Как оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет в 1С 8.3 Бухгалтерии
Содержание
Отпуск по уходу за ребёнком в 1С 8.3 Бухгалтерия оформляется в два приёма: сначала кадровый документ, который останавливает начисление зарплаты, а потом — сведения в СФР, чтобы фонд назначил и платил пособие напрямую сотруднику. Само пособие работодатель больше не начисляет и не выдаёт: с 2021 года по всей стране действуют прямые выплаты.
Ниже — как оформить отпуск по уходу за ребёнком в 1С 8.3 Бухгалтерия по шагам, какие документы собрать, какой размер пособия ждать и где обычно ошибаются.
Отпуск по уходу даётся до 3 лет (ст. 256 ТК РФ), а пособие платят до 1,5 лет. Это разные сроки — их часто путают.
Кто и на какой срок оформляет отпуск
Отпуск по уходу может взять не только мама. Право есть у отца, бабушки, деда или другого родственника, который фактически ухаживает за ребёнком, — но только у одного человека одновременно.
Какие документы нужны
До внесения данных в 1С соберите пакет от сотрудника. Без него СФР пособие не назначит.
Справка от второго родителя обязательна. Если её нет, СФР вправе отказать в пособии — а работодателя оштрафовать за неполные сведения.
Как оформить отпуск по уходу за ребёнком в 1С 8.3 по шагам
Кадровая часть в 1С:Бухгалтерии 3.0 доступна, если в настройках зарплаты включён учёт кадров. Путь к документам может немного отличаться по релизу.
- Откройте раздел «Зарплата и кадры» → блок кадровых документов («Отпуска» или «Все кадровые документы»).
- Создайте документ «Отпуск по уходу за ребёнком».
- Выберите сотрудника и дату начала отпуска — со следующего дня после окончания больничного по беременности и родам либо с даты по заявлению.
- Укажите ребёнка и вид ухода: до 1,5 лет (с пособием) или до 3 лет.
- Проведите документ. С этой даты 1С перестаёт начислять сотруднику зарплату.
После проведения проверьте, что в «Начислении зарплаты» за следующий месяц этого работника нет — значит, отпуск встал корректно.
Приказ по форме Т-6 (или своей форме) распечатайте из документа или оформите отдельно. Сотрудник знакомится с ним под подпись.
Как начислить пособие и передать сведения в СФР
Здесь ключевой момент, из-за которого путаются: пособие по уходу за ребёнком работодатель не начисляет и не выплачивает. Его назначает и перечисляет СФР напрямую на счёт сотрудника.
Задача работодателя — передать в фонд сведения для назначения пособия:
- через сервис 1С-Отчётность и электронный документооборот с СФР (СЭДО);
- либо реестром сведений — раздел «Зарплата и кадры» → сведения для СФР / прямые выплаты.
СФР присылает запрос (проактивно или после вашего уведомления), вы подтверждаете данные о сотруднике и заработке, фонд рассчитывает и платит.
Передать сведения в СФР нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения заявления сотрудника. Просрочка — повод для штрафа.
Сколько составит пособие
Пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет — 40% среднего заработка за два календарных года перед отпуском. Есть нижняя и верхняя границы, их пересматривают ежегодно.
| Показатель | Как считается | Ориентир (уточняйте на текущий год) |
|---|---|---|
| Основная формула | 40% × среднедневной заработок × 30,4 | по факту |
| Минимум | не ниже установленного законом | ~10–11 тыс. руб./мес |
| Максимум | ограничен предельной базой взносов | ~60–70 тыс. руб./мес |
Цифры в таблице — примерные, порядок величины. Актуальные минимум и максимум смотрите на год оформления: они меняются вместе с МРОТ и предельной базой.
Проводки: что сформируется в учёте
Логичный вопрос — какие будут проводки. Ответ короткий: при прямых выплатах проводок по пособию у работодателя нет. Деньги идут от СФР, минуя счёт 70, поэтому ни начисления, ни выплаты в вашем учёте не отражается.
Единственное, что вы видите в 1С, — отсутствие начислений по этому сотруднику, пока он в отпуске. Компенсация 50 руб./мес, которую раньше платил работодатель, с 2020 года отменена для отпусков, начавшихся позже.
Отражение в отчётности
Даже без проводок сотрудник в отпуске по уходу попадает в отчёты:
- 📄 ЕФС-1 (подраздел 1.1) — при начале и окончании отпуска подаётся кадровое мероприятие в СФР.
- 📄 Персонифицированные сведения и РСВ — сотрудник остаётся в списке застрахованных.
- 📄 6-НДФЛ — пособие от СФР в отчётность работодателя не входит: НДФЛ с него не удерживают, и агентом вы не выступаете.
Проверить, что 1С «видит» отпуск, удобно по расчётной ведомости: у работника не должно быть начислений за период ухода.
Другие виды отпусков рядом
В том же разделе «Зарплата и кадры» оформляются и остальные отпуска — их часто заводят следом:
- 🏖 Ежегодный оплачиваемый отпуск — документ «Отпуск», начисляются отпускные с проводкой Дт 20/26/44 Кт 70.
- 🚫 Отпуск без сохранения заработной платы («за свой счёт») — начислений нет, но период фиксируется кадровым документом.
- 🎓 Учебный отпуск — оформляется отдельным документом, оплачиваемый или нет в зависимости от оснований.
Отпуск по уходу за ребёнком стоит особняком: он не оплачивается работодателем, а пособие идёт от фонда.
Типичные ошибки
- ❌ Ждут проводок по пособию. При прямых выплатах их не бывает — деньги от СФР.
- ❌ Путают сроки: отпуск до 3 лет, пособие до 1,5 лет.
- ❌ Забывают справку второго родителя — фонд отказывает в назначении.
- ❌ Не сняли начисление зарплаты — сотрудник в отпуске, а 1С считает ему оклад.
- ❌ Просрочили 3 рабочих дня на передачу сведений в СФР.
- ❌ Не подали ЕФС-1 на начало отпуска — кадровое мероприятие не ушло в фонд.
Частые вопросы
Начисляет ли работодатель пособие по уходу в 1С?
Какой документ оформлять в 1С 8.3 Бухгалтерия?
До какого возраста ребёнка длится отпуск и пособие?
Можно ли работать во время отпуска по уходу?
Нужны ли проводки по пособию?
Как отразить отпуск в отчётности?
Источники
- ТК РФ, ст. 256 — отпуск по уходу за ребёнком
- Федеральный закон от 29.12.2006 № 255-ФЗ — обязательное социальное страхование
- Федеральный закон от 19.05.1995 № 81-ФЗ — государственные пособия гражданам, имеющим детей