Добавляем новое подразделение в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП

Открыли штатное расписание, а нужного отдела в списке нет — значит, подразделение сначала надо завести в справочнике, и только потом оно появится при добавлении позиций. Ниже — как добавить новое подразделение в штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП: заводим отдел в справочнике, настраиваем учёт, вносим позиции штатного расписания и при необходимости переносим туда должности.

Разберём и смежные случаи: обособленное подразделение с отдельным балансом, вложенную структуру отделов и корректное расформирование, когда отдел закрывают.

💡 Подразделение и позиция штатного расписания — не одно и то же. Сначала создаём подразделение (справочник), затем внутри него — позиции (должность + число ставок + оклад).

Что такое подразделение и штатное расписание в ЗУП

Подразделение — это элемент справочника Подразделения. Оно описывает структуру компании: дирекция, бухгалтерия, склад, цех №1 и так далее.

Штатное расписание — перечень позиций внутри подразделений: какая должность, сколько ставок, какой оклад и надбавки. Одна позиция всегда привязана к одному подразделению.

Логика такая:

• 🏢 Подразделение — «где» работает сотрудник.
• 👤 Должность — «кем» он работает (справочник Должности).
• 📊 Позиция штатного расписания — связка «подразделение + должность + ставки + оплата».

Поэтому пустое подразделение в штатке само по себе бесполезно — в нём должна быть хотя бы одна позиция.

Подготовка: включаем штатное расписание

Если в базе штатное расписание ещё не ведётся, соответствующие поля будут скрыты. Проверьте настройку.

1. Откройте Настройка → Кадровый учёт.
2. Перейдите по ссылке Настройка штатного расписания.
3. Включите флажок Ведётся штатное расписание.

Дополнительно там же полезно включить:

• ✅ Используется автоматическая проверка кадровых документов — 1С не даст принять сотрудника на несуществующую или занятую позицию.
• ✅ Ведётся история изменений штатного расписания — позиции меняются документом, видно, что и когда правили.

⚠️ Если история изменений включена, менять штатку напрямую в справочнике нельзя — только через документ Изменение штатного расписания. Это нормально и правильно.

Как добавить новое подразделение в 1С ЗУП 3.1

Сначала заводим сам отдел. Порядок в редакции 3.1 такой.

1. Откройте Настройка → Подразделения (или Кадры → Подразделения, в зависимости от интерфейса).
2. Нажмите Создать.
3. Заполните Наименование — например, Отдел логистики.
4. Укажите Организация, если в базе их несколько.
5. При вложенной структуре задайте Вышестоящее подразделение — так строится дерево отделов.
6. Проверьте Дата создания (с неё подразделение считается действующим).
7. Нажмите Записать и закрыть.

Всё — отдел появился в справочнике и стал доступен для штатного расписания.

Заполнение карточки подразделения

Карточка отдела влияет на учёт и отчётность, поэтому пробегитесь по полям.

💡 Территорию удобно задавать, если у отдела свой районный коэффициент или северная надбавка. Тогда не придётся указывать её каждому сотруднику вручную.

Настройка учёта зарплаты по подразделению

Чтобы зарплата отдела корректно уходила в бухгалтерский учёт, задайте способ отражения.

• Откройте карточку подразделения → раздел Бухучёт и выплата зарплаты.
• Укажите Способ отражения зарплаты в бухучёте (например, Отражение начислений по умолчанию или свой — со счётом затрат 20, 26, 44).
• При необходимости задайте отдельный счёт учёта для этого отдела.

Если способ не задать на подразделении, 1С возьмёт значение из настроек организации или из карточки начисления. Проверьте отражение до первого расчёта зарплаты — переносить проводки задним числом хлопотно.

Как добавить подразделение в штатное расписание

Отдел создан — теперь вносим в него позиции штатного расписания.

Если история изменений НЕ ведётся (штатка правится в справочнике):

1. Откройте Кадры → Штатное расписание.
2. Нажмите Открыть штатное расписание (список позиций).
3. Кнопка Создать → выберите новое подразделение.
4. Укажите Должность, Количество ставок, оклад и надбавки.
5. Запишите позицию.

Если история изменений ведётся (рекомендуемый режим):

1. Кадры → Штатное расписание → Изменение штатного расписания.
2. Нажмите Создать.
3. Кнопка Добавить позицию.
4. Выберите новое подразделение и должность, задайте число ставок и оплату.
5. Укажите Дату вступления изменения в силу.
6. Проведите документ.

После проведения позиции появятся в штатке, и на них можно принимать сотрудников.

Перенос должностей в новое подразделение

Частый сценарий: отдел переименовали или реорганизовали, и должности нужно перенести из старого подразделения в новое.

Прямого «переноса» одной кнопкой нет — действуем через изменение штатки:

1. В документе Изменение штатного расписания закройте старые позиции (строка → Закрыть позицию).
2. В том же документе добавьте аналогичные позиции уже в новом подразделении.
3. Сотрудников переведите документом Кадровый перевод на новые позиции — той же датой.

⚠️ Не удаляйте старые позиции, если по ним были начисления. Закрывайте их датой — история должна сохраниться для отчётности и расчётов среднего.

Обособленные подразделения в 1С ЗУП

Обособленное подразделение (ОП) — это отдел с рабочими местами по адресу, отличному от головного, созданными на срок больше месяца (ст. 11 НК РФ). У ОП свои особенности по НДФЛ и взносам.

Чтобы отметить отдел как обособленный:

1. Откройте карточку подразделения.
2. Включите флажок Это — обособленное подразделение.
3. Заполните КПП, код и адрес ОП, данные налогового органа по месту учёта.

После этого НДФЛ и отчётность (6-НДФЛ, РСВ) по сотрудникам этого отдела будут формироваться с учётом реквизитов ОП, а не головной организации (ст. 230 НК РФ).

ОП, выделенное на отдельный баланс

Если обособленное подразделение выделено на отдельный баланс, в 1С его чаще заводят как отдельную организацию в справочнике Организации, а не как флажок в подразделении.

Ориентир для выбора:

• 🔹 ОП без отдельного баланса → флажок в карточке подразделения головной организации.
• 🔹 ОП с отдельным балансом и своим расчётным счётом → отдельная организация (в ЗУП КОРП или при соответствующей учётной политике).

Как расформировать подразделение в ЗУП

Отдел закрыли — его не удаляют, а корректно выводят из структуры.

1. Переведите или уволите всех сотрудников подразделения (Кадровый перевод / Увольнение).
2. Документом Изменение штатного расписания закройте все позиции отдела.
3. В карточке подразделения установите Дата расформирования (или снимите с действующих).

⚠️ Пока в подразделении числятся сотрудники или открытые позиции, закрыть его 1С не даст — сначала «расселите» людей и закройте штатные единицы.

Полностью удалять подразделение из справочника не стоит: на него ссылаются документы прошлых периодов, начисления и отчётность.

Типичные ошибки

Разберём, на чём чаще всего спотыкаются.

• ❌ Создали отдел, но не добавили позиции. Отдел есть в справочнике, а в штатке пусто — принять сотрудника некуда. Нужно ещё внести позиции.
• ❌ Правят штатку в справочнике при включённой истории. Если ведётся история изменений, менять можно только документом Изменение штатного расписания.
• ❌ Не задан способ отражения зарплаты. Зарплата отдела «повисает» без нужного счёта затрат. Проверьте раздел Бухучёт и выплата зарплаты.
• ❌ Дата изменения штатки позже даты приёма. Позиция на дату приёма ещё «не открыта» — документ приёма выдаёт ошибку. Ставьте дату изменения не позже приёма.
• ❌ Забыли КПП и адрес у обособленного подразделения. Тогда НДФЛ уйдёт по головной организации, а не по ОП — придётся пересдавать отчётность.

Отчёты для проверки

После добавления отдела убедитесь, что всё встало на места.

• 📄 Штатное расписание (Кадры → Штатное расписание) — печатная форма Т-3, видно новые позиции.
• 📄 Штатная расстановка — сколько ставок занято и свободно по подразделению.
• 📄 Анализ штатного расписания — расхождения между штаткой и фактической расстановкой.

Если позиция не отображается — чаще всего дело в дате: отчёт построен на дату раньше, чем начинает действовать изменение штатки.

Частые вопросы