1С ЗУП 8.3: понятный самоучитель для начинающих

Вас посадили за 1С:Зарплата и управление персоналом, а вы не понимаете, куда нажать, чтобы принять человека и посчитать ему зарплату? Знакомая паника. Программа огромная, документов сотни, и кажется, что без дорогих курсов не разобраться.

Разберётесь. Этот понятный самоучитель по 1С 8.3 ЗУП для начинающих ведёт с самого нуля: настраиваем интерфейс, заводим организацию и сотрудников, ведём кадры, считаем аванс и зарплату, отпускные и больничные, формируем проводки и синхронизируем с Бухгалтерией. Отдельно — самоучитель по 1С «Зарплата и кадры» 8.3 для кадровиков, разбор частых ошибок и честное сравнение платных курсов Бухэксперт с бесплатным путём.

Примеры — с цифрами и путями к документам. Читайте по порядку или прыгайте по разделам через оглавление.

💡 Речь про ЗУП редакции 3.1 — актуальную линейку. Пути к документам могут немного отличаться между релизами, но логика везёт одна.

Что такое ЗУП 3.1 и кому подойдёт этот самоучитель

ЗУП — это «Зарплата и управление персоналом». Программа закрывает два больших контура:

• 📋 кадровый учёт — приёмы, переводы, увольнения, штатное расписание, отпуска, отчётность в СФР;
• 💰 расчёт зарплаты — начисления, удержания, НДФЛ, взносы, ведомости на выплату.

Кому эта инструкция:

• новичку, которого бросили на участок «зарплата» без подготовки;
• бухгалтеру, который вёл зарплату в БП 3.0 и переходит на полноценный ЗУП;
• кадровику — для него ниже отдельный блок «самоучитель для кадровиков».

⚠️ Не путайте: в 1С:Бухгалтерии есть упрощённый блок зарплаты — до ~60 сотрудников. Полный функционал (сложные графики, сдельщина, резервы, детальная аналитика) живёт только в ЗУП.

Первый запуск: настройка интерфейса, чтобы работать удобно

Первое, что отпугивает новичка, — интерфейс. Настроим его под себя за 10 минут, и половина стресса уйдёт.

Начальная страница, панели и главное меню

Начальная страница (Главное) собирает виджеты-ссылки на частые операции. Открывается по кнопке «Домик» слева вверху. Настраивается через Вид → Настройка начальной страницы — переносите нужные формы в правую колонку.

Панель разделов (Кадры, Зарплата, Выплаты, Налоги и взносы, Отчётность) настраивается в Вид → Настройка панели разделов. Там же можно вернуть её вбок, если по умолчанию она сверху и «съедает» экран.

Главное меню (иконка с треугольником вверху слева) — доступ к сервису, администрированию и настройкам, которых нет в панели разделов.

Избранное, масштаб и заполнение списком

• ⭐ Избранное. Наведите на документ или справочник — рядом появится звёздочка. Кликнули — ссылка ушла в раздел «Избранное». Туда стоит вынести «Начисление зарплаты и взносов», «Ведомость», «Приём на работу».
• 🔍 Как сделать покрупнее. Мелкий шрифт лечится через Главное меню → Вид → Изменить масштаб либо Ctrl + колесо мыши. Настройка запоминается.
• 📝 Заполнение списком. Многие документы (начисления, ведомости) заполняются кнопкой Заполнить — программа сама подтянет всех сотрудников по условиям. Не вбивайте руками построчно.

Почему нет документа в интерфейсе и как вывести скрытые объекты

Классика новичка: «в инструкции есть документ, а у меня его нет». Причины две:

1. Функционал выключен в настройках. Договоры ГПХ, займы, сдельщина, командировки включаются флажками в Настройка → Расчёт зарплаты и Настройка → Кадровый учёт. Нет флажка — нет документа в меню.
2. Документ спрятан в панели навигации. Нажмите шестерёнку Настройка навигации в нужном разделе и перенесите скрытую команду в видимые.

💡 Правило: если чего-то не хватает — сначала загляните в Настройка соответствующего раздела, а не ищите документ по всему меню.

Добавление полей, отборы и движения по регистрам

• Добавить поля в список: Ещё → Изменить форму или правой кнопкой по шапке таблицы → выбрать колонки.
• Отбор в списке: Ещё → Настроить список — например, показать только работающих сотрудников или один отдел.
• Движения по регистрам. Хотите понять, «что документ сделал»? Откройте его и нажмите Ещё → Движения документа (кнопка с зелёным «Дт/Кт» или значком регистров). Увидите, в какие регистры легли записи — бесценно для отладки.

Концепция учёта в ЗУП: как программа «думает»

Чтобы не зубрить документы вслепую, поймите логику. В ЗУП всё крутится вокруг трёх идей.

Важный момент: кадровый документ (например, «Приём») задаёт плановые начисления — оклад, надбавки. А расчётный документ в конце месяца эти плановые суммы «разворачивает» в фактические деньги с учётом отработанного времени.

⚠️ Поэтому нельзя «просто начислить зарплату», если человек не принят кадровым документом. Сначала кадры — потом расчёт.

Проверьте рабочую дату: Главное меню → Сервис → Параметры → рабочая дата. Если стоит не та — новые документы будут создаваться задним или будущим числом. Частая причина «пропавших» начислений.

Организационная структура: организации, подразделения, должности, штатное расписание

Прежде чем принимать людей, наполните справочники.

1. Организации (Настройка → Организации) — реквизиты, коды, учётная политика по зарплате, налоговые настройки.
2. Подразделения — структура компании. От неё зависят проводки и отчёты по подразделениям.
3. Должности — просто перечень должностей; сюда же привязываются трудовые функции (нужны для ЕФС-1).
4. Штатное расписание — по желанию. Если ведёте (флажок в настройках), в него попадают позиции с окладом и «вилкой», а приём проверяется на соответствие штатке.

Варианты ведения штатного расписания:

• без истории — простой список позиций;
• с историей изменений — каждое изменение оформляется документом «Изменение штатного расписания», видна динамика.

💡 Малому бизнесу штатное расписание в ЗУП можно не вести — приём тогда просто не сверяется со штаткой. Но для отчётности и порядка лучше включить.

Кадровый учёт с нуля: самоучитель по 1С «Кадры» для кадровиков

Этот блок — мини-самоучитель по 1С «Кадры» для кадровиков. Все документы живут в разделе Кадры.

Приём на работу: пошаговая инструкция

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу.
2. Выберите или создайте сотрудника (карточка физлица заполняется отдельно: паспорт, СНИЛС, ИНН).
3. Укажите подразделение, должность, дату приёма, вид занятости.
4. На вкладке Оплата труда задайте оклад/тариф и надбавки — это плановые начисления.
5. На вкладке Трудовой договор — номер и дату для печатных форм.
6. Проведите. Печатайте приказ Т-1 и договор прямо из документа.

Разделение ролей: кадровик оформляет сам факт приёма, расчётчик проверяет корректность начислений. В маленькой фирме это один человек.

Кадровый перевод, изменение оклада, совмещение, индексация

• Перевод — документ Кадровый перевод: меняем подразделение, должность, оклад с определённой даты.
• Изменить оклад без перевода — документом Изменение оплаты труда (или Изменение плановых начислений).
• Совмещение должностей — включается в настройках, оформляется документом «Совмещение»; доплата считается автоматически.
• Индексация зарплаты — документ Индексация заработка: массово поднимает оклады на коэффициент. Обязанность работодателя по ст. 134 ТК РФ.

Увольнение и как его отменить

Увольнение: Кадры → Увольнение. Указываете дату, статью ТК РФ, программа сама предложит рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск и удержать за отгулянный авансом.

Отмена увольнения — два разных сценария:

• Сотрудник передумал до даты увольнения → просто пометьте документ «Увольнение» на удаление (или отмените проведение).
• Восстановление по решению суда → документ Отмена увольнения; при этом может понадобиться начислить средний заработок за время вынужденного прогула.

Корректировка и отмена ЕФС-1 подраздел 1.1

При приёме, переводе, увольнении подаётся ЕФС-1 подраздел 1.1 — не позднее следующего рабочего дня по кадровым событиям.

• Ошиблись в сведениях → подайте корректирующую форму: та же строка с признаком отмены + новая правильная строка.
• Отмена лишней записи → строка с типом «Отмена».

Формируется в Кадры → Электронные трудовые книжки → ЕФС-1, СЗВ-ТД. Трудовая функция в должности должна быть заполнена — иначе форма не сдастся.

Учёт рабочего времени: табель, графики, командировки

Графики работы и табель

• График работы (Настройка → Графики работы сотрудников) — пятидневка, сменный, сокращённый. Заполняется по производственному календарю.
• Индивидуальный график — для конкретного человека с нестандартным режимом.
• Табель Т-13 формируется отчётом; отдельный документ «Табель» нужен только когда учёт времени ведётся по факту, а не по графику.

Командировки, командировка в выходные и суточные

• Кадры → Командировки — приказ, за дни командировки платится средний заработок, а не оклад.
• Командировка в выходной — эти дни оплачиваются отдельно (по среднему или как работа в выходной), настраивается флажком в документе.
• Суточные: необлагаемый лимit — 700 ₽/день по России и 2500 ₽/день за границей. Сверх лимита — облагается НДФЛ и взносами. ЗУП сам разделит облагаемую и необлагаемую части.

Отпуска в ЗУП 3.1: от остатков до выплаты

Отпуска — самый частый источник вопросов у новичков. Идём по порядку.

Остатки отпусков и право на отпуск

Остатки видно в отчёте Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков. При начале учёта вводятся документом Начальная штатная расстановка / Ввод остатков отпусков, иначе программа посчитает стаж с нуля и завысит доступные дни.

График отпусков (Т-7) и уведомления

1. Документ График отпусков на год.
2. Печать формы № Т-7.
3. Из графика удобно вводить отпуска «по плану».
4. Уведомление о начале отпуска — печатается за 2 недели до даты (ст. 123 ТК РФ).

Приказ на отпуск, отпускные и другие виды

• Ежегодный отпуск — документ Отпуск, приказ Т-6, отпускные считаются из среднего за 12 месяцев (Постановление № 922).
• ⏰ Срок выплаты отпускных — не позднее чем за 3 календарных дня до начала (ст. 136 ТК РФ).
• Отпуск за свой счёт (без сохранения зарплаты) — в том же документе флажок «без оплаты».
• Учебный отпуск — отдельный вид, оплачивается по среднему при наличии справки-вызова.

Отпуск по уходу за ребёнком

• Документ Отпуск по уходу за ребёнком — прекращает плановые начисления на период.
• Данные для пособия уходят в СФР (прямые выплаты) через Пособия → Заявление в СФР.
• Выход из отпуска оформляется досрочно, если мама выходит раньше 1,5/3 лет.

💡 Отпускные можно быстро прикинуть до ввода документа — держите под рукой калькулятор среднего заработка, чтобы сверить сумму, которую посчитала программа.

Больничные в ЗУП: пошагово и с нюансами

Документ Зарплата → Больничные листы. По номеру ЭЛН программа подтягивает данные из СФР.

• Первые 3 дня болезни (по заболеванию) платит работодатель, дальше — СФР.
• Пособие считается из среднего за 2 календарных года, делённого на 730.

Больничный во время отпуска — два сценария:

• по уходу за членом семьи / карантину во время отпуска — не оплачивается, отпуск не продлевается;
• по своему заболеванию — оплачивается, а отпуск продлевается или переносится по заявлению.

Расчёт зарплаты: понятный самоучитель по 1С «Зарплата и кадры» 8.3

Дошли до денег. Этот раздел — сердце самоучителя по 1С «Зарплата и кадры» 8.3 для начинающих. Общая схема месяца:

Аванс за первую половину месяца

Аванс — это зарплата за первую половину месяца, а не «процент абы какой».

• Способ расчёта задаётся в карточке сотрудника: фиксированной суммой, процентом от оклада или расчётом за первую половину месяца (рекомендуемый).
• Документ: Зарплата → Начисление за первую половину месяца.
• С 2023 года НДФЛ удерживается и с аванса — программа делает это автоматически при выплате.

Начисление зарплаты и взносов

1. Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, месяц, кнопка Заполнить.
2. Программа подтянет оклады, надбавки, отпуска, больничные, разовые начисления.
3. Вкладки документа: «Начисления», «НДФЛ», «Взносы», «Удержания», «Договоры» — проверьте каждую.
4. Проведите. Ошибки заполнения программа подсветит.

Расчётные листки и доначисление

• Расчётные листки: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. Печатаются пачкой или по одному.
• Доначислить:
  • расчёт месяца ещё открыт → правьте прямо в «Начислении зарплаты»;
  • месяц закрыт → отдельным документом Разовое начисление или перерасчётом в следующем месяце.

Районный коэффициент, северная надбавка, премии

• Районный коэффициент и северная надбавка включаются в учётной политике организации и настраиваются по сотруднику; начисляются автоматически на «северные» суммы.
• Премия: либо отдельным документом Премия, либо строкой в «Начислении зарплаты». Вид премии заранее настраивается (влияет на средний заработок и налоги).
• Материальная помощь — отдельное начисление; часть необлагаема (например, 4000 ₽ в год, до 50 000 ₽ при рождении ребёнка).

Сдельная оплата и бригадный наряд

Для сдельщины включите флажок в настройках. Тогда появятся:

• Наряды / Данные для расчёта зарплаты — вводите выработку;
• Бригадный наряд — распределяет заработок между членами бригады по КТУ;
• сдельный заработок = расценка × объём, программа считает автоматически.

Удержания: НДФЛ, алименты, займы

Все удержания включаются флажками в Настройка → Расчёт зарплаты.

• НДФЛ считается автоматически. Базовая ставка 13%, с превышения порога годового дохода — прогрессивная шкала (проверяйте актуальные пороги на текущий год).
• Разовое удержание — документ Удержание (например, за недостачу, форменную одежду).
• Алименты / исполнительные листы — документ Исполнительный лист; удерживается процент или сумма с учётом лимитов (обычно до 50%, по алиментам на детей — до 70%).
• Займы сотрудникам: документ Договор займа → выдача → ежемесячное погашение удержанием; при низком проценте считается материальная выгода и НДФЛ 35%.

⚠️ Проверяйте очерёдность удержаний. Сначала НДФЛ, затем алименты, потом всё остальное — превышать совокупный лимит нельзя.

Выплата зарплаты и компенсация за задержку

• Места выплаты: касса, на карту сотрудника, через зарплатный проект банка (Настройка → Зарплатные проекты).
• Документ Ведомость в банк / Ведомость в кассу заполняется кнопкой Заполнить.
• По зарплатному проекту формируется файл для банка и загружается ответ с подтверждением зачислений.
• Компенсация за задержку (ст. 236 ТК РФ) считается документом Компенсация за задержку выплаты зарплаты — не ниже 1/150 ставки ЦБ за каждый день.

Договоры ГПХ, дивиденды и выплаты бывшим сотрудникам

• ГПХ: Кадры → Договоры (подряд/услуги). Оплата — документом или в «Начислении зарплаты». С 2023 года по ГПХ платятся взносы на ВНиМ.
• Дивиденды — документ Дивиденды, НДФЛ по ставке для дивидендов, взносами не облагаются.
• Выплаты бывшим сотрудникам (премия после увольнения, матпомощь) — через Начисление прочих доходов без восстановления в штате.

Проводки по зарплате и синхронизация с 1С:Бухгалтерией

ЗУП сам проводки в бухучёт не делает — он их готовит и передаёт в Бухгалтерию.

Настройка способов отражения

• Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте — задаёте счёт затрат (20, 26, 44) и аналитику.
• Способ привязывается к организации, подразделению, начислению или сотруднику — от общего к частному.
• Документ Отражение зарплаты в бухучёте собирает сводку Дт/Кт за месяц.

Резервы отпусков

Если ведёте резервы (ФСБУ / оценочные обязательства):

• настройка в учётной политике;
• ежемесячное Начисление оценочных обязательств и резервов (Дт 20/26 Кт 96);
• при уходе в отпуск резерв списывается;
• в конце года — инвентаризация резервов.

Синхронизация ЗУП ↔ Бухгалтерия

1. В ЗУП: Администрирование → Синхронизация данных — включить, указать базу-приёмник.
2. В Бухгалтерии: то же самое, встречная настройка.
3. Задать расписание обмена (например, раз в день ночью).
4. Передаются: Отражение зарплаты в бухучёте, данные для платежей, при необходимости — справочники.

💡 Для новичка проще начать с ручной выгрузки, а автоматическое расписание включить, когда убедитесь, что суммы в БП совпадают с ЗУП.

Бухэксперт, курсы и книги по ЗУП: платно или бесплатно

Многие ищут «бухэксперт 8 ЗУП 8.3», «бухэксперт курсы по ЗУП» или «бухэксперт 8 ЗУП 8.3 самоучитель» — это известный обучающий портал (buhexpert8) с платными курсами и подпиской. Материал там глубокий, но доступ платный.

Ориентиры по стоимости обучения ЗУП на рынке (примерно):

Честно: чтобы освоить ЗУП, платные курсы не обязательны. Бесплатного контента (включая этот самоучитель), демо-базы и учебной версии программы хватает, если готовы разбираться руками. Курсы экономят время и дают обратную связь — это их главная ценность, а не «секретные знания».

Проверь себя

Типичные ошибки новичка в ЗУП

• ❌ Считают зарплату без кадрового приёма — начисления пустые. Сначала «Приём», потом расчёт.
• ❌ Не следят за рабочей датой — документы создаются не тем числом.
• ❌ Не ввели остатки отпусков при старте — программа завышает доступные дни.
• ❌ Правят проведённый прошлый месяц напрямую вместо перерасчёта — разъезжаются НДФЛ и взносы.
• ❌ Забыли включить функционал (ГПХ, займы, сдельщина) и ищут несуществующие документы.
• ❌ Не сверяют ЗУП и Бухгалтерию после синхронизации — расхождение всплывает при закрытии месяца.

Если не получается разобраться самому

Самоучитель не заменяет практику. Если застряли:

1. Тренируйтесь на демо-базе — её не жалко сломать. Учебную версию ЗУП можно поставить бесплатно.
2. Смотрите движения документа по регистрам — это лучший способ понять, «что программа сделала».
3. Ищите по тексту ошибки — дословный текст сообщения в кавычках почти всегда находит решение.
4. Курсы или наставник — если время дороже денег, платное обучение оправдано.
5. Обновляйте релиз — часть «багов» новичка лечится свежим обновлением конфигурации.

Частые вопросы