Электронный заказ-заявка (ЭЗЗ) в 1С: заполнение титулов, отправка и статусы

Логист приносит в бухгалтерию распечатку: «Перевозчик больше не принимает заявки сканом, просит электронный заказ-заявку». В базе 1С-ЭДО подключён, накладные контрагентам уходят, а вот отдельного документа под перевозку в интерфейсе никто найти не может. Ситуация типовая: ЭЗЗ в 1С живёт не в общем журнале ЭДО, а в отдельном блоке электронных перевозочных документов, и пока этот блок не включён — кнопки не будет.

Разберём весь путь: где включается электронная заявка в 1С, как заказчик заполняет титул 1, что добавляет перевозчик в титуле 2, какие статусы проходит документ и как из готовой заявки на перевозку груза в 1С вытащить данные в электронную транспортную накладную без повторного ввода.

Что такое ЭЗЗ и чем электронная заявка отличается от бумажной

ЭЗЗ — электронный заказ (заявка) на перевозку груза. Это один из видов ЭПД (электронных перевозочных документов), которыми грузовладелец и перевозчик обмениваются через оператора ЭПД, а не по почте.

Документ двусторонний и состоит из двух титулов:

• 📄 Титул 1 «Оформление» — заполняет заказчик перевозки: что, откуда, куда, когда и на каких условиях везём.
• ✍️ Титул 2 «Подтверждение» — заполняет перевозчик: согласен или нет, кто поедет, на какой машине.

Пока не подписан второй титул, заявка не считается согласованной. Именно поэтому в 1С документ «висит» в промежуточном статусе и его нельзя использовать как основание для рейса.

Когда электронная заявка обязательна, а когда можно по-старому

Обмен перевозочными документами в электронном виде — право сторон, а не всеобщая обязанность. Переход фиксируют в договоре или допсоглашении: указывают, что стороны признают ЭПД и обмениваются ими через операторов.

Практически без ЭЗЗ не обойтись в таких случаях:

• 🏭 крупный грузовладелец перевёл логистику на ЭПД и требует заявку только электронно;
• 🚛 вы перевозчик и хотите, чтобы ЭТрН заполнялась автоматически из заявки;
• 📊 нужна прозрачная история: кто, когда и какие условия согласовал;
• 🧾 проверяющим приходится доказывать реальность перевозки, а бумаги теряются.

Можно остаться на бумаге, если рейсов единицы в месяц, контрагент не подключён к ЭПД и никто из вас не готов платить оператору. Но если в договоре уже прописан обмен ЭПД, а фактически вы шлёте сканы — это расхождение, и первый же спор по рейсу обернётся против вас.

Подготовка: что включить в 1С до первой заявки на перевозку груза

Подключение к оператору ЭПД

ЭЗЗ ходит не напрямую контрагенту, а через оператора ЭПД. Порядок такой:

1. Выбрать оператора (сервис 1С-ЭПД внутри 1С-ЭДО, либо сторонний оператор со своим модулем для 1С).
2. Подписать заявление и оплатить тариф — без активного тарифа документы уйдут в ошибку отправки.
3. Получить и установить УКЭП руководителя или сотрудника с МЧД.
4. Дождаться, пока оператор активирует направление «перевозочные документы» — это отдельная услуга, не то же самое, что обычный ЭДО с контрагентами.

Настройки в самой программе

ЭПД поддерживаются в актуальных релизах 1С:Бухгалтерии 3.0, 1С:Управления торговлей 11, 1С:КА, 1С:ERP, а также в отраслевых решениях по автотранспорту и логистике. На старом релизе блока ЭПД может не быть вовсе — сначала обновитесь.

Дальше по шагам:

1. Администрирование → Обмен электронными документами — раскрыть группу настроек обмена с контрагентами.
2. Включить флаг, отвечающий за перевозочные документы (в разных конфигурациях он называется «Электронные перевозочные документы» или «Транспортные документы»).
3. В настройке ЭДО с конкретным контрагентом разрешить вид документа «Заказ (заявка)» — иначе отправка упрётся в «нет приглашения по этому виду документа».
4. Проверить, что у организации указан ОГРН/ОГРНИП, полный юридический адрес и код по ФИАС — ЭПД без адреса в структурированном виде формат не пропустит.
5. Настроить сертификат подписи: Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки электронной подписи и шифрования.

Справочники, которые лучше заполнить заранее

Половина ошибок заполнения — это незаполненные справочники. Подготовьте:

• 🚚 Транспортные средства: марка, госномер, тип, прицеп, разрешённая масса.
• 👤 Физические лица / водители: ФИО полностью, серия и номер водительского удостоверения.
• 📍 Адреса погрузки и разгрузки с кодом ФИАС, а не текстом «Москва, склад №3».
• 📦 Номенклатура и упаковка: единицы измерения по ОКЕИ, вид упаковки, масса брутто.
• 🤝 Контрагенты: ИНН/КПП, при работе с ИП — обязательно ОГРНИП.

Титул 1 «Оформление»: как заказчик создаёт ЭЗЗ

Документ создаётся в журнале перевозочных документов (в типовых конфигурациях путь похож: раздел продаж или покупок → «Электронные перевозочные документы» → «Создать» → «Заказ (заявка)»). Часть реквизитов можно подтянуть из заказа клиента или реализации.

Шапка: стороны и основание

• Заказчик — ваша организация (или тот, от чьего имени оформляете).
• Перевозчик — контрагент с настроенным ЭДО по виду «Заказ (заявка)».
• Грузоотправитель и грузополучатель — если они отличаются от заказчика, заполняются отдельно. В ЭЗЗ это разные роли, и путать их нельзя.
• Основание — договор перевозки или договор об организации перевозок с номером и датой.
• Номер и дата заявки — нумерация своя, лучше со префиксом, чтобы не пересекалась с реализациями.

Груз: что везём и в чём

Здесь формат требовательнее, чем привыкли в бумажной заявке:

Пример расчёта, который спасает от отказов: заявили 25 паллет по 800 кг = 20 000 кг. Тентованная фура берёт 20 т и 33 паллеты — влезает. А вот 25 паллет по 1 000 кг — это уже 25 т, и перевозчик отклонит титул 2 или запросит вторую машину.

Маршрут, даты и время

• Адрес погрузки и адрес разгрузки — структурированно, с ФИАС.
• Дата и интервал подачи транспорта: указывайте окно («12.10, 09:00–13:00»), а не «первая половина дня».
• Промежуточные точки, если рейс сборный.
• Срок доставки — дата и время, к которым груз должен быть на выгрузке.

Транспорт, требования и оплата

Заказчик может заранее задать требования: тип кузова, наличие гидролифта, количество ремней, запрет на догруз. Плюс блок стоимости — сумма фрахта и порядок расчётов. Если сумма ещё не согласована, оставляют «по согласованию», но тогда её придётся уточнять допсоглашением.

Подписание и отправка

1. Проверить документ: в типовых конфигурациях есть команда проверки заполнения перед отправкой.
2. Нажать ЭДО → Отправить (или «Подписать и отправить» — зависит от конфигурации).
3. Выбрать сертификат, подписать титул 1.
4. Дождаться извещения оператора о доставке перевозчику.

Титул 2 «Подтверждение»: что заполняет перевозчик

Перевозчик видит входящую заявку в том же журнале ЭПД. Дальше три варианта.

Принять. Перевозчик дополняет документ:

• ФИО водителя и данные водительского удостоверения;
• госномер тягача и прицепа, тип ТС;
• при необходимости — данные о экспедиторе и субперевозчике;
• подтверждение даты и времени подачи транспорта.

Затем подписывает титул 2 своей УКЭП. С этого момента заявка согласована обеими сторонами.

Отклонить. Указывается причина: нет свободного транспорта, не проходит по массе, не согласована ставка. Отказ тоже подписывается и остаётся в истории — это удобно, когда перевозчик «обещал по телефону».

Уточнить. Перевозчик предлагает другое время подачи или другой тип машины. Технически это отклонение с комментарием, после которого заказчик формирует новую заявку с исправленными условиями.

Статусы электронного заказа-заявки в 1С

Статус — главный индикатор, надо ли что-то делать. Разворачивайте нужный:

Из ЭЗЗ в ЭТрН: автозаполнение вместо второго ввода

Главная практическая выгода электронной заявки в 1С — не сама заявка, а то, что на её основании создаётся электронная транспортная накладная . В типовых конфигурациях это команда «Создать на основании → Транспортная накладная» из документа ЭЗЗ.

Что переносится автоматически:

Что переносить не получится и придётся вводить руками:

• фактическое время прибытия и отъезда с погрузки;
• фактическую массу и количество мест после взвешивания;
• отметки о состоянии груза и тары;
• переадресовку, если груз в пути развернули.

Типичные ошибки при заполнении ЭЗЗ и как их снять

Если не помогло: рабочие альтернативы

Бывает, что блок ЭПД в вашей версии есть, но по конкретному контрагенту обмен не идёт. Варианты:

1. Личный кабинет оператора. Оформить заявку в веб-интерфейсе оператора ЭПД, а в 1С хранить ссылку и печатную форму. Костыль, но рейс не встанет.
2. Заявка в свободной форме + допсоглашение. Подписать бумажную заявку и отдельно зафиксировать, что стороны переходят на ЭПД с определённой даты.
3. Отраслевое решение. Если перевозок много, типовая бухгалтерия под логистику слабовата: профильные конфигурации по автотранспорту и TMS работают с ЭПД плотнее и поддерживают массовое формирование заявок.
4. Доработка. Если заявки приходят от клиента файлом, дешевле один раз написать загрузку в документ ЭЗЗ, чем набивать 200 рейсов в месяц руками.

Сколько стоит обмен заявками: ориентиры

Точные цифры зависят от оператора и объёма, но порядок такой (ориентировочно, на момент подготовки материала):

Проверка и хранение: где потом искать заявку

• Журнал перевозочных документов — отборы по контрагенту, статусу, датам погрузки.
• В самом документе — закладка или ссылка с историей: кто подписал, когда доставлено, какие извещения пришли.
• Выгрузка: команда сохранения электронного документа с подписями в файл (XML + подписи). Понадобится при споре или запросе.
• Срок хранения — не меньше пяти лет: перевозочные документы подтверждают расходы, и их запрашивают при проверках наравне с первичкой.

Частые вопросы