Как рассчитать среднесписочную численность в 1С 8.3 Бухгалтерия

Расчёт среднесписочной численности в 1С 8.3 Бухгалтерия программа делает сама: она берёт списочный состав из кадровых документов и выводит показатель туда, где он нужен, — на титульный лист РСВ и в статформы. Отдельный отчёт «Сведения о среднесписочной численности» с 2021 года не сдают, но сама цифра никуда не делась.

Ниже — как 1С считает среднесписочную численность, где её посмотреть в Бухгалтерии 3.0, кто в расчёт входит, а кто нет, и как проверить результат вручную, чтобы не спорить с налоговой.

Что такое среднесписочная численность и зачем её считать

Среднесписочная численность (ССЧ) — это средний за период списочный состав работников. Не «сколько людей числится сегодня», а усреднённое за месяц, квартал или год значение.

Показатель нужен для:

• 📄 титульного листа РСВ (расчёта по страховым взносам);
• 📊 статотчётности — формы П-4, 1-Т, ПМ и других;
• ⚖️ проверки права на льготы и спецрежимы (например, лимит по численности);
• 💻 определения способа сдачи отчётности — от 100 человек она только электронная.

Чем отличаются средняя и среднесписочная численность

Это два разных показателя, их часто путают.

Для РСВ и большинства форм нужна именно среднесписочная. Средняя численность всплывает, например, при расчёте лимитов на УСН и при определении ставки некоторых льгот.

Формула расчёта среднесписочной численности работников

1С считает по методике Росстата. Полезно знать формулу — тогда любую цифру из программы вы проверите за пять минут.

Шаг 1. ССЧ за каждый месяц:

ССЧ за месяц = Σ (списочная численность за каждый календарный день) ÷ число календарных дней месяца

Списочную численность за выходные и праздники берут равной численности за предыдущий рабочий день.

Шаг 2. ССЧ за квартал:

ССЧ за квартал = (ССЧ за 1-й + 2-й + 3-й месяцы) ÷ 3

Шаг 3. ССЧ за год:

ССЧ за год = (сумма ССЧ за все 12 месяцев) ÷ 12

Итог всегда округляют до целого числа по обычным правилам округления. Если организация работала неполный год, в знаменателе всё равно остаётся 12 (или 3 для квартала).

Как подсчитать среднесписочную численность за месяц: пример с числами

С 1 по 20 июля в штате 10 человек, с 21 июля приняли ещё 3, итого 13. В июле 31 календарный день.

• с 1 по 20 июля: 20 дней × 10 чел. = 200;
• с 21 по 31 июля: 11 дней × 13 чел. = 143;
• сумма за месяц: 200 + 143 = 343;
• ССЧ за июль: 343 ÷ 31 = 11,06 → 11 человек.

Как подсчитать среднесписочную численность за год

Допустим, ССЧ по месяцам получилась: 11, 11, 12, 12, 12, 13, 13, 13, 14, 14, 14, 15.

Сумма = 154. ССЧ за год = 154 ÷ 12 = 12,83 → 13 человек.

Кто входит в расчёт, а кто нет

Здесь чаще всего ошибаются. Часть работников в списочной численности учитывается, но из среднесписочной исключается.

Входят в ССЧ (целыми единицами):

• ✅ работники по трудовым договорам, включая надомников;
• ✅ находящиеся в ежегодном и учебном отпуске с сохранением зарплаты;
• ✅ на больничном;
• ✅ в командировке;
• ✅ прогульщики (пока не уволены).

Не входят в ССЧ:

• ❌ внешние совместители;
• ❌ исполнители по договорам ГПХ;
• ❌ женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком;
• ❌ работники в отпуске за свой счёт для поступления/обучения;
• ❌ собственники без зарплаты.

Расчёт среднесписочной численности в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0

В Бухгалтерии отдельной кнопки «рассчитать ССЧ» нет — показатель формируется внутри отчётов. Проще всего увидеть его при заполнении РСВ.

1. Откройте раздел Отчёты → Регламентированные отчёты (или 1С-Отчётность).
2. Создайте Расчёт по страховым взносам за нужный период.
3. Нажмите Заполнить — программа подтянет данные из учёта зарплаты.
4. На титульном листе в поле среднесписочной численности появится рассчитанное значение.

Если цифра пустая или явно неверная — проблема в исходных данных: не проведены кадровые документы, не заполнена зарплата, неверно указаны виды занятости.

Где ещё в 1С посмотреть численность

• Отчёт Численность и ФОТ сотрудников (Зарплата и кадры → отчёты по зарплате) — для внутренней сверки.
• Статистическая форма П-4 в регламентированных отчётах — там ССЧ считается по той же методике.
• Универсальный отчёт по регистру Кадровая история сотрудников — если нужно вручную поднять списочный состав по дням.

Расчёт в 1С:ЗУП 3.0 и старых версиях

Если зарплата ведётся в 1С:ЗУП, а не в Бухгалтерии, логика та же, но отчёты живут отдельно:

• в ЗУП 3.0 — раздел Отчётность, справки → регламентированные отчёты (РСВ, П-4), плюс отчёт Численность и ФОТ;
• в старой ЗУП 2.5 — отчёт формировался через регламентированную отчётность аналогично, но методику Росстата приходилось чаще проверять руками.

Данные о численности при этом синхронизируются с Бухгалтерией, если настроен обмен.

Как проверить расчёт среднесписочной численности из 1С

Не доверяйте цифре вслепую — сверьте её с ручным расчётом хотя бы за один месяц.

Если расхождение большое — почти всегда виноваты неверные виды занятости или непроведённые кадровые документы. Перепроведите зарплату за период и заполните отчёт заново.

Нужно ли сдавать сведения, если работников нет

Отдельные «сведения о среднесписочной численности» не сдают в принципе — форму отменили. Но РСВ подавать всё равно нужно, даже без работников.

• Организации сдают нулевой РСВ с ССЧ = 0 или 1 (если директор — единственный учредитель без зарплаты, ставят по факту трудовых отношений).
• ИП без работников РСВ не сдаёт вообще.

Частые вопросы