Как депонировать зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия: проводки, выплата и списание

Депонировать зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия нужно, когда работник не получил деньги из кассы в отведённый срок. Невыплаченную сумму нельзя оставить в кассе — её переносят на депонент (счёт 76.04) и хранят до тех пор, пока сотрудник за ней не придёт.

Ниже — как отразить депонирование в 1С 8.3 Бухгалтерия предприятия ред. 3.0: какими документами закрыть ведомость, какие проводки сформируются, как потом выдать депонированную зарплату и что делать, если за деньгами так и не пришли.

Когда возникает депонент: сроки по кассе

Срок выдачи наличных на зарплату устанавливает руководитель, но по Указанию № 3210-У он не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения денег в банке).

Пока идёт этот срок, деньги лежат в кассе сверх лимита остатка — это законно. Как только срок кончился:

• 💰 полученные суммы закрываются расходными ордерами;
• 🧾 не полученные — депонируются (переносятся на счёт 76.04);
• 🏦 наличные сдаются в банк, чтобы не нарушить лимит кассы.

Депонировать можно как всю ведомость, так и отдельных сотрудников — тех, кто не расписался.

Как депонировать зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия: пошагово

Механизм строится вокруг документа «Ведомость на выплату зарплаты через кассу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату»).

Разберём ключевые шаги подробнее.

1. Начисление и ведомость

Сначала проводим «Начисление зарплаты» — программа считает оклад, НДФЛ и взносы. Проводка начисления: Дт 26 (20, 44) Кт 70.

Затем создаём «Ведомость на выплату зарплаты через кассу». Кнопка «Заполнить» подтянет всех сотрудников с суммами к выплате.

2. Отметка «Депонировано»

Когда срок выдачи вышел, открываем ведомость. В колонке статуса у сотрудников, которые не получили деньги, ставим значение «Депонировано» вместо «Оплачено».

По остальным строкам формируем выдачу — из ведомости по кнопке «Выплатить ведомостью» создаётся расходный кассовый ордер .

3. Проведение и проводка

После проведения ведомости 1С 8.3 отражает депонирование заработной платы переносом долга с «зарплатного» счёта на депонентский:

Счёт 76.04 «Расчёты по депонированным суммам» — это ваш аналитический учёт по каждому работнику: видно, кому и сколько вы должны.

Выплата депонированной зарплаты

Работник может прийти за деньгами позже — закон срок не ограничивает, пока не истекла исковая давность. Выплата депонента в 1С 8.3 оформляется по факту обращения.

Порядок такой:

1. Получаем наличные в банке (если сдавали) — приходный ордер Дт 50.01 Кт 51.
2. Создаём расходный кассовый ордер с видом операции «Выплата депонированной заработной платы».
3. Указываем сотрудника и сумму с 76.04.

Проводка выплаты депонента:

По желанию работника депонент можно перечислить и на карту — тогда проводка будет Дт 76.04 Кт 51, а вместо РКО оформляется платёжное поручение с последующим списанием.

Списание депонированной зарплаты

Если за деньгами так и не пришли, вечно висеть на 76.04 они не могут. По истечении срока исковой давности — 3 года (ст. 196 ГК РФ) невостребованный депонент списывают в прочие доходы.

Списание оформляют документом «Операция (бухгалтерский и налоговый учёт)» вручную:

Списанная сумма увеличивает налоговую базу по прибыли (внереализационный доход). Основание — приказ руководителя и бухгалтерская справка.

НДФЛ и взносы по депонированной зарплате

Здесь бухгалтеры чаще всего путаются, поэтому по пунктам:

• 📌 Взносы начисляются в момент начисления зарплаты — депонирование на них не влияет. Их платят в обычные сроки, независимо от того, забрал работник деньги или нет.
• 📌 НДФЛ удерживается на дату фактической выплаты дохода. Пока сумма депонирована и не выдана, дохода «на руки» нет — значит, при выплате депонента НДФЛ уже был исчислен и удержан из начисленной зарплаты по общим правилам.

На практике НДФЛ с депонированной зарплаты отдельно доудерживать не нужно: депонент хранится уже «очищенным» от налога — на 76.04 попадает сумма к выдаче.

Типичные ошибки

• ❌ Оставили деньги в кассе сверх 5 рабочих дней и не депонировали — нарушение кассовой дисциплины и превышение лимита остатка.
• ❌ Удалили строку сотрудника из ведомости вместо статуса «Депонировано» — задолженность на 70 не закрылась, депонент не завёлся.
• ❌ Списали депонент раньше 3 лет — занижение доходов, если сотрудник ещё вправе требовать выплату.
• ❌ Выдали депонент, не оформив вид операции «Выплата депонированной зарплаты» — сумма ушла мимо 76.04, счёт не закрылся.

Отчёты для проверки депонента

Чтобы свериться, используйте:

• ОСВ по счёту 76.04 — общий остаток депонента и разбивка по работникам;
• Карточку счёта 76.04 — движение по конкретному сотруднику и периоду;
• ОСВ по счёту 70 — контроль, что невыданная зарплата ушла с 70 на 76.04.

Частые вопросы