Изменение графика работы сотрудника в 1С ЗУП 8.3: пошагово

Поменять график работы сотруднику в 1С ЗУП 8.3 можно двумя документами: Изменение графика работы списком — если режим тот же, но человек переходит с одного графика на другой, и Кадровый перевод — если вместе с графиком меняется должность, подразделение или оклад. Оба лежат в разделе Кадры.

Ниже разберём, каким документом что менять, как программа считает норму времени, если график сменился не с 1-го числа, и что делать со сменными и неполными графиками. С числами и на реальных примерах.

Каким документом менять график работы сотрудника

Сначала определитесь, что именно меняется. От этого зависит выбор документа — и это самая частая точка ошибки.

💡 Правило простое: если из кадровых условий меняется только график — берите «Изменение графика работы списком». Если заодно едет что-то ещё — «Кадровый перевод».

Где посмотреть текущий график работы

Прежде чем менять, проверьте, какой график стоит сейчас.

1. Откройте Кадры → Сотрудники, выберите человека.
2. По ссылке Место работы, переводы виден действующий график и дата, с которой он назначен.
3. Список всех графиков предприятия — Настройка → Графики работы сотрудников.

Здесь же удобно свериться с производственным календарём: график считает норму часов именно по нему, поэтому календарь на нужный год должен быть заполнен.

Изменение графика работы списком: пошаговая инструкция

Это основной документ, когда режим труда меняется, а других кадровых условий не трогаем.

После проведения новый режим автоматически подтянется в начисления, табель (форма Т-13) и расчёт нормы часов.

Перевод на другой график через кадровый перевод

Если вместе с графиком меняется должность, оклад или подразделение — оформляйте одним документом Кадровый перевод, а не двумя.

1. Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Кадровый перевод.
2. Выберите сотрудника и Дату перевода.
3. На вкладке Главное установите флажок у поля График работы и выберите новый график.
4. Здесь же при необходимости меняете должность, подразделение, оклад.
5. Провести и закрыть.

⚠️ Если менять график «Кадровым переводом», а потом ещё и «Изменением графика списком» на ту же дату — получите двойную запись и путаницу в норме часов. Выберите один документ под ситуацию.

Норма времени, если график меняется не с 1-го числа

Самый тонкий момент. Когда график сменился с середины месяца, встаёт вопрос: по какой норме считать месяц перехода.

В ЗУП 3.1 за это отвечает настройка учёта нормы времени при изменении графика в течение месяца. Она разворачивается прямо в документе изменения графика.

Два варианта расчёта нормы за месяц перехода:

• 📅 По каждому графику за свой период. Норма = часы по старому графику до даты смены + часы по новому графику после. Так считает большинство — это отражает фактический режим.
• 📊 По новому графику за весь месяц. Программа берёт норму так, будто новый график действовал с 1-го числа.

Пример учёта нормы при смене графика в течение месяца

Сотрудник до 16-го числа работал по пятидневке (8 часов), с 16-го переведён на сменный график.

• В месяце 22 рабочих дня по пятидневке = 176 часов — это «полная» норма.
• До 16-го отработано, допустим, 10 рабочих дней = 80 часов по старому графику.
• С 16-го по новому сменному графику приходится, например, 88 часов.
• Норма за месяц = 80 + 88 = 168 часов (вариант «по каждому графику за свой период»).

От выбранной нормы зависит расчёт зарплаты при неполной отработке, доплат и переработок. Перед проведением проверьте, какой вариант учёта нормы включён — от него напрямую зависит сумма к начислению.

Сменные графики работы: настройка и смена

Сменный график (2/2, сутки через трое) настраивается в справочнике Графики работы сотрудников.

1. Настройка → Графики работы сотрудников → Создать.
2. Задайте название, год, вид времени.
3. В способе заполнения выберите По циклам произвольной длины.
4. Опишите цикл: например, день работы 12 часов, день работы 12 часов, выходной, выходной.
5. Нажмите Заполнить — программа развернёт цикл на весь год.

Чтобы перевести человека на такой график — тем же Изменением графика работы списком, указав созданный сменный график.

💡 Для суточных графиков не забудьте отметить работу в ночное время (с 22:00 до 6:00) — иначе ЗУП не начислит доплату за ночные часы.

Неполное рабочее время и индивидуальный график

Работа на неполной ставке (0,5; 0,75) — это тоже отдельный график.

Два способа расчёта зарплаты при неполном времени:

• Из соотношения графиков — оклад умножается на отношение часов неполного графика к полному. Настраивается в самом графике работы.
• Из ставки в документе — в кадровом документе прямо указываете размер ставки (например, 0,5), оклад делится пропорционально.

Индивидуальный график (когда режим человека не совпадает ни с одним типовым) создаётся так же в справочнике графиков, только заполняется вручную по дням. Дальше назначается сотруднику стандартным документом изменения графика.

Типичные ошибки и как их избежать

• ❌ Меняют график задним числом после расчёта зарплаты. Придётся пересчитывать закрытый период. Оформляйте изменение до расчёта, а если опоздали — перепроведите начисления за месяц.
• ❌ Забыли про производственный календарь на новый год. Без заполненного календаря график считает норму неверно. Загрузите календарь заранее.
• ❌ Ставят дату изменения «с 1-го», хотя фактически перевели с середины месяца. Норма и табель разойдутся с реальностью. Ставьте настоящую дату смены.
• ❌ Используют «Кадровый перевод» ради одной только смены графика. Не ошибка, но плодит лишние записи в кадровой истории. Для чистого графика — «Изменение списком».
• ❌ Меняют график прямо в справочнике вместо кадрового документа. Тогда изменение задним числом заденет уже отработанные периоды. Сам справочник правьте только при исправлении наполнения графика, режим сотруднику меняйте документом.

Частые вопросы