Заявка на расходование денежных средств в 1С: создание, статусы, согласование

Заявка на расходование денежных средств в 1С — это документ-планировщик: с его помощью подразделение или сотрудник запрашивает оплату, а финансовая служба согласовывает её до того, как деньги реально уйдут со счёта. Расходование средств проходит через контроль, а не «по факту списания».

Ниже разберём, где взять этот документ, как его включить и заполнить, какие у заявки бывают статусы и как на её основании оформить платёж. Заодно посмотрим типичные ошибки — из-за чего заявка «не проводится» или не попадает в платёжный календарь.

Зачем нужна заявка на расходование денежных средств

Заявка решает одну задачу — навести порядок в оплатах. Без неё платежи создаются кто как успел, и касса легко уходит в минус.

Что даёт документ:

• 💰 Контроль расхода — деньги списываются только по согласованной заявке, а не по устной договорённости.
• 📅 Планирование — утверждённые заявки попадают в платёжный календарь и показывают будущие оттоки.
• 🚦 Приоритеты — можно расставить очередь платежей, когда денег на всё сразу не хватает.
• 👥 Согласование — заявка проходит по маршруту от инициатора к руководителю и казначею.
• 📊 Аналитика — каждая заявка привязана к статье движения денежных средств (ДДС), поэтому отчёт по ДДС собирается автоматически.

💡 Заявка — это ещё не платёж. Сначала её согласуют, и лишь потом на её основании формируют списание с расчётного счёта или выдачу наличных.

В каких конфигурациях 1С есть этот документ

Документ живёт в решениях с блоком «Казначейство». В обычной Бухгалтерии его нет — там оплаты планируют иначе.

⚠️ Если в меню «Казначейство» пункта нет — скорее всего, не включена функциональная опция. Как её найти — в следующем разделе.

Как включить заявки на расходование денежных средств

По умолчанию функция часто выключена. Включается она в настройках, а не в самом документе.

1. Откройте раздел НСИ и администрирование (в УНФ — Настройки).
2. Перейдите в группу Казначейство (или Деньги).
3. Включите флажок «Заявки на расходование денежных средств».
4. Рядом при необходимости включите «Согласование заявок» — если нужен маршрут утверждения.
5. Отдельная опция «Оплата только по согласованным заявкам» делает заявку обязательной: без неё платёж создать не получится.

Перед включением обязательной оплаты по заявкам предупредите бухгалтеров: пока не будет утверждённой заявки, ни одно списание не проведётся.

После включения пункт «Заявки на расходование денежных средств» появится в разделе «Казначейство».

Как создать заявку: пошагово

Создать документ можно из журнала заявок кнопкой «Создать» либо на основании счёта от поставщика. Второй вариант удобнее — реквизиты подтянутся сами.

Ключевые реквизиты заявки

Несколько полей заполнять нужно внимательнее остальных — они влияют на согласование и отчётность:

• Форма оплаты — безналичная, наличная, платёжная карта или денежный документ. Платёж потом должен создаваться в той же форме.
• Вид операции — определяет, какой документ оплаты сформируется на основании (списание с расчётного счёта, выдача наличных и др.).
• Статья ДДС — аналитика для отчёта о движении денежных средств.
• Желаемая дата платежа — по ней заявка встаёт в платёжный календарь.
• Приоритет — помогает выстроить очередь, когда денег не хватает на все заявки сразу.

Статусы заявки и согласование

Заявка проходит жизненный цикл от черновика до оплаты. Статус видно прямо в журнале, по нему удобно фильтровать.

Если включено согласование, заявка идёт по маршруту: инициатор создаёт, руководитель подразделения и казначей утверждают. Пока хотя бы один шаг не пройден, статус остаётся «Не согласована».

💡 Маршрут согласования настраивается один раз. Если заявки «зависают», проверьте, назначен ли ответственный за утверждение и не ушёл ли он в отпуск без замещения.

Оплата на основании заявки и платёжный календарь

Утверждённая заявка — это основание для реального платежа. Сам документ проводок в учёте не делает.

Как оформить оплату:

1. Откройте заявку в статусе «К оплате».
2. Нажмите Создать на основании → выберите «Списание безналичных денежных средств» (для безналичной формы) или «Выдача наличных» (для кассы).
3. Проверьте сумму и дату, проведите платёж. Заявка перейдёт в статус «Оплачена».

Все заявки со статусом «К оплате» отражаются в платёжном календаре (раздел «Казначейство»). Календарь показывает планируемые оттоки по датам и подсвечивает возможные кассовые разрывы — когда запланированных платежей больше, чем ожидаемых поступлений.

⚠️ Заявка со статусом «Не согласована» в платёжный календарь не попадает. Если не видите заявку в календаре — сначала проверьте её статус.

Ещё из утверждённых заявок формируют реестр платежей — список на оплату, который можно выгрузить в банк-клиент одним файлом.

Делает ли заявка проводки

Нет. Заявка на расходование денежных средств — планово-управленческий документ. Бухгалтерских проводок она не формирует, деньги на счетах не двигает.

Движение по счетам появляется только на этапе оплаты — когда на основании заявки проводится списание с расчётного счёта или выдача наличных. Именно платёжный документ уменьшает остаток на счёте 51 или в кассе 50.

Сама заявка лишь резервирует сумму в платёжном календаре и в реестре на оплату — это управленческий, а не бухгалтерский резерв.

Типичные ошибки

Чаще всего с заявками спотыкаются на одних и тех же местах:

• ❌ Документа нет в меню — не включена функциональная опция «Заявки на расходование денежных средств» в настройках казначейства.
• ❌ Не получается создать списание — включена опция «Оплата только по согласованным заявкам», а заявки в статусе «К оплате» нет.
• ❌ Заявки нет в платёжном календаре — статус «Не согласована»; в календарь попадают только утверждённые.
• ❌ Искажён отчёт по ДДС — забыли или неверно указали статью движения денежных средств.
• ❌ Форма оплаты не совпадает — заявка безналичная, а платёж пытаются создать наличными (или наоборот).
• ❌ Заявка «зависла» на согласовании — не настроен маршрут или некому утвердить.

Частые вопросы