Справка о заработке по форме 182н в 1С:ЗУП после отмены формы: что выдавать работнику и как получить старый бланк

С 1 января 2023 года справку о сумме заработка по форме 182н для расчёта пособий не выдают и не требуют: Социальный фонд (СФР, бывший ФСС) сам получает данные о заработке из расчётов по страховым взносам, которые работодатели сдают в ФНС. Поэтому сделать справку 182н в 1С «для нового работодателя» сейчас не нужно. Сформировать её в 1С:ЗУП 3.1 можно только как документ о заработке за периоды до 2023 года — по личной просьбе сотрудника.

Частая ошибка — при увольнении искать 182н в печатных формах и выдавать её «как раньше». Работнику это не навредит, но обязательный комплект документов при увольнении теперь другой.

Что изменилось и в каких случаях справку ещё делают

До 2023 года справку 182н выдавали в день увольнения. Новый работодатель брал из неё заработок за два предыдущих года и считал больничный или декретные. Сейчас пособия назначает и платит СФР, а заработок он видит сам — по данным персонифицированного учёта.

Работодатель при больничном передаёт в фонд сведения о сотруднике и периоде нетрудоспособности. Средний заработок за два года фонд считает по своим данным, включая выплаты у прежних работодателей. Если какого-то работодателя в этих данных нет — например, он не сдал расчёт по взносам, — работник может сам подтвердить заработок документами и попросить перерасчёт.

Что из этого следует для бухгалтера:

• ✅ при увольнении справку 182н выдавать не обязательно;
• ✅ новый работодатель не вправе требовать её для расчёта пособия;
• ✅ работник может посмотреть сведения о своём заработке в личном кабинете на Госуслугах.

Когда справку всё же делают:

• 📌 сотрудник просит документ о заработке за 2021–2022 годы — например, для спора о размере пособия или для личного архива;
• 📌 нужно подтвердить периоды больничных и отпуска по уходу за ребёнком до 2023 года;
• 📌 требуется копия ранее выданной справки, которую работник потерял.

По статье 62 ТК РФ документы, связанные с работой, выдают по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней. Это касается и справки о заработке за прошлые годы.

Подготовка базы ЗУП: проверьте начисления за два года

Справка за прошлые годы заполняется из учётных данных программы. Если расчёт зарплаты за 2021–2022 годы вели в другой базе, суммы окажутся пустыми или заниженными. Поэтому до формирования проверьте три вещи.

1. Есть ли в базе начисления за нужные годы. Откройте раздел Зарплата и найдите документы начисления зарплаты сотрудника за все месяцы двух календарных лет.
2. Начислены ли взносы. В справку попадает только заработок, с которого начислены взносы на страхование по временной нетрудоспособности и материнству. Проверить это удобно отчётом по взносам из раздела Налоги и взносы, например «Анализ взносов в фонды».
3. Перенесены ли данные из старой программы. При переходе на ЗУП 3.1 из ЗУП 2.5 или «Бухгалтерии» заработок прошлых лет обычно загружают помощником переноса. Если его не переносили, суммы введите вручную в саму справку.

Как сформировать справку 182н в 1С ЗУП 3.1 по шагам

Шаг 1. Откройте список справок

В интерфейсе «Такси» документ проще всего найти через полный список объектов:

1. Нажмите меню ≡ в левом верхнем углу и выберите Сервис → Параметры.
2. Включите флажок «Отображать команду “Все функции”».
3. Откройте ≡ → Все функции → Документы и найдите в списке «Справка для расчета пособий».

В зависимости от релиза формулировка названия может немного отличаться: ищите в списке документов по слову «пособий».

Шаг 2. Создайте документ

1. Нажмите Создать.
2. Укажите организацию и дату справки — фактическую дату выдачи.
3. Выберите сотрудника. Программа подставит паспортные данные и СНИЛС из карточки физлица, а суммы — из начислений.

Шаг 3. Проверьте годы расчётного периода

По умолчанию берутся два календарных года перед годом увольнения. Если сотрудник уволился в 2022 году, это 2020 и 2021 годы. Для другого периода — например, когда работник просит только 2022 год — поправьте годы в табличной части вручную.

Шаг 4. Сверьте суммы и периоды

Сравните сумму по каждому году с отчётом по взносам из подготовки. Отдельно проверьте вкладку с периодами исключаемых дней (больничные, декрет, уход за ребёнком) — даты должны совпадать с документами «Больничный лист» и «Отпуск по уходу за ребенком».

Шаг 5. Распечатайте и подпишите

Нажмите Печать и выберите печатную форму справки. Подписи — руководитель и главный бухгалтер, печать — если организация её использует. Документ сохраните в базе: он понадобится для дубликата.

Что попадает в разделы справки

Форма 182н состоит из нескольких блоков. Вот откуда программа берёт данные для каждого:

Суммы в справке не превышают предельную базу для взносов по статье 421 НК РФ того года:

Пример. Сотрудник за 2021 год получил 1 100 000 ₽ облагаемых выплат. В справке за 2021 год будет 966 000 ₽, а не 1 100 000 ₽. Разница 134 000 ₽ в расчёт пособия не входила, поэтому и в справку не попадает.

Особые случаи: совместители, необлагаемые выплаты, неполный год

Выплаты без взносов

Суммы, освобождённые от взносов по статье 422 НК РФ (например, материальная помощь в пределах 4 000 ₽ в год, пособия по больничному), в справку не включаются. Если в начислениях стоит вид расчёта, по которому взносы не начисляются, ЗУП его не учтёт — это правильно.

Внутренние совместители

Внутренний совместитель в одной организации — тот же застрахованный. Справку делают одну, по физлицу, с общей суммой по основному месту и совместительству.

Сотрудник отработал неполный год

Если человек проработал, скажем, с сентября 2021 года, за 2021 год в справке окажутся четыре месяца заработка, а за 2020 год — ноль. Это не ошибка программы: справка показывает заработок только у этого работодателя.

Замена лет расчётного периода

Если в расчётных годах сотрудник был в декрете или в отпуске по уходу за ребёнком, по закону № 255-ФЗ один или оба года можно заменить более ранними, когда это увеличивает пособие. Для такой замены иногда и просят справку о заработке за годы, которые были задолго до 2023-го.

В ЗУП это выглядит так: в справке укажите те годы, о которых просит работник, а не два последних. Если начислений за эти годы в базе нет, суммы берутся из архивных расчётных ведомостей и вводятся вручную. Ведомости приложите к копии справки, которая остаётся в организации.

Два работодателя за расчётный период

Каждый работодатель выдаёт справку только о своих выплатах. Суммы от разных работодателей складывает тот, кто считает пособие, — сейчас это СФР. Объединять в вашей справке заработок у прежнего работодателя нельзя, даже если работник принёс его справку.

Работник просит документ за 2023 год и позже

Форма 182н для этих лет не применяется. Подтвердить доходы за них можно другими документами из списка в последнем разделе. Чаще всего хватает справки о доходах и суммах НДФЛ и копии сведений из раздела 3 расчёта по взносам: в них видна и сумма выплат, и база для взносов по месяцам. Если нужен документ произвольной формы, его оформляют по заявлению работника на основании расчётных ведомостей.

Ошибки в справке: как исправить и выдать дубликат

Справку с ошибкой не правят ручкой. Выдают новую, а старую работник возвращает или сохраняет с пометкой о замене.

Как сделать исправленную справку в ЗУП:

1. Найдите в программе причину: ошибочные данные в карточке физлица, пропущенные начисления или неверные даты больничных.
2. Исправьте источник, если ошибка в справочных данных (паспорт, СНИЛС, адрес).
3. Если ошибка в суммах, а начисления прошлых лет трогать нельзя, исправьте суммы прямо в документе справки — ручная правка сохранится в нём.
4. Распечатайте справку заново с текущей датой.

Дубликат — это копия ранее выданной справки с теми же данными. Откройте сохранённый документ, распечатайте и поставьте отметку «Дубликат» и дату выдачи. Если документ в базе не сохранился, создайте новый с прежними годами: суммы совпадут, если начисления не менялись.

Частые ошибки при формировании:

• ❌ годы расчётного периода оставили по умолчанию, хотя работник просил другие;
• ❌ в табличной части нет больничных, введённых до перехода на ЗУП 3.1;
• ❌ сумма за год выше предельной базы — значит, ограничение не применилось к введённым вручную данным;
• ❌ на подписи указан не тот руководитель: подписант берётся из настроек ответственных лиц организации.

Учёт выданных справок

Заявления работников о выдаче справок храните вместе с копией выданного документа. Удобно вести журнал: дата заявления, дата выдачи, годы в справке, подпись получателя. Если позже возникнет спор о размере пособия, журнал покажет, какие суммы и когда вы подтверждали.

Что выдавать при увольнении вместо справки и что уходит электронно

Справку 182н никогда не отправляли в ФНС или фонд — это бумажный документ для работника. Электронная её версия по ТКС не предусмотрена. Данные о заработке сейчас уходят в контролирующие органы через обычную отчётность из 1С-Отчётности:

• 📤 РСВ в ФНС — из него СФР берёт заработок для расчёта пособий;
• 📤 персонифицированные сведения о физлицах в ФНС — ежемесячно;
• 📤 ЕФС-1 в СФР — кадровые сведения и стаж.

При увольнении в последний рабочий день (статья 84.1 ТК РФ) работнику выдают:

В документе «Увольнение» нажмите Печать: набор форм в меню обновляется вместе с релизами ЗУП, и справка 182н из него в актуальных версиях пропала.