ошибки и как их избежать

• 🚫 Не заполнен GTIN у номенклатуры. Строка не попадает в сведения ОСУ. Заполните GTIN до первой отгрузки.
• 🚫 Формат УПД не поддерживает ОСУ. Документ не принимается контрагентом. Проверьте профиль обмена в ЭДО с обеих сторон.
• 🚫 Подписали УПД с неверным количеством. Правится только корректировкой. Сверяйте количество до подписи.
• 🚫 Не сверяют остатки с Честным ЗНАКом. Расхождения копятся и всплывают при проверке. Сверяйтесь регулярно, хотя бы раз в месяц.
• 🚫 Работают без ЭДО. Передать сведения ОСУ без электронного документооборота нельзя. Подключите оператора ЭДО заранее.
• 🚫 Смешали режимы в одной поставке. Часть номенклатуры — ОСУ, часть — поэкземпляр: настройте признак учёта по каждой группе, не по документу целиком.

Частые вопросы