Работа с онлайн-кассой в 1С 8.3 Бухгалтерия: чеки, смена, отчёт кассира

Пробить чек в 1С 8.3 Бухгалтерия — значит из документа оплаты отправить команду на подключённую онлайн-кассу, чтобы она напечатала фискальный чек и передала его оператору фискальных данных. Отдельного документа «Чек» в конфигурации нет: чек «вырастает» из того документа, которым вы отражаете деньги, — Поступление наличных, Операция по платёжной карте или Розничные продажи (чек).

Ниже — полный порядок: что настроить до первой продажи, как открыть кассовую смену в 1С 8.3 Бухгалтерия , как пробивать чеки в шести разных ситуациях, какие проводки получаются и как закрыть смену в 1С Предприятие с отчётом кассира. Всё на редакции 3.0.

Что проверить до первого чека

Три вещи, без которых кнопка печати чека либо не появится, либо отработает с ошибкой.

• 🔌 ККТ физически подключена и с ней работает драйвер производителя (АТОЛ, ШТРИХ-М, Эвотор и т. д.).
• ⚙️ Включена функциональность розницы в настройках программы.
• 👤 Заполнен кассир — сотрудник, чьи ФИО и ИНН уйдут в реквизиты чека.

Подключаемое оборудование: как подключить кассу к 1С

1. Администрирование → Настройки программы → Подключаемое оборудование — поставьте галочку Использовать подключаемое оборудование.
2. Перейдите по ссылке Подключаемое оборудование, выберите тип ККТ с передачей данных.
3. Нажмите Создать, укажите драйвер обслуживания, организацию и рабочее место.
4. Кнопка Настроить... — порт, скорость, пароль доступа. Значения берите из паспорта кассы.
5. Нажмите Тест устройства. Ответ «Тест успешно завершён» — можно работать.

Если драйвера в списке нет, установите его с сайта производителя ККТ, а в 1С нажмите Функции → Проверить наличие обновлений драйверов.

Настройка функциональности и счетов учёта

Для розничных чеков включите функциональность: Главное → Функциональность → закладка Торговля → Розничная торговля. После этого в разделе Продажи появится журнал Розничные продажи (чеки).

Дальше — счета учёта номенклатуры. Программа подставляет их в чек автоматически, но только если регистр заполнен: Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Для розничной точки задайте счёт 41.02 (товары в розничной торговле) и, при учёте по продажным ценам, 42.01.

Регистрация фискального накопителя

Фискальный накопитель регистрируют один раз — при вводе кассы в эксплуатацию, после постановки ККТ на учёт в ФНС.

В карточке подключаемого оборудования нажмите Операции с фискальным накопителем → Регистрация. Заполните:

Как открыть кассовую смену в 1С 8.3 Бухгалтерия

Рабочее место кассира — Банк и касса → Управление фискальным устройством. Выберите кассу и нажмите Открыть смену. На чековой ленте напечатается отчёт об открытии смены.

Смену можно и не открывать вручную: при первом чеке 1С откроет её сама. Но сознательное открытие удобнее — сразу видно, что связь с ККТ живая, а не выяснится это в момент, когда у кассы стоит покупатель.

Что ещё есть в этом рабочем месте:

• 🧾 Отчёт без гашения (X-отчёт) — промежуточная сводка по смене, фискальные итоги не обнуляет;
• 💰 Внесение и выемка наличных — печатает нефискальные чеки внесения/изъятия, на проводки не влияет;
• 🔒 Закрытие смены — Z-отчёт и передача итогов в ОФД.

Как пробивать чеки в 1С Бухгалтерия 8.3: шесть сценариев

Документ выбирают не «по привычке», а по способу расчёта и по тому, кто покупатель. Ориентир:

Поступление наличных в 1С 8.3: где найти документ

Основной вопрос новичка — где вообще лежит приход денег. Путь один: Банк и касса → Кассовые документы → кнопка Поступление. Это тот же документ, что печатается как приходный кассовый ордер по форме КО-1.

Порядок:

1. Создайте Поступление наличных, вид операции — Оплата от покупателя.
2. Укажите контрагента, договор, сумму и счёт расчётов (62.01 — по оплате, 62.02 — по авансу).
3. Заполните ставку НДС и, если нужно, разбейте оплату по нескольким документам-основаниям.
4. Нажмите Провести.
5. Нажмите Напечатать чек — откроется форма чека с составом позиций и реквизитами покупателя.
6. Проверьте позиции и нажмите Напечатать чек. Касса отработает, а в документе появится отметка о фискальном чеке.

Пример. Покупатель-физлицо внёс 18 000 ₽ наличными за товар со ставкой 20%. В чеке — сумма 18 000 ₽, НДС 3 000 ₽, признак расчёта «Полный расчёт», способ оплаты «Наличными».

Операции по платёжным картам: чек при эквайринге

Оплата картой оформляется документом Операция по платёжной карте: Банк и касса → Операции по платёжным картам, либо из формы Управление фискальным устройством.

• вид операции — Оплата от покупателя;
• обязательно заполните вид оплаты (справочник Виды оплат) — там указан банк-эквайер, процент комиссии и счёт учёта;
• сумма в чеке — полная сумма покупки, без вычета комиссии банка.

Чек печатается той же кнопкой Напечатать чек. Если у вас интегрированный эквайринг, 1С сначала отправит команду на терминал, а потом сформирует фискальный чек — двух отдельных действий не потребуется.

Розничные продажи (чек): работа кассира в магазине

Для магазина с потоком покупателей документ Поступление наличных неудобен. Работайте через Продажи → Розничные продажи (чеки) → Создать:

1. Сканируйте штрихкоды или подбирайте номенклатуру кнопкой Подбор.
2. Укажите количество и цену (подтянется из документа установки цен).
3. Нажмите Оплата → выберите Наличными / Платёжной картой / смешанную оплату.
4. Нажмите Принять оплату — касса печатает чек, документ получает статус «Пробит».

Непробитые чеки остаются в журнале со статусом «Не пробит» — их можно дооформить или удалить. Все пробитые за день чеки свернутся в один Отчёт о розничных продажах при закрытии смены.

Отдельные случаи внутри розницы:

• 🎁 подарочный сертификат — продажа это аванс, признак расчёта «Аванс»; при погашении сертификата товаром пробивается чек «Полный расчёт» с зачётом аванса;
• 🤝 агентские услуги (приём платежей за принципала) — в чеке нужны данные поставщика: наименование, ИНН и признак агента, они заполняются в строке чека;
• 🏷 маркированный товар — код маркировки считывается 2D-сканером, без этого чек ФФД 1.2 не уйдёт корректно.

Чеки на предоплату и аванс

Получили деньги раньше отгрузки — чек обязателен сразу, в момент получения денег. В документе оплаты выберите вид Аванс и в форме чека — признак расчёта «Аванс» или «Предоплата 100%».

Когда потом отгружаете товар, пробивается второй чек — «Полный расчёт» с признаком способа расчёта «Зачёт аванса». Денег в этом чеке нет: он фиксирует факт передачи товара. Пропустить его — типовая претензия при проверке.

Чеки на возврат

Покупатель вернул товар и получает деньги из кассы:

1. Банк и касса → Кассовые документы → Выдача, вид операции Возврат покупателю.
2. Укажите контрагента, сумму, счёт 62.01 или 62.02.
3. Проведите и нажмите Напечатать чек — признак расчёта Возврат прихода.

Возврат по карте оформляется документом Операция по платёжной карте с видом Возврат покупателю.

Когда чек пробивать НЕ нужно

Не каждая поступившая сумма требует ККТ. Чека не будет, если:

• деньги пришли безналичным переводом с расчётного счёта организации или ИП на ваш расчётный счёт;
• это внутреннее перемещение — сдача выручки в банк, получение денег с р/с, выдача под отчёт;
• это возврат неиспользованного аванса от поставщика или займ;
• вы выдаёте зарплату или подотчётные (оформляется РКО, чек не нужен).

Именно поэтому в документах Поступление наличных с видом «Прочий приход» или «Получение наличных в банке» кнопка чека не активна — и это нормально.

Проводки: что сформируется в учёте

Числовой пример по смене. За день продали товар на 60 000 ₽ (в том числе НДС 20% — 10 000 ₽), себестоимость 38 000 ₽, из них 15 000 ₽ оплатили картой. Отчёт о розничных продажах даст: Дт 90.02.1 Кт 41.02 — 38 000 ₽; Дт 62.Р Кт 90.01.1 — 60 000 ₽; Дт 50.01 Кт 62.Р — 45 000 ₽; Дт 57.03 Кт 62.Р — 15 000 ₽; Дт 90.03 Кт 68.02 — 10 000 ₽.

Как закрыть смену в 1С Предприятие и получить отчёт кассира

Закрытие смены — одно действие, но последствий у него три: Z-отчёт на ККТ, передача итогов в ОФД и создание учётных документов в 1С.

1. Банк и касса → Управление фискальным устройством → Закрыть смену. Или в журнале розничных чеков — кнопка Закрытие смены.
2. 1С предложит сформировать Отчёт о розничных продажах по всем пробитым чекам — согласитесь.
3. Проверьте суммы в отчёте: наличная часть, эквайринг, возвраты.
4. Проведите документ.

Отчёт кассира (он же отчёт о розничных продажах) находится в Продажи → Отчёты о розничных продажах. Из него печатается справка-отчёт кассира-операциониста КМ-6, если вы её всё ещё ведёте для внутреннего контроля.

Кассовые документы, кассовая книга и лимит

Онлайн-касса не отменяет бумажный кассовый контур. Фискальный чек — для покупателя и ФНС, ПКО/РКО и кассовая книга — для учёта движения денег в кассе организации.

Приход и расход: ПКО и РКО

В БП 3.0 документы называются иначе, чем в бланках:

Все они лежат в одном журнале: Банк и касса → Кассовые документы. Там же фильтры по организации и кассе, если касс несколько.

Авансовый отчёт — отдельный документ (Банк и касса → Авансовые отчёты), но связка простая: сначала РКО на выдачу под отчёт (Дт 71.01 Кт 50.01), потом авансовый отчёт с расходами, потом ПКО на возврат неиспользованного остатка.

Кассовая книга в 1С 8.3: где найти

Из журнала кассовых документов — кнопка Кассовая книга сверху. Укажите период, организацию и кассу, нажмите Сформировать.

Настройки печати прячутся в кнопке Показать настройки: нумерация с начала года/месяца, вывод листов без движений, подписи кассира и главного бухгалтера. Лист печатается за каждый день, где были операции.

Лимит остатка кассы и инвентаризация

Лимит устанавливает руководитель приказом, расчёт — по Указанию Банка России № 3210-У. ИП и субъекты малого предпринимательства вправе лимит не устанавливать вовсе. Остальным превышение грозит штрафом.

1С сама лимит не контролирует. Проверяйте по отчёту Кассовая книга или по оборотно-сальдовой ведомости по счёту 50.01 на конец дня: сальдо больше лимита — сдайте излишек в банк документом Выдача наличных с видом «Взнос наличными в банк».

Отдельного документа инвентаризации кассы в конфигурации нет. Порядок такой: снимаете фактический остаток из денежного ящика, сравниваете с сальдо 50.01 по отчёту, акт ИНВ-15 оформляете вне программы, а излишек или недостачу проводите документом Операция, введённая вручную (недостача — Дт 94 Кт 50.01, излишек — Дт 50.01 Кт 91.01).

Чек коррекции: если чек не пробили вовремя

Забыли пробить чек, пробили не ту сумму, работали при сломанной кассе — нужен чек коррекции . Он не привязан к конкретной продаже и нужен, чтобы закрыть расчёт до того, как его найдёт налоговая.

Порядок действий:

1. Составьте акт или служебную записку с описанием, что произошло, датой и суммой — это основание коррекции.
2. Пробейте чек коррекции: признак расчёта «Приход» (или «Расход» при излишнем чеке), тип коррекции «Самостоятельная операция».
3. В основании укажите номер и дату документа из п. 1.
4. Отразите выручку в учёте — обычно Поступление наличных или ручная операция, если продажа уже проведена.

Самостоятельно пробитый чек коррекции до обращения ФНС обычно освобождает от штрафа за неприменение ККТ. После запроса инспекции — уже нет.

Типичные ошибки и что с ними делать

Отчёты для самопроверки

Три отчёта, которые закрывают 90% вопросов «сходится ли касса»:

• 📊 Банк и касса → Кассовая книга — движение наличных по дням, сальдо на конец;
• 📈 Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 50.01 — обороты и остаток за период;
• 🧮 Продажи → Отчёты о розничных продажах — сверка суммы чеков за смену с Z-отчётом ККТ.

Плюс 57.03 (переводы в пути) — если по нему висит остаток дольше двух-трёх дней, эквайринговая выручка не разнесена по банковским поступлениям.

Работа с кассой в 1С: обучение с нуля — короткий маршрут

Чтобы освоить кассу с нуля, не нужен курс на 40 часов. Достаточно пройти цепочку на тестовой базе в таком порядке:

1. Подключить ККТ (или эмулятор драйвера) и пройти тест устройства.
2. Открыть смену, пробить один чек из Поступления наличных на 100 ₽.
3. Пробить чек на аванс, потом реализацию с зачётом аванса — увидеть два разных чека.
4. Сделать возврат и посмотреть проводку Дт 62.01 Кт 50.01.
5. Закрыть смену, сформировать отчёт о розничных продажах, распечатать кассовую книгу.

После этого любой реальный день на кассе — вариация уже знакомых шагов. Для мелкой розницы без компьютера на точке есть отдельное приложение 1С:Касса — оно печатает чеки на смартфоне или планшете и синхронизирует продажи с БП 3.0, так что учёт остаётся в одной базе.

Частые вопросы