Аванс в 1С:ЗУП 3.1 — от настройки сотрудника до ведомости и проводок

Аванс в 1С:ЗУП 3.1 начисляют одним из трёх способов, который задан сотруднику при приёме: фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца. Для первых двух сразу создают ведомость с видом выплаты «Аванс». Для третьего сначала проводят документ Зарплата → Начисление за первую половину месяца, а уже потом ведомость.

Типичная ситуация: 14-е число, бухгалтер открывает ведомость, жмёт «Заполнить» — и у половины отдела пустые суммы или аванс больше оклада. Обычно причина в настройках сотрудника или в том, что для расчётного способа забыли провести начисление за первую половину. Настройка делается один раз, а потом аванс каждый месяц занимает пару документов.

Три способа рассчитать аванс в ЗУП 3.1

Способ выбирают для каждого сотрудника отдельно. В одной организации у кого-то может быть фиксированный аванс, у кого-то — процент.

💡 Если в компании много отсутствий в первой половине месяца, выбирайте третий способ. Он сам учтёт отпуск, больничный и приём в середине месяца, а фиксированную сумму придётся править руками.

Есть и юридический довод. Трудовой кодекс требует платить зарплату не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ), а Минтруд в разъяснениях настаивает, что аванс должен соответствовать отработанному времени. Расчёт за первую половину месяца закрывает этот вопрос автоматически.

Где задать аванс сотруднику и дату его выплаты

Дата выплаты в настройках организации

Начните с организации. Откройте Настройка → Организации, карточку нужной организации, вкладку Учетная политика и другие настройки и ссылку Бухучет и выплата зарплаты. Там указываются дата выплаты зарплаты и дата выплаты аванса.

Дату аванса программа подставляет в ведомость и использует при расчёте. Если по коллективному договору аванс 20-го, а в настройках стоит 15-е, ведомости будут создаваться с неправильной датой.

Способ расчёта в кадровом документе

Аванс задаётся там же, где оплата труда:

1. Откройте документ Кадры → Приемы, переводы, увольнения → Прием на работу.
2. Перейдите на вкладку Оплата труда.
3. В блоке аванса выберите способ: фиксированная сумма, процент от тарифа или расчёт за первую половину месяца.
4. Для суммы или процента впишите значение. Для третьего способа ничего вводить не нужно.
5. Проведите документ.

У уже работающих сотрудников способ меняют без нового приёма:

• 📄 документ «Изменение аванса» — когда меняется только аванс, сразу для списка людей;
• 📄 «Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда» — когда вместе с авансом меняется оклад.

Документ «Изменение аванса» удобен при массовой смене правил. Например, руководство решило перевести всех с 40% на расчёт по отработанному времени: подбираете отдел, ставите новый способ и дату, с которой он действует, — и проводите.

Расчёт аванса за первую половину месяца по отработанному времени

Этот способ требует одного дополнительного документа. Зато сумма получается точной.

Шаги

1. Откройте Зарплата → Начисление за первую половину месяца.
2. Создайте документ, укажите месяц и организацию.
3. Нажмите «Заполнить». Попадут сотрудники, у которых выбран расчётный способ аванса.
4. Проверьте колонку отработанных дней и часов и суммы начислений.
5. Проведите документ.

Программа берёт плановые начисления сотрудника — оклад, доплаты, надбавки, которые рассчитываются за первую половину — и считает их пропорционально времени с 1-го по 15-е число по графику работы.

Пример с числами

Оклад 60 000 руб. В месяце 21 рабочий день, из них на первую половину приходится 10.

• 🟢 Весь период отработан: 60 000 / 21 × 10 = 28 571,43 руб.
• 🟡 Три дня больничного в первой половине, отработано 7 дней: 60 000 / 21 × 7 = 20 000,00 руб.
• 🔴 Весь период в отпуске: аванс 0 руб., отпускные уже выплачены отдельно.

Чтобы последние два случая посчитались правильно, больничный и отпуск должны быть введены и проведены до документа за первую половину месяца. Если больничный внесли позже, перезаполните документ за первую половину и проведите его снова — пока не создана ведомость.

Сдельщики и сменный график

У сотрудников со сдельной оплатой или на суммированном учёте аванс зависит от введённых данных: выработки, табеля, графика смен. Ведите их до 15-го числа, иначе программа возьмёт плановое время или ноль.

💡 Если человек принят 10-го числа, программа сама посчитает аванс только за дни с 10-го по 15-е. Это главное преимущество перед фиксированной суммой.

Аванс фиксированной суммой и процентом: выплата ведомостью

Для двух «простых» способов отдельного начисления нет. Сумма появляется прямо в ведомости.

Как создать ведомость на аванс

1. Откройте раздел Выплаты и выберите вид ведомости: в банк, на счета в банк, в кассу или через раздатчика.
2. Создайте документ, укажите месяц начисления.
3. В поле «Выплачивать» выберите «Аванс».
4. Проверьте дату выплаты — она подставится из настроек организации.
5. Нажмите «Заполнить» и проверьте суммы по людям.
6. Проведите ведомость. Для выплаты через банк выгрузите реестр в банк по зарплатному проекту.

Для процентного способа ЗУП считает процент от оклада или тарифа, действующего на месяц аванса. При окладе 60 000 руб. и 50% получится 30 000 руб.

Что проверить перед проведением

• ✅ Нет сотрудников, которые уволены до даты выплаты.
• ✅ Нет людей, которые весь первый полумесяц были в отпуске или на больничном — при фиксированной сумме проверьте, не нужно ли уменьшить их аванс вручную.
• ✅ Совпадает число людей в ведомости и в штате на дату выплаты.
• ✅ Ведомость создана на правильный месяц: аванс за октябрь платится в октябре.

НДФЛ и страховые взносы с аванса

Почему с аванса не удерживают НДФЛ

Датой получения дохода в виде зарплаты считается последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). Аванс в середине месяца — это ещё не доход для НДФЛ. Поэтому налоговый агент не удерживает с него налог, а удерживает весь НДФЛ за месяц при окончательной выплате зарплаты (ст. 226 НК РФ).

В ЗУП 3.1 это работает само: в ведомости с видом «Аванс» сумма налога к удержанию по обычному авансу равна нулю.

Исключения, когда налог появляется

💡 Если дата выплаты аванса выпадает на последний день месяца из-за выходных и переносов, проверьте колонку НДФЛ в ведомости. Программа должна показать налог; если его нет — проверьте дату выплаты в документе.

Взносы

Страховые взносы начисляются на выплаты за месяц целиком, при окончательном расчёте зарплаты. Отдельно с аванса их не считают ни в программе, ни по закону. Платить взносы нужно в общем порядке по итогам месяца.

Проводки по авансу в бухгалтерском учёте

В ЗУП 3.1 бухгалтерских проводок нет. Она передаёт в 1С:Бухгалтерию 3.0 начисления документом «Отражение зарплаты в бухучете» и данные о выплатах. Проводки формируются уже в БП.

Что получится в Бухгалтерии

После аванса у сотрудника на счёте 70 появляется дебетовое сальдо: деньги выплачены, а зарплата ещё не начислена. Это нормально. В конце месяца начисление закроет его, и останется кредитовое сальдо — долг по второй части зарплаты.

Как связать выплату с ведомостью

В списании с расчётного счёта укажите ведомость в табличной части. Если её не выбрать, ЗУП не увидит факт оплаты, и при синхронизации расчёты с сотрудниками разойдутся. Сверку делайте отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» по 70-му счёту с разбивкой по работникам: суммы выплат должны совпасть с ведомостями ЗУП.

Ошибки при начислении аванса и как их найти

Ещё одна частая проблема — исправление ведомости после того, как деньги ушли. Если реестр уже отправлен в банк, не меняйте суммы в проведённой ведомости. Разницу закройте при окончательном расчёте: излишек аванса уменьшит выплату за вторую половину, недоплату программа доплатит сама.

Частые вопросы