Электронные транспортные накладные с 01.09.2026 в 1С: как работать

Транспортную накладную с 1 сентября 2026 года оформляют в электронном виде: бумажный бланк по общему правилу уже не подтверждает перевозку ни перед ФНС, ни при проверке на дороге. В 1С это делается через сервис 1С-ЭПД: накладная создаётся на основании реализации, подписывается КЭП и уходит в ГИС ЭПД через оператора ЭДО.

Электронные транспортные накладные с 01.09.2026 в 1С — это не одна новая кнопка, а цепочка из четырёх-пяти подписей разных участников. Ниже — как собрать эту цепочку в своей базе: что включить, как создать ЭТрН, кто и в каком порядке её подписывает, что делать при расхождениях в пути и какие проводки останутся в учёте.

Что меняется с 01.09.2026 и кого это касается

Раньше электронная накладная была правом: хочешь — обменивайся через ГИС ЭПД, не хочешь — вози бумагу в трёх экземплярах. Теперь это обязанность для основной массы коммерческих перевозок грузов автомобильным транспортом.

Изменение затрагивает всех, кто участвует в перевозке:

• 🏭 грузоотправитель — тот, кто передаёт груз и формирует накладную;
• 🚚 перевозчик — компания, ИП или самозанятый водитель, принимающий груз к перевозке;
• 📦 грузополучатель — тот, кто принимает груз в точке доставки;
• 🧭 экспедитор — если доставку организует транспортно-экспедиционная компания.

Выпасть из цепочки нельзя: накладная не считается оформленной, пока свой титул не подписал каждый участник. Если ваш перевозчик до сих пор «на бумаге» — это ваша проблема тоже, потому что расход по перевозке подтверждает именно ЭТрН.

Какие бумажные документы заменяет ЭТрН

Что остаётся как было

• 📄 УПД, накладная ТОРГ-12, счёт-фактура — это документы о продаже товара, к перевозочным они не относятся и живут в обычном ЭДО.
• 🧾 Акт об оказании услуг перевозки — перевозчик по-прежнему выставляет его на свои услуги.
• 🏷️ Маркировка — коды в «Честном знаке» передаются своим механизмом, ЭТрН их не заменяет.

Кто оформляет ЭТрН и что такое титулы

Электронная транспортная накладная — не один файл, а набор частей. Каждая часть (титул) подписывается своей стороной в своё время. В 1С титулы формируются последовательно, и следующий нельзя подписать, пока не подписан предыдущий.

Базовый порядок для обычной перевозки:

1. Титул грузоотправителя — сведения о грузе, адресах, перевозчике, водителе и машине. Подписывает отправитель.
2. Титул перевозчика о приёме груза — водитель подтверждает, что груз погружен и принят.
3. Титул грузополучателя — приёмка в точке доставки, отметки о расхождениях.
4. Титул перевозчика о сдаче груза — водитель фиксирует факт выдачи.
5. Дополнительные титулы — переадресовка, замена водителя или транспортного средства, сведения о стоимости перевозки.

ГИС ЭПД, «ГосЛог» и роль оператора ЭДО

Обмен идёт не напрямую между контрагентами. Схема такая:

1С → оператор ЭДО → ГИС ЭПД (платформа «ГосЛог») → оператор контрагента → 1С контрагента

ГИС ЭПД — государственная система Минтранса. Она принимает, хранит и отдаёт контролёрам сведения о перевозках, а также ведёт реестры участников. Оператор ЭДО — обязательный посредник: он проверяет формат, доставляет документ в ГИС и возвращает квитанции.

Практические следствия, о которых редко пишут:

• ⏱️ Задержка. Между подписанием и появлением статуса в ГИС проходит от секунд до нескольких минут. Не считайте накладную «непринятой» через 30 секунд.
• 🔁 Идентификатор участника. У вас и у контрагента должны быть активные идентификаторы ЭДО, иначе документ некуда доставить.
• 🧩 Форматы. ГИС отклоняет документ при малейшем несоответствии формату: пустой ОКПО, кривой адрес, отсутствующий госномер прицепа.
• 🗄️ Хранение. Юридически значимый оригинал — в ГИС и у оператора. Локальная копия в 1С удобна, но не заменяет обмен.

Что настроить в 1С до первой электронной накладной

Релиз конфигурации

Поддержка перевозочных документов появляется только в свежих релизах. Обновляйте конфигурацию целиком, а не «до ближайшей версии»: для 1С:Бухгалтерии 3.0 это линейка 3.0.20x и выше, для 1С:Управление торговлей 11.5 — 11.5.2x. Точный актуальный номер смотрите в самой программе: Администрирование → Обновление версии программы.

Проверить, включён ли механизм: Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами. Там должен быть блок настроек перевозочных документов и появиться журнал Электронные перевозочные документы.

Подписи и машиночитаемые доверенности

• 🔐 КЭП организации или ИП — для подписания титула грузоотправителя.
• 👤 Подпись водителя — как правило, облачная УКЭП физического лица, работающая в мобильном приложении.
• 📜 МЧД — машиночитаемая доверенность от перевозчика водителю и от отправителя логисту, если подписывает не руководитель. Доверенность должна быть зарегистрирована и действовать на дату подписания.

Проверьте сроки действия МЧД до 1 сентября: истёкшая доверенность водителя останавливает перевозку на погрузке, а не в офисе.

Справочники, которые придётся привести в порядок

Формат ЭТрН строгий, поэтому мусор в справочниках всплывает сразу:

• 🚛 Транспортные средства — марка, госномер, тип владения, прицеп отдельной позицией;
• 🧑‍✈️ Водители — ФИО полностью, СНИЛС, реквизиты водительского удостоверения;
• 📍 Адреса погрузки и разгрузки — по ФИАС, без «г. Москва, наш склад»;
• ⚖️ Единицы измерения и масса брутто — масса обязательна, «0» не примут;
• 🏢 Контрагенты — корректные ИНН/КПП и ОКПО, иначе документ отклонит ГИС.

Как создать ЭТрН в 1С на основании реализации

Самый частый путь — из документа продажи. Данные о товаре, покупателе и адресе подтягиваются, руками добиваете только «транспортную» часть.

1. Проведите «Реализацию товаров и услуг» на отгрузку.
2. В форме документа нажмите Создать на основании → Транспортная накладная (в части конфигураций — через ЭДО → Создать перевозочный документ).
3. Заполните раздел «Перевозчик»: контрагент, договор, водитель, транспортное средство, прицеп.
4. Уточните адреса и даты: пункт погрузки, пункт разгрузки, планируемые дата и время прибытия.
5. Заполните сведения о грузе: наименование, количество грузовых мест, масса брутто, объявленная стоимость при необходимости.
6. Нажмите Проверить — встроенная проверка формата покажет незаполненные обязательные поля до отправки в ГИС.
7. Подпишите и отправьте: Подписать и отправить. Документ уходит перевозчику и одновременно в ГИС ЭПД.

Как создать ЭТрН отдельным документом

Если перевозка не привязана к продаже (перемещение между складами, возврат, доставка давальческого сырья), накладную создают с нуля:

Продажи (или Склад) → Электронные перевозочные документы → Создать → Транспортная накладная

Здесь придётся заполнить всё вручную, включая грузоотправителя и грузополучателя. Порядок подписания тот же.

Электронный заказ-заявка → транспортная накладная

Удобная связка, которую многие игнорируют. Сначала оформляется электронный заказ-заявка перевозчику: маршрут, срок, требования к машине. Перевозчик подтверждает и возвращает данные водителя и транспортного средства.

Дальше ЭТрН создаётся на основании заказа-заявки — реквизиты водителя и машины уже внутри, вручную их вбивать не нужно. Это снимает главную боль отгрузки: «водитель на воротах, а мы не знаем номер прицепа».

Статусы ЭТрН в журнале перевозочных документов

Весь жизненный цикл видно в журнале Электронные перевозочные документы. Колонка состояния подсказывает, чей сейчас ход.

Сценарии перевозки: четыре типовые схемы

Схема А. Продавец нанимает отдельного перевозчика

Самый распространённый случай. Вы формируете титул отправителя из реализации, перевозчик подписывает приём, покупатель — приёмку.

Что сделать до отгрузки:

• получить от перевозчика данные водителя, машины и прицепа;
• убедиться, что перевозчик подключён к ЭПД и виден по идентификатору;
• проверить, что покупатель тоже подключён — иначе титул получателя подписать некому.

Схема Б. Доставка через транспортно-экспедиционную компанию

Ключевая тонкость: экспедитор в ЭТрН обычно не перевозчик. Перевозчиком указывается тот, кто фактически везёт. Экспедитор при этом работает по электронному поручению экспедитору и экспедиторской расписке.

Если экспедитор сам везёт своим транспортом — он и есть перевозчик, схема сворачивается до варианта А.

Схема В. Возите своим транспортом

Отправитель и перевозчик — одно лицо. В 1С подписываются оба титула от вашей организации, водитель — сотрудник с МЧД. Дополнительно у перевозчика появляется электронный путевой лист .

Схема Г. Вы грузополучатель

Ваши действия минимальны, но критичны для контрагента:

1. Получите ЭТрН в базу (обмен по расписанию или вручную).
2. Сверьте количество и состояние груза с титулом отправителя.
3. Подпишите титул приёмки — полностью или с расхождениями.

Задержка подписания на стороне получателя — причина №1, по которой перевозка «висит» неделями.

Мобильное приложение водителя

Водитель подписывает титулы не в базе, а в приложении на телефоне. Логика простая: приложение получает назначенную накладную, водитель на погрузке нажимает подписание приёма, на выгрузке — сдачи.

Что настроить заранее:

• 📱 приложение установлено и водитель авторизован под своей подписью;
• 📜 МЧД от перевозчика оформлена и действует;
• 🔗 водитель в справочнике 1С сопоставлен с учётной записью в приложении;
• 📶 понимание, что при отсутствии связи подпись уходит после появления сети — это нормально.

Если водитель без смартфона или без подписи, титул перевозчика подписывает диспетчер в базе перевозчика. Это допустимо, но лишает смысла половину автоматизации.

Что делать при расхождениях, переадресовке и замене водителя

Реальные перевозки редко идут по плану. Формат ЭТрН это предусматривает.

Частичная приёмка: как закрыть её в учёте

Пример. Отгрузили 100 коробок по 1 000 ₽ (100 000 ₽ + НДС 20 000 ₽). Получатель принял 95, пять помяты и возвращены.

Порядок действий:

1. Получатель подписывает титул приёмки, указав фактические 95 мест и расхождение.
2. Вы получаете подписанный титул в базу и видите расхождение в журнале ЭПД.
3. Оформляете корректировку реализации на 5 коробок и корректировочный УПД по обычному ЭДО.
4. Возврат товара приходуете на склад.

Сама ЭТрН проводок не делает — она документ-основание. Проводки рождаются из реализации, корректировки и акта перевозчика.

Проводки по перевозке: что остаётся в учёте

ЭТрН подтверждает услугу перевозки, а расход списывается по акту перевозчика. Пример: перевозка стоит 72 000 ₽, в том числе НДС 20% — 12 000 ₽.

Если доставка включена в стоимость товара у покупателя-производственника, счёт расхода меняется: Дт 10 или Дт 08 вместо Дт 44.01. В 1С счёт затрат задаётся в Поступлении (акт, УПД) в колонке счетов учёта.

Проверка на дороге: что показывать инспектору

Бумажную накладную водителю больше возить не нужно. Контролёр смотрит сведения в государственной системе — по госномеру машины или номеру накладной.

На практике водителю стоит иметь:

• 📱 доступ к приложению с открытой ЭТрН;
• 🔢 номер накладной и номер перевозки записанными отдельно;
• 🧾 распечатанную визуализацию накладной как страховку при отсутствии связи (юридической силы у неё нет, но диалог упрощает).

Сколько стоит обмен ЭТрН: ориентиры

Платите не за саму накладную, а за комплект документов одной перевозки у оператора. Порядок цифр на 2026 год, ориентировочно:

Пример расчёта: 400 перевозок в месяц × 20 ₽ ≈ 8 000 ₽ в месяц плюс подписи водителей. Сравните с бумагой: печать, курьеры, хранение и время бухгалтера на розыск третьего экземпляра обычно дороже.

Точные тарифы зависят от оператора и объёма — уточняйте у своего обслуживающего партнёра, скидки за объём реальны.

Частые ошибки и как их избежать

• ❌ Ждут 1 сентября и подключаются в последнюю неделю. Регистрация в ГИС, МЧД и тестовый обмен занимают дни, а не часы. Проверяйте цепочку на реальной перевозке заранее.
• ❌ Подключились сами, не спросив контрагентов. Накладная без подписи перевозчика и получателя юридически не оформлена. Составьте список контрагентов и проверьте каждого.
• ❌ Мусор в справочнике транспорта. Госномер с пробелами, прицеп в поле «марка», масса брутто нулём — и ГИС отклоняет документ на погрузке.
• ❌ Истёкшая МЧД водителя. Классика: доверенность на месяц, водитель тот же, подпись не проходит. Поставьте напоминание на контроль сроков.
• ❌ Пытаются исправить отправленный титул. Отправленное не редактируется. Только аннулирование по соглашению и новый документ.
• ❌ Не следят за журналом ЭПД. Документы висят в «ожидается подпись», расход не подтверждён, никто не смотрит. Заведите правило: просмотр журнала раз в день.
• ❌ Считают, что УПД по ЭДО достаточно. Не достаточно. Это разные документы.

Чек-лист одной перевозки

Частые вопросы