Выгрузка акта сверки из 1С: печать, Excel, PDF и ЭДО

Обновлено 12.07.2026 · 7 мин

Содержание

«Выгрузить акт сверки » бухгалтеры понимают по-разному: кто-то имеет в виду печать на бумагу, кто-то — файл Excel для контрагента, а кто-то — электронный документ по формату ФНС для отправки через ЭДО. В 1С всё это делается из одного документа, но кнопки разные, и именно на них чаще всего спотыкаются.

Ниже — как в 1С сформировать акт сверки взаиморасчётов и выгрузить его во всех четырёх форматах: на печать, в Excel, в PDF и в XML для электронного обмена. Разбор на 1С:Бухгалтерии 8.3 (ред. 3.0), в других конфигурациях логика та же.

Что значит «выгрузить» акт сверки — 4 формата

Сначала определитесь, что вам нужно на выходе. От этого зависит кнопка.

Формат	Что это	Когда нужен
🖨 Печать	Бумажный бланк с подписью и печатью	Личная встреча, почта, курьер
📊 Excel (.xlsx)	Редактируемая таблица	Контрагент просит «в экселе», доработка вручную
📄 PDF	Неизменяемый файл	Отправка по e-mail, архив
🔗 XML (ЭДО)	Электронный акт по формату ФНС	Юридически значимый обмен через оператора

Печать, Excel и PDF — это выгрузка печатной формы. XML — это выгрузка электронного документа. Механизмы разные, не путайте.

Подготовка: проверяем взаиморасчёты перед выгрузкой

Акт сверки не делает проводок — это отчётный документ, который просто собирает обороты по расчётам. Поэтому мусор в учёте он покажет как есть.

Перед формированием пробегитесь по чек-листу:

✅ Проведены все реализации, поступления, оплаты за период.
✅ Разнесены авансы (счета 62.02, 60.02) — незачтённый аванс исказит сальдо.
✅ Проверен договор: расчёты ведутся в разрезе договоров, а не «в целом по контрагенту».
✅ Нет дублей документов оплаты (частая причина «лишних» сумм).
✅ Совпадает валюта расчётов.

Быстрая проверка — отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 и 60 с группировкой по контрагенту и договору. Сальдо оттуда должно сойтись с итогом акта сверки.

Если данные в акте «пляшут» от того, что видно в ОСВ, — почти всегда виноват незакрытый аванс или документ вне периода. Сначала чиним учёт, потом выгружаем.

Как сформировать акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Документ живёт в разделе Продажи → Акты сверки расчётов (он же доступен из Покупки). Один документ подходит и для покупателя, и для поставщика.

Пошаговый помощник

Создать документ

Раздел Продажи → Акты сверки расчётов → кнопка Создать. Выберите контрагента и, при необходимости, конкретный договор. Задайте период сверки.

После проведения документ готов к выгрузке в любом формате.

Выгрузка акта сверки: печать, Excel и PDF

Все три формата снимаются с печатной формы. Нажмите кнопку Печать → Акт сверки (или Акт сверки (с печатью и подписью), если нужен факсимиле-вариант). Откроется табличный документ — дальше работаем с ним.

Печать на бумагу

В открывшейся печатной форме — кнопка Печать (значок принтера) или Ctrl+P. Обычно акт печатают в двух экземплярах: свой и для контрагента.

Выгрузка в Excel

В окне печатной формы: Ещё → Сохранить (либо Файл → Сохранить как). В поле Тип файла выберите Лист Excel 2007-... (*.xlsx).

Формат сохраняет таблицу редактируемой — контрагент допишет свои данные.
Для старых версий Excel выбирайте Лист Excel 97 (*.xls).

Сохранение в PDF

Там же, в Сохранить как, выберите тип Документ PDF (*.pdf). PDF удобен для e-mail и архива: получатель ничего не изменит.

Если пункта PDF нет в списке — обновите платформу либо используйте Печать → виртуальный PDF-принтер. В актуальных релизах 8.3 экспорт в PDF встроен.

Кратко, какой кнопкой что выгружать:

Нужен формат	Путь в 1С
Печать	Печатная форма → `Печать`
Excel	Печатная форма → `Сохранить как` → `.xlsx`
PDF	Печатная форма → `Сохранить как` → `.pdf`
XML для ЭДО	Кнопка `ЭДО` → `Отправить электронный документ`

Электронный акт сверки через ЭДО (формат ФНС)

Если контрагент тоже работает в ЭДО, бумагу можно не гонять. 1С формирует акт сверки в XML по рекомендованному ФНС формату — это юридически значимый двусторонний документ.

Из проведённого акта сверки: кнопка ЭДО → Отправить электронный документ. 1С упакует данные в XML и передаст оператору. Отдельно «сохранять файл» не нужно — обмен идёт внутри системы.

Дальше документ проходит цикл согласования. Следите за статусом:

Статусы электронного акта сверки в ЭДО

Что делать при разногласиях

Когда пришёл статус «Сверка не согласована»:

Откройте акт, сравните колонки По данным организации и По данным контрагента.
Найдите документ-виновник: чаще это оплата, которую партнёр отразил в другом периоде, или неучтённая реализация.
Поправьте свой учёт, если ошибка у вас, либо запросите первичку у контрагента.
Сформируйте и отправьте акт заново — уже с выверенными данными.

Не подписывайте «сверку не согласована» вслепую — расхождение в сальдо на конец периода потом всплывёт при взыскании задолженности или списании.

Массовая выгрузка и рассылка актов

Гонять акты по одному в конце квартала — долго. Для рассылки десяткам контрагентов есть Помощник выгрузки (обработка групповой отправки актов сверки).

Раздел Продажи → групповая обработка актов сверки (в разных релизах называется по-разному — ищите «Акты сверки», массовое формирование).
Отмечаете контрагентов, задаёте период — 1С формирует акты пачкой.
Дальше — либо выгрузка комплектом файлов (PDF/Excel), либо отправка через ЭДО одним нажатием тем, у кого настроен обмен.

Это закрывает типовую задачу «разослать сверки всем покупателям на 31 декабря» без ручного перебора.

Типичные ошибки при выгрузке акта сверки

Отдельно — грабли, на которые наступают чаще всего.

❌ Выгружают до проведения документа. Печатная форма собирается по проведённому акту. Не провели — получите пустой или неполный бланк.
❌ Путают формат «печатная форма» и «электронный документ». Excel-файл, отправленный по почте, — это не электронный акт сверки. Юридически значим только XML через оператора ЭДО с подписью.
❌ Сверяют «в целом по контрагенту», когда договоров несколько. Сальдо смешивается. Включайте разбивку по договорам.
❌ Забывают про счёт 76. Расчёты по претензиям, депозитам, прочему часто висят на 76 и в сверку по 62/60 не попадают — добавьте счёт на вкладке Счета учёта.
❌ Открывают Excel из акта, а там «кракозябры». Обычно это старый Excel и кодировка — сохраняйте в .xlsx, а не .mxl.

Частые вопросы

Акт сверки делает бухгалтерские проводки?

Нет. Это отчётный документ: он собирает уже существующие обороты по счетам расчётов и не формирует движений. Поэтому провести его можно спокойно — на учёт он не влияет.

Чем отличается выгрузка в Excel от отправки через ЭДО?

Excel (как и PDF, и печать) — это выгрузка печатной формы, обычный файл без юридической силы. ЭДО формирует электронный акт в XML по формату ФНС, подписанный электронной подписью, — он равнозначен бумажному с печатью.

Как выгрузить акт сверки сразу за несколько кварталов?

В самом документе задайте нужный период — хоть год. Обороты соберутся за весь интервал. Для рассылки по многим контрагентам используйте групповую обработку актов сверки.

Почему сальдо в акте не совпадает с оборотно-сальдовой ведомостью?

Чаще всего — незачтённый аванс на счетах 62.02/60.02, документ вне периода сверки или дубль оплаты. Сверьте акт с ОСВ по счетам 62 и 60 в разрезе договоров и найдите расхождение.

Контрагент прислал акт в ЭДО со статусом «не согласована». Что делать?

Откройте документ, сравните вкладки «По данным организации» и «По данным контрагента» — расхождения подсвечены. Найдите документ-причину, поправьте учёт или запросите первичку, затем отправьте выверенный акт повторно.

Можно ли выгрузить акт сверки в XML, если у контрагента нет ЭДО?

Технически XML сформируется, но отправить его юридически значимо не выйдет — для обмена нужен оператор ЭДО с обеих сторон. Такому контрагенту выгружайте PDF или Excel и обменивайтесь бумагой.

Помогла статья?

Источники

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»