Как скрыть уволенных сотрудников из списка в 1С:Бухгалтерия 8.3

Уволенный сотрудник из справочника Сотрудники в 1С 8.3 Бухгалтерия сам по себе никуда не пропадает. Программа его не удаляет и не прячет — увольнение меняет только кадровый статус, а строка в списке остаётся.

Чтобы убрать уволенных из списка, их не удаляют, а скрывают: переносят в отдельную группу или включают отбор. Ниже — три рабочих способа и когда какой выбрать.

Почему уволенные остаются в списке

В 1С:Бухгалтерия увольнение проводится документом Увольнение (раздел «Зарплата и кадры»). Он фиксирует дату и основание, но карточку сотрудника не архивирует.

Справочник хранит всех — и работающих, и уволенных за все годы. Это правильно: без исторических записей не сформировать 6-НДФЛ, РСВ, справки и расчётные листки за прошлые месяцы.

Отсюда задача — не убрать человека из базы, а перестать видеть его в повседневных списках и подборе.

Способ 1. Группа «Уволенные» в справочнике сотрудников

Самый наглядный и надёжный вариант. Создаём папку и переносим туда всех уволенных — рабочий список сворачивается до действующих сотрудников.

1. Откройте Зарплата и кадры → Сотрудники.
2. Нажмите Создать группу (или Ctrl+F9).
3. Назовите группу — например, Уволенные или Архив. Сохраните.
4. Выделите уволенного сотрудника (несколько — с Ctrl).
5. Команда Ещё → Переместить в группу → выберите Уволенные.

После этого в корне справочника видны только работающие. Уволенные лежат в свёрнутой папке — открываете её, лишь когда нужна историческая справка.

Плюс способа: ничего не ломается, история на месте, переключение мгновенное. Минус: новых уволенных придётся переносить руками — способ не автоматический.

Способ 2. Отбор по дате увольнения

Если не хочется перетаскивать людей вручную, спрячьте уволенных отбором. Список сам покажет только тех, у кого нет даты увольнения.

1. В списке Сотрудники нажмите Ещё → Настроить список (или значок отбора).
2. Перейдите на вкладку Отбор.
3. Добавьте условие: поле Дата увольнения, вид сравнения Не заполнено.
4. Нажмите Завершить редактирование.

Теперь в списке остаются только действующие сотрудники. Уволенные никуда не делись — снимаете отбор, и они снова видны.

Плюс: работает автоматически — уволили сотрудника, он сразу выпал из списка. Минус: отбор нужно настроить в каждой нужной форме и у каждого пользователя.

Способ 3. Скрыть уволенных при подборе в документах

Отдельная боль — когда уволенные мешаются при выборе сотрудника в ведомостях, начислениях и кадровых документах. Здесь работает подбор.

• В форме выбора сотрудника (при заполнении документа) откройте Ещё → Настроить список и задайте тот же отбор Дата увольнения — Не заполнено.
• В некоторых релизах в формах подбора есть готовый флажок Показывать уволенных — снимите его, чтобы в списке остались только работающие.

Так вы не ошибётесь и не начислите что-то человеку, которого уже нет в штате.

Сравнение способов: что выбрать

Часто способы комбинируют: уволенных сложили в группу Архив, а в подборе документов включили отбор — чтобы не выбрать лишнего.

Типичные ошибки

• ❌ Пытаться удалить сотрудника. Ссылки из документов и отчётов не дадут этого сделать, а принудительное удаление сломает закрытые периоды.
• ❌ Проводить увольнение задним числом «чтобы скрыть». Меняются суммы НДФЛ и взносов в уже сданных отчётах. Скрытие и увольнение — разные задачи.
• ❌ Настроить отбор и удивляться, что у коллеги список полный. Отбор и порядок колонок индивидуальны — их настраивают у каждого пользователя.
• ❌ Переносить в группу работающего по совместительству. Проверьте, что у сотрудника нет действующего трудового договора, прежде чем считать его уволенным.

Что проверить перед скрытием

• Все увольнения проведены документом Увольнение, а не просто «в уме».
• Дата увольнения в карточке заполнена — иначе отбор по «не заполнено» его не спрячет.
• Отчётность за период с этим сотрудником уже сдана либо не пострадает.

Частые вопросы