Справка 182н в 1С: почему её больше не выдают и что делать теперь

Справка по форме 182н — это справка о сумме заработка за два календарных года, по которой на новом месте работы считали больничные и декретные. Искать её актуальную версию в 1С уже не нужно: с 1 января 2023 года форму 182н отменили. Данные о заработке работодатель больше не выдаёт на руки — их напрямую получает Социальный фонд.

В программах 1С справка жила в разделе Зарплата (в 1С:ЗУП) или Зарплата и кадры (в 1С:Бухгалтерии), в журнале справок о заработке. Ниже разберём, почему пункт постепенно исчез из актуальных релизов, можно ли ещё сформировать документ за старые периоды и что делать работнику, которому справка о доходе всё-таки понадобилась.

Что это за справка и для чего её выдавали

Форма 182н утверждена приказом Минтруда № 182н от 30.04.2013. Полное название — справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих увольнению.

Логика была простая. Пособие по болезни или по беременности и родам считают из среднего заработка за два предыдущих года. Если человек в этот период работал у другого работодателя, текущий работодатель его доходы не знал. Чтобы расчёт получился полным, увольняющийся приносил справку 182н с прошлой работы.

Работодатель был обязан выдать её:

• 📄 в день увольнения — вместе с трудовой книжкой и другими документами;
• ✉️ по письменному заявлению бывшего работника — в течение трёх рабочих дней.

Справку делали за текущий год и два предшествующих. В ней указывали суммы выплат, облагаемых взносами, и количество исключаемых дней (больничные, декреты, отпуска по уходу).

Эти цифры нужны были для среднего дневного заработка: выплаты за два года делят на число календарных дней периода за вычетом исключаемых. Без данных с прежних мест работы заработок выходил неполным, а пособие — заниженным. Справка 182н как раз закрывала этот пробел.

Отдельная ситуация была при ликвидации прежнего работодателя: получить у него справку человек уже не мог. Тогда недостающие сведения о заработке запрашивали через фонд по заявлению. По сути это был прообраз нынешней схемы, когда данные берут не с бумаги, а из базы фонда.

Почему форму 182н отменили

Причина — переход на прямые выплаты пособий и объединение фондов. Механизм прямых выплат вводили поэтапно: сначала в пилотных регионах, а с 2021 года — по всей стране. С этого момента пособия платит фонд напрямую работнику, а не работодатель «в зачёт» взносов. С 2023 года ПФР и ФСС объединили в Социальный фонд России (СФР; раньше это был ФСС).

После этого смысл справки исчез. Фонд видит заработок застрахованного по отчётности, которую сдаёт работодатель, и считает пособие сам. Передавать сведения через бумажку на руках стало не нужно, поэтому приказ 182н признали утратившим силу.

Отдельно стоит развеять путаницу. Справка 182н — это не классификатор и не справочник, который нужно «обновлять» или «загружать актуальную версию». И с отчётом 4-ФСС (взносы на травматизм) она не связана: там свои показатели и своя форма. 182н относилась только к расчёту пособий по болезни и материнству.

Где справка 182н находилась в 1С

Документ формировался в конфигурациях с блоком зарплаты. Путь зависел от программы.

В 1С:Управлении торговлей, в Рознице и в базовой ERP без модуля зарплаты справки 182н не было — там нет кадрового и зарплатного учёта.

Если в журнале справок несколько видов документов, нужный назывался по смыслу «для расчёта пособий». Название пункта меню между релизами немного менялось, поэтому ориентируйтесь на раздел Зарплата и список справок внутри него.

Две справки 182н: входящая и исходящая

В 1С форма 182н существовала в двух вариантах — и это до сих пор сбивает с толку.

• 🟢 Исходящая — та, что программа печатала для вашего увольняющегося сотрудника. Её выдавали на руки.
• 🔵 Входящая — сюда вручную вносили данные из справки, которую новый сотрудник принёс с прошлой работы. Эти суммы потом подхватывались при расчёте его больничного.

Входящую справку заполняли в карточке сотрудника или в отдельном документе ввода сведений о заработке у других работодателей. Суммы вносили по годам: отдельно за каждый из двух расчётных лет и отдельно исключаемые дни. При расчёте пособия 1С складывала доход в вашей организации и доход из внесённых чужих справок, а затем делила на календарные дни периода.

Из-за этой ручной работы входящие справки были источником частых ошибок: суммы путали с НДФЛ-базой, забывали занести исключаемые дни, вводили заработок не за те годы. После перехода на прямые выплаты необходимость в обоих вариантах отпала — недостающий заработок фонд добирает из своей базы, и заносить чужие справки вручную больше не нужно.

Можно ли сейчас сформировать 182н в 1С

Короткий ответ — зависит от релиза, и причина различий именно в отмене формы.

В свежих релизах ЗУП и Бухгалтерии пункт создания новой справки 182н из перечня действующих убран, потому что формы официально нет. Если вы открыли актуальную базу и не нашли справку — это нормально, искать глубже бесполезно.

Что при этом обычно остаётся доступным:

1. Старые, уже проведённые справки 182н за периоды до 2023 года — они видны в журнале и открываются на просмотр.
2. Возможность пересчитать пособие за прошлый период, если вы исправляете давнюю ошибку.

Старые справки 182н, выданные до отмены, имеет смысл хранить вместе с зарплатными документами того периода. Если позже всплывёт спор о заниженном пособии за давние годы, такая бумага станет готовым подтверждением заработка. Удалять эти документы из базы 1С или уничтожать бумажные экземпляры раньше общего срока хранения зарплатных документов не стоит.

Для бухгалтера практический итог простой: пункт «выдать 182н при увольнении» из регламента можно убрать. Вместо него в чек-листе увольнения теперь выписки из отчётности, сданной в фонд.

Чем заменили справку: откуда СФР берёт заработок

Сейчас цепочка выглядит так:

1. Работодатель ежемесячно и ежеквартально отчитывается в СФР — сведения о выплатах и о застрахованных лицах передаются в составе единой отчётности.
2. Фонд накапливает данные о заработке каждого работника по всем его работодателям.
3. Когда наступает страховой случай (болезнь, декрет), СФР считает пособие по своей базе и платит напрямую на счёт работника.

Работодатель со своей стороны передаёт в фонд сведения, нужные для назначения конкретного пособия, — через электронный документооборот с СФР (в 1С это делается в разделе Зарплата, в блоке обмена с фондом). Отдельная бумажная справка в этой схеме не участвует.

Из этого следует практический вывод: корректность пособия теперь зависит не от справки на руках, а от того, что каждый работодатель вовремя сдал отчётность по заработку. Если один из прошлых работодателей сведения не передал, в базе фонда образуется дыра.

Что при увольнении выдают взамен 182н. Пустого места на её месте не осталось — при расчёте работодатель обязан выдать работнику набор выписок из уже сданной в фонд отчётности:

• 🧾 сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) — вместо бумажной трудовой;
• 📊 выписку из персонифицированных сведений о доходах за текущий год;
• 📁 выписку из сведений о стаже, поданных в фонд.

Эти документы 1С формирует там же, в разделе Зарплата, в блоке справок и выписок при увольнении. Заработок для пособий среди них отдельной строкой не выдаётся — он и так уже в фонде.

Если пособие посчитали без учёта прежнего заработка

Такое случается, когда у работника за расчётные два года было несколько мест работы, а данные от одного из них не дошли до фонда. Признак — пособие неожиданно маленькое, близкое к расчёту по МРОТ.

Что делать по шагам:

1. Попросите в СФР расчёт, по каким суммам начислено пособие (выписку о заработке из базы фонда).
2. Сверьте её со своими данными о доходе за два года — зарплатными листками, выписками по карте, старой справкой 182н, если она сохранилась с доковидных лет.
3. Если заработок у прежнего работодателя в базе не отражён, подайте в фонд заявление о пересчёте и приложите имеющиеся подтверждения дохода.

Работодателю в этой ситуации делать ничего не нужно: он отвечает только за свою отчётность. Разбирательством занимаются работник и фонд.

Что делать, если данные о заработке всё-таки нужны

Иногда справка о доходе за два года нужна не для пособия, а для банка, субсидии или собственного контроля. Тогда действуйте по ситуации.

Для работника самый быстрый путь — выписка из СФР через госуслуги: она формируется в электронном виде и заверена фондом, её принимают там, где раньше спрашивали 182н. Заказать выписку можно за несколько минут, не обращаясь ни к прежнему, ни к текущему работодателю, и это главное отличие новой схемы от старой бумажной справки.

Частые вопросы