Как оформить отсутствие по невыясненной причине в ЗУП 3.1

Сотрудник не вышел на работу, дозвониться не удалось, объяснительной нет — в 1С 8.3 ЗУП такое отсутствие по невыясненной причине оформляют документом «Прогул, неявка» с буквенным кодом НН в табеле. Зарплату за эти дни не начисляют, но и прогулом пока не считают: причина не выяснена.

Ключевая мысль — не спешите ставить «прогул» и тем более увольнять. Пока работник не дал объяснений, вы не знаете, был ли это прогул, болезнь или ЧП. Ниже — как отметить неявку в ЗУП 3.1, что показать в табеле и как всё пересчитать, когда причина прояснится.

Неявка, прогул и невыясненная причина — в чём разница

Три ситуации бухгалтеры часто путают, а от этого зависит и код в табеле, и правовые последствия.

⚠️ Уволить за прогул можно только после того, как затребованы письменные объяснения (ст. 193 ТК РФ). Пока их нет — в учёте держите именно НН, а не ПР.

Пока причина висит как невыясненная, дни просто выпадают из оплаты. Как только появится основание — вводите профильный документ, и он перекроет неявку.

Настройки перед регистрацией отсутствия по невыясненной причине

Документ «Прогул, неявка» может быть скрыт, если в программе не включён соответствующий функционал.

Проверьте два места:

• 🔧 Настройка → Расчёт зарплаты → флажок «Прогулы и неявки». Без него документа в списке не будет.
• 📋 Настройка → Кадровый учёт → убедитесь, что ведётся учёт отсутствий и есть доступ к разделу Зарплата.

💡 Если галочка «Прогулы и неявки» стоит, а документа всё равно нет — обновите конфигурацию: в старых релизах ЗУП 3.1 отдельного документа не было, неявку вводили через табель.

Регистрация отсутствия: документ «Прогул, неявка»

Основной инструмент — документ «Прогул, неявка». Он и отмечает дни в табеле, и передаёт информацию в расчёт, чтобы за период неявки ничего не начислилось.

Сначала определите, что именно у вас за случай:

Пошаговый ввод документа

⚠️ Не закрывайте период неявки «с запасом на будущее». Пока работник не появился, отмечайте по факту — прошедшие дни. Иначе при выходе сотрудника придётся править документ задним числом и пересчитывать зарплату.

Пример: рабочий не вышел на смену

Оператор Петров не явился 14–16 июля, на звонки не отвечает.

1. Вводим «Прогул, неявка» на 14–16 июля, вид — неявка по невыясненным причинам.
2. В табеле за июль по этим дням встаёт НН.
3. Зарплата за 14–16 июля не начисляется, отработанные дни уменьшаются на 3.

Если Петров появится 17 июля и объяснит причину — корректируем учёт под новое основание.

Отсутствие по невыясненной причине в табеле рабочего времени

Табель (форма Т-13) программа заполняет автоматически по проведённым документам.

• Дни неявки помечаются буквенным кодом НН (цифровой 30).
• Часы по этим дням пустые, в норму отработанного времени они не входят.
• Прогул (после разбирательства) отражается кодом ПР (цифровой 24).

Проверить результат: Зарплата → Табель или отчёт Кадры → Отчёты по кадрам → Табель учёта рабочего времени. Если код не встал — скорее всего, документ «Прогул, неявка» не проведён.

Действия после того, как сотрудник объяснил причину

Здесь чаще всего и возникают ошибки: неявку уже провели, а теперь её нужно «переиграть».

Работник принёс больничный

Самый частый сценарий. Порядок такой:

1. Вводим документ «Больничный лист» на те же даты, что стояли как НН.
2. Программа при проведении сама вытесняет неявку: дни НН в табеле меняются на Б.
3. Начисляется пособие, документ «Прогул, неявка» править вручную не нужно — достаточно, чтобы периоды совпали.

💡 Если даты больничного и неявки совпали не полностью, лишние дни НН останутся. Тогда отредактируйте период в документе «Прогул, неявка».

Причина уважительная, но не больничный

Донорские дни, вызов в суд, исполнение гособязанностей — под каждый случай в ЗУП есть свой документ (отпуск, время по среднему и т. п.). Проводим его на нужные даты — неявка вытесняется.

Причина неуважительная — это прогул

Работник вышел, объяснений нет или они неуважительны, составлены акты:

1. В документе «Прогул, неявка» меняем вид на «Прогул», код в табеле — ПР.
2. Оформляем дисциплинарное взыскание по ст. 193 ТК РФ.
3. При увольнении за прогул — по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, документ «Увольнение» с соответствующим основанием.

Типичные ошибки

Что регулярно ломает учёт неявок в ЗУП:

• ❌ Сразу ставят «Прогул». Пока причина не выяснена, это НН, а не ПР. Ранний «прогул» — риск проиграть суд при восстановлении работника.
• ❌ Закрывают период неявки будущими датами. При выходе сотрудника всё приходится пересчитывать задним числом.
• ❌ Вручную правят табель. Табель — производный документ. Меняйте первичку («Прогул, неявка», «Больничный»), а не сам табель.
• ❌ Забывают провести документ. Код НН в табеле не появится, а зарплата начислится как за отработанные дни.
• ❌ Не совпадают периоды больничного и ранее введённой неявки — часть дней остаётся НН.

Проверьте себя

Частые вопросы