Как в 1С вести журнал полученных и выставленных счетов-фактур

Частая путаница: журнал учёта счетов-фактур считают обязанностью каждой фирмы на ОСН. Это не так. Обычный плательщик НДС ведёт книгу покупок и книгу продаж, а вот журнал полученных и выставленных счетов-фактур заводят только посредники — и именно его сдают в налоговую отдельным отчётом.

Ниже разберём, кому в 1С нужно формировать журнал, как настроить программу под посреднические операции, где в 1С 8.3 лежит журнал счетов-фактур и как выгрузить его в ФНС без ошибок.

Кому нужно вести журнал, а кому — нет

Обязанность закреплена в п. 3.1 ст. 169 НК РФ. Журнал ведут те, кто выставляет и получает счета-фактуры в интересах другого лица:

• 🧾 комиссионеры и агенты, работающие от своего имени;
• 🏗️ застройщики (при передаче документов дольщикам/инвесторам);
• 🚚 экспедиторы, у которых в доходах — только вознаграждение;
• 📦 лица, ведущие деятельность по договору транспортной экспедиции.

Важный нюанс: обязанность есть даже у тех посредников, кто сам не платит НДС — на УСН или на освобождении по ст. 145. Они журнал сдают, но декларацию по НДС при этом не подают.

Что настроить в 1С перед формированием

Пустой журнал — самая частая жалоба. Причина почти всегда одна: в базе не включён учёт посреднических операций, поэтому программе нечего собирать.

1. Откройте Главное → Функциональность → Торговля.
2. Включите флажок Комиссионная торговля (и/или Продажа товаров или услуг комитентов, принципалов).
3. В карточке договора с контрагентом задайте вид договора: С комиссионером (агентом) на продажу или С комитентом (принципалом) на закупку.

Без правильного вида договора документы поступления и реализации не «увидятся» как посреднические, и в журнал ничего не попадёт.

Как сформировать журнал в 1С 8.3: пошагово

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) журнал доступен и как печатный регистр для самопроверки, и как регламентированный отчёт для сдачи.

Печатный вид (посмотреть, что собралось):

1. Раздел Отчёты → НДС → Журнал учёта счетов-фактур.
2. Укажите период — квартал.
3. Нажмите Сформировать. Программа соберёт часть 1 и часть 2 по данным периода.

Для сдачи в ФНС:

1. Раздел Отчёты → 1С-Отчётность → Регламентированные отчёты.
2. Кнопка Создать → в списке выберите Журнал учёта счетов-фактур.
3. Задайте квартал и организацию, нажмите Создать.
4. Проверьте заполнение, затем Отправить через 1С-Отчётность (или выгрузите в файл для стороннего оператора).

Из чего состоит журнал: две части и графы

Форма утверждена Постановлением Правительства № 1137. Журнал делится на два раздела:

Ключевые графы, за которыми чаще всего «ловят» ошибки:

• 📌 графа с кодом вида операции (для посредников — свои коды, например 01, 04, 27);
• 📌 сведения о посреднической деятельности (наименование и ИНН/КПП фактического продавца или покупателя);
• 📌 стоимость и сумма НДС строго из перевыставленного счёта-фактуры.

Часть 1 и часть 2 должны «биться» между собой: полученный от продавца счёт-фактура (часть 2) отражается покупателю (часть 1) с той же суммой НДС.

Сроки и порядок представления в ФНС

• Журнал сдают в электронном виде — бумажную форму налоговая не примет.
• Срок — не позднее 20 числа месяца, следующего за истекшим кварталом.
• Ориентиры по срокам: за I квартал — до 20 апреля, за II — до 20 июля, за III — до 20 октября, за IV — до 20 января.

Типичные ошибки и как их поймать

• ❌ Журнал пустой. Не включена комиссионная торговля или у договора неверный вид. Проверьте настройки функциональности и карточку договора.
• ❌ Не сходятся суммы частей 1 и 2. Счёт-фактура перевыставлен с другой суммой или датой. Сверьте оригинал и перевыставленный документ.
• ❌ Нет данных о фактическом продавце. В перевыставленном счёте-фактуре не заполнен реальный контрагент — графа со сведениями о посреднике останется пустой.
• ❌ Сдали декларацию вместо журнала (или наоборот). Классика для посредников на спецрежиме.

Перед отправкой прогоните журнал через встроенную проверку контрольных соотношений в форме регламентированного отчёта — она подсветит несоответствия.

Частые вопросы