Списание канцелярских товаров в 1С 8.3 Бухгалтерия: документы и проводки

Канцелярские товары списывают документом «Требование-накладная» — он переносит бумагу, ручки и папки со счёта 10.01 на затратный счёт (26, 44 или 20). Чтобы списать канцтовары в 1С 8.3, их сначала нужно оприходовать (от поставщика или через подотчётное лицо), а затем оформить расход на нужное подразделение. Проводка выглядит так: Дт 26 Кт 10.01.

Ниже — весь путь канцтоваров в 1С 8.3 Бухгалтерия: как принять их на учёт, каким документом и на какой счёт списать, какие проводки сформируются и где чаще всего ошибаются. Разберём и обычную закупку через поставщика, и покупку менеджером за наличные.

Канцтовары в бухгалтерском и налоговом учёте

По ФСБУ 5/2019 канцелярские товары — это запасы. Учитывают их на счёте 10.01 «Сырьё и материалы».

Срок использования у бумаги и ручек — меньше 12 месяцев, поэтому в состав основных средств они не попадают никогда, независимо от стоимости пачки.

В налоговом учёте канцтовары — материальные расходы (ст. 254 НК РФ) либо прочие расходы, связанные с управлением (ст. 264 НК РФ). Признают их в том периоде, когда передали в эксплуатацию, — то есть в момент списания, а не покупки.

Куда относить затраты, зависит от того, кто получил канцелярию:

• 🏢 офис, бухгалтерия, директор → счёт 26 «Общехозяйственные расходы»
• 🛒 отдел продаж, торговая точка → счёт 44 «Расходы на продажу»
• 🏭 цех, производственное подразделение → счёт 20 «Основное производство»

Как оприходовать канцтовары перед списанием

Списать можно только то, что уже лежит на счёте 10.01. Сначала — поступление. Два типовых сценария.

Поступление канцтоваров от поставщика

Классическая закупка по накладной от оптовой фирмы.

1. Раздел Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Кнопка Поступление → вид операции «Товары (накладная, УПД)».
3. В шапке — контрагент, договор, склад.
4. В табличной части подбираете номенклатуру. Счёт учёта должен быть 10.01, а не 41 — проверьте это до проведения.
5. Проводите. Формируется Дт 10.01 Кт 60.01.

Поступление канцтоваров через подотчётное лицо

Чаще бывает так: сотрудник купил пачку бумаги в магазине за наличные и принёс чек.

1. Раздел Банк и касса → Авансовые отчёты.
2. На вкладке «Товары» вносите купленную канцелярию, счёт учёта — 10.01.
3. Прикладываете чек, проводите.
4. Проводка: Дт 10.01 Кт 71.01 (материалы против подотчёта).

После этого канцтовары числятся на складе и готовы к списанию.

Каким документом списать канцтовары в 1С 8.3

Основной документ — «Требование-накладная». Он списывает материалы в расход и переносит их на затратный счёт.

Где лежит: раздел Склад → Требования-накладные. В некоторых конфигурациях — Производство → Требования-накладные.

Реже используют другие документы — вот когда какой:

Для канцтоваров почти всегда достаточно «Требования-накладной». На ней и сосредоточимся.

Как списать канцелярские товары в 1С 8.3: пошаговая инструкция

После проведения канцтовары уходят со склада, а их стоимость садится на затраты периода.

Проводки при списании канцтоваров

Сумма списания считается по средней себестоимости (или ФИФО — смотря что настроено в учётной политике). 1С берёт её из остатков автоматически.

Пример с числами: купили 10 пачек бумаги по 300 ₽ = 3 000 ₽ на счёте 10.01. Списали в офис 4 пачки. Средняя себестоимость — 300 ₽, значит проводка Дт 26 Кт 10.01 на 1 200 ₽. На складе остаётся 6 пачек на 1 800 ₽.

Настройка статей затрат для канцтоваров

Статья затрат — это аналитика, которая решает, как расход отразится в налоговом учёте. Ошибка тут тихо ломает декларацию по прибыли.

Что проверить в статье затрат (Справочники → Статьи затрат):

• ✅ Вид расхода для НУ — «Материальные расходы» или «Прочие расходы»
• ✅ Статья не помечена как «Не учитываемые в целях налогообложения» (иначе канцтовары не уменьшат налог)
• ✅ Для счёта 26 при закрытии месяца настроен способ отнесения (директ-костинг или в себестоимость)

Отдельную статью «Канцтовары» заводить не обязательно — подойдёт общая «Материальные расходы». Но отдельная удобнее для анализа: сразу видно, сколько офис тратит на канцелярию.

Списание малоценки и канцтоваров со сроком до 12 месяцев

Иногда бухгалтеры хотят контролировать канцелярию после списания — чтобы ручки и степлеры не «растворялись». Для этого их учитывают за балансом.

Схема такая:

1. При передаче в эксплуатацию списываете со счёта 10 на затраты (обычная «Требование-накладная»).
2. Одновременно приходуете на забалансовый счёт МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации».
3. Когда предмет фактически изношен — списываете с МЦ.04 документом «Списание материалов из эксплуатации».

Для копеечной канцелярии (бумага, скрепки) забалансовый учёт избыточен — её списывают сразу на затраты. А вот дырокол, калькулятор или ножницы за пару тысяч рублей на МЦ.04 держать разумно.

Типичные ошибки при списании канцтоваров

Собрал то, на чём спотыкаются чаще всего.

• ❌ Канцтовары висят на счёте 41. Приходуют как товар, потом не могут списать «Требованием-накладной». Лечится сменой вида номенклатуры на «Материалы» и корректировкой счёта в поступлении.
• ❌ Списывают в момент покупки. Расход в НУ признаётся при передаче в эксплуатацию. Купили в марте, отдали в офис в апреле — расход апрельский.
• ❌ Неверный счёт затрат. Канцелярию для бухгалтерии кидают на 44 вместо 26 — искажается себестоимость продаж.
• ❌ Статья затрат не учитывается в НУ. Расход есть в бухучёте, но не уменьшает налог на прибыль. Проверьте вид расхода в статье.
• ❌ Уходят в минус на складе. Списывают больше, чем оприходовали. 1С позволит провести, если разрешён отрицательный остаток, но себестоимость посчитается криво.

Частые вопросы