Групповое создание актов сверки взаиморасчётов в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0
Содержание
Массовое формирование актов сверки в 1С 8.3 Бухгалтерия одним типовым документом не делается — штатный «Акт сверки взаиморасчётов» создаётся по одному контрагенту. Чтобы получить пачку актов сразу по всем должникам, ставят бесплатное расширение из 1С:Магазина расширений либо групповую обработку.
Ниже — как настроить групповое создание, разослать акты по электронной почте, поставить рассылку на расписание и проверить расхождения перед отправкой. Всё на редакции 3.0 «Бухгалтерии предприятия».
Что умеет типовая 1С, а что нет
Штатный документ Акт сверки взаиморасчётов (раздел Продажи → Расчёты с контрагентами или Покупки) формирует один акт за раз. Для 5 контрагентов это 5 ручных документов, для 200 — рабочий день.
Массовую задачу закрывают три подхода. Сравним их коротко, а разбор — ниже.
| Способ | Когда подходит | Стоимость |
|---|---|---|
| Расширение «Ассистент массового формирования» | Нужно регулярно, с рассылкой по email | Бесплатно (1С:Магазин расширений) |
| Внешняя обработка (Инфостарт и др.) | Разовая выгрузка пачкой | 0–1500 ₽ ориентировочно |
| Облачный сервис (для fresh/аренды) | Работаете в 1С:Fresh или аренде | По тарифу провайдера |
Если сидите в 1С:Fresh, ставьте именно расширение из Магазина — внешние обработки в облаке часто запрещены политикой безопасности.
Подготовка перед групповым формированием
Прежде чем гнать пачку актов, приведите данные в порядок. Иначе получите сотню актов с расхождениями и разбор полётов.
Особое внимание — почте. Без заполненного адреса в карточке контрагента автоматическая рассылка просто пропустит его и вы этого сразу не заметите.
Способ 1. Расширение «Ассистент массового формирования актов сверки»
Это бесплатное расширение партнёра из 1С:Магазина расширений. Ставится в саму базу, работает и в коробке, и в облаке.
Установка расширения
- Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения.
- Нажмите
Добавить из файла(если скачали.cfe) илиДобавить из магазина. - Снимите флажок
Безопасный режимдля этого расширения — иначе рассылка по почте не отработает. - Перезапустите 1С, чтобы расширение подхватилось.
Ставьте расширения только в копии базы или после свежего бэкапа. Расширение меняет конфигурацию, и откат без резервной копии — боль.
Настройка формирования актов сверки
После установки в разделе Продажи/Покупки появится обработка группового формирования. В ней задаёте:
- 📅 период сверки — например,
01.01 – 31.03; - 🏢 отбор контрагентов: все, по группе, по конкретному списку или по наличию долга;
- 📄 разрез — по контрагенту в целом или по каждому договору отдельно;
- 🖊 нужна ли подпись/печать в форме и сопроводительный текст письма.
Отбор «только с ненулевым сальдо» экономит время: акты с нулём никому не нужны.
Использование: формируем пачку
Нажимаете Заполнить — обработка подтягивает контрагентов по отбору. Дальше:
- Проверяете список, снимаете галки с лишних.
- Жмёте
Сформировать— акты создаются пачкой. - Выгружаете в PDF/печать или сразу отправляете на e-mail.
Готовые акты сохраняются как обычные документы Акт сверки взаиморасчётов — их видно в общем журнале и можно переоткрыть.
Настройка отправки актов сверки контрагентам по e-mail
Чтобы разослать акты, в 1С должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи.
Как настроить адрес электронной почты, с которого уйдут письма:
- укажите SMTP-сервер, порт, логин и пароль (для Яндекс/Mail — пароль приложения, не основной);
- задайте имя отправителя — контрагенту важно видеть, от кого письмо;
- отправьте тестовое письмо себе, прежде чем запускать рассылку на сотни адресов.
В обработке для каждого акта письмо собирается автоматически: тема, текст и вложение-PDF. Адрес берётся из карточки контрагента.
Как настроить автоматическую отправку по расписанию
Расширение умеет слать акты сверки контрагентам по расписанию — например, в первый рабочий день каждого квартала.
- Откройте настройки рассылки в обработке.
- Включите
Отправлять по расписаниюи задайте периодичность (раз в квартал, месяц). - Настройте регламентное задание: Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания.
В файловой базе регламентные задания работают только при запущенном клиенте. Для расписания без участия человека нужна серверная база или постоянно открытая сессия.
Проводки и что попадёт в акт
Акт сверки — не бухгалтерский документ, проводок он не формирует. Это отчёт о состоянии расчётов. В него попадают обороты и сальдо по счетам взаиморасчётов:
- 60 «Расчёты с поставщиками»;
- 62 «Расчёты с покупателями»;
- 76 «Прочие расчёты», 66/67 по займам.
Суммы тянутся из проведённых документов. Поэтому непроведённая реализация или неучтённая оплата сразу даёт расхождение с данными контрагента.
| Показатель | Наши данные | Контрагент | Δ |
|---|---|---|---|
| Расчёты с покупателями (62) | — | ||
| Расчёты с поставщиками (60) | — | ||
| Прочие расчёты (76) | — |
Типичные ошибки при массовом формировании
Отчёты для проверки перед рассылкой
Чтобы не разослать акты с ошибками, прогоните перед формированием:
- 📊 Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 60 и 62 — увидите общую картину долгов;
- 🔎 Анализ субконто «Контрагенты» — детализация по каждому;
- ✅ Экспресс-проверку ведения учёта — ловит непроведённые документы и битые взаиморасчёты.
Расхождение проще поймать в ОСВ, чем разбирать претензию контрагента после рассылки.