Как списать канцелярию и расходники офиса в 1С 8.3

Канцтовары списывают в 1С 8.3 Бухгалтерия документом «Требование-накладная» (раздел Склад или Производство). Проводка — по дебету счёта затрат и кредиту счёта 10: для офиса обычно Дт 26 Кт 10.06, у торговой фирмы — Дт 44 Кт 10.06.

Бумага, ручки, папки и картриджи — это материалы. Пока пачка бумаги лежит на складе, она висит на счёте 10 и в расходы не попадает. В затраты её стоимость уходит только в момент передачи в офис, и оформляет этот факт требование-накладная.

Разберём весь путь: как завести канцелярию в номенклатуре и на какой счёт её приходовать, как списать расходники на хозяйственные нужды, что делать со степлерами и дыроколами, которые служат годами, и как закрыть недостачу или пересортицу по итогам инвентаризации.

Где учитываются канцтовары и на какой счёт их приходовать

Канцелярию принимают к учёту как запасы — на счёте 10 «Материалы». Конкретный субсчёт зависит от учётной политики фирмы, но на практике используют два:

• 📎 10.01 «Сырьё и материалы» — если канцтовары идут в один котёл с прочими материалами;
• 📎 10.06 «Прочие материалы» — более аккуратный вариант именно для хозяйственных и канцелярских нужд.

Счёт учёта программа подставляет автоматически из регистра «Счета учёта номенклатуры» (Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры). Там задаётся правило для вида или группы номенклатуры. Если при поступлении счёт подставился не тот, его можно поправить прямо в строке документа.

Приходуют канцтовары документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Товары (накладная, УПД)». В табличной части указывают номенклатуру, количество и счёт учёта 10. После проведения остаток ляжет на склад — отсюда его и будем списывать.

Единица измерения важнее, чем кажется. Если бумагу приходуют пачками, а в требовании укажут листы — остаток уйдёт в минус. Держите по одной позиции одну единицу: пачка, упаковка или штука.

Списание канцелярии на хозяйственные нужды через требование-накладную

Это основной сценарий: расходники выдали в офис, и их нужно отнести на затраты. Порядок действий:

1. Откройте Склад → Требование-накладная и нажмите «Создать».
2. Укажите дату, организацию и склад, с которого списываете канцтовары.
3. На закладке «Материалы» подберите номенклатуру и укажите количество. Счёт учёта 10.06 подставится сам.
4. Перейдите на закладку «Счёт затрат». Здесь указывается, куда отнести стоимость: счёт 26, подразделение и статья затрат (например, «Канцелярские расходы»).
5. Проведите документ кнопкой «Провести» и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт».

Ключевой момент — закладка «Счёт затрат». Если её не заполнить, программа не поймёт, на какой счёт отнести расход, и выдаст ошибку при проведении. Без заполненного счёта затрат требование-накладная не проведётся.

Статья затрат для канцтоваров должна иметь вид расхода «Материальные расходы» или «Прочие расходы» — это влияет на закрытие месяца и налоговый учёт. Проверить вид можно в самой статье (Справочники → Статьи затрат).

Какие проводки сформируются и чем подтвердить списание

После проведения требования-накладной программа сформирует проводку:

Сумма проводки — это себестоимость списанных канцтоваров. Она считается по методу, заданному в учётной политике (Главное → Учётная политика): по средней или ФИФО. При средней 1С рассчитает скользящую среднюю на момент списания, при ФИФО спишет по партиям в порядке поступления.

Печатные формы. Из требования-накладной печатается унифицированная форма М-11 (Печать → Требование-накладная (М-11)). Этого достаточно как первичного документа для складского учёта.

Многие организации дополнительно оформляют акт на списание материалов — внутренний документ с подписью комиссии, который подтверждает, что канцелярия действительно израсходована, а не просто перемещена. В типовой 1С 8.3 Бухгалтерия отдельного документа «Акт на списание» нет: его либо печатают из требования-накладной (если доработана печатная форма), либо составляют вне программы и прикладывают к требованию. Для налоговой обоснованием расхода служит связка «требование-накладная + внутренний акт».

Степлеры, дыроколы и другая малоценка: передача в эксплуатацию

Бумага и ручки расходуются сразу — их списывают требованием-накладной. А вот степлеры, дыроколы, калькуляторы, настольные органайзеры служат годами. Если списать их стоимость в затраты, а количество нигде не учитывать, через полгода никто не вспомнит, сколько техники реально на руках.

Для такого инвентаря в 1С 8.3 есть документ «Передача материалов в эксплуатацию» (Склад → Спецодежда и инвентарь → Передача материалов в эксплуатацию). Он делает две вещи одновременно:

• списывает стоимость предмета в расходы: Дт 26 Кт 10.09;
• ставит предмет на забалансовый счёт МЦ.04 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности в эксплуатации» — для количественного контроля.

Порядок:

1. Приходуйте инвентарь на счёт 10.09 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» обычным поступлением.
2. Создайте документ «Передача материалов в эксплуатацию», закладка «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».
3. Укажите номенклатуру, количество, физическое лицо (кому выдали) и назначение использования — в нём задаётся способ погашения стоимости и счёт затрат.
4. Проведите. Стоимость уйдёт в расходы, а предмет повиснет на МЦ.04 за материально ответственным лицом.

Когда степлер сломается и его спишут окончательно, оформляют документ «Списание материалов из эксплуатации» — он снимает предмет с забалансового МЦ.04. На проводки по счёту 10 это уже не влияет: стоимость была списана при передаче.

Недостача и пересортица канцтоваров по итогам инвентаризации

Раз в год и при смене МОЛ канцелярию пересчитывают. По факту почти всегда вылезает расхождение: чего-то не хватает, а что-то, наоборот, в избытке. Закрывается это в три шага.

Шаг 1. Инвентаризация. Документ Склад → Инвентаризация товаров. Нажмите «Заполнить → Заполнить по остаткам на складе» — программа подтянет учётное количество. В колонку «Количество фактическое» внесите данные пересчёта. Разницу 1С посчитает сама и покажет отклонения. Из документа печатается опись ИНВ-3 и сличительная ведомость ИНВ-19. Сама инвентаризация проводок не делает — это только фиксация расхождений.

Шаг 2. Недостача. На выявленную нехватку создайте документ Склад → Списание товаров (его можно ввести на основании инвентаризации). Проводка:

Дальше сумму со счёта 94 «Недостачи и потери» относят по назначению: в пределах норм естественной убыли — на расходы (Дт 26 Кт 94), сверх норм при наличии виновного — на него (Дт 73.02 Кт 94), без виновных — на прочие расходы (Дт 91.02 Кт 94). Эти проводки оформляют операцией, введённой вручную.

Шаг 3. Излишки. Если чего-то оказалось больше, оформите Склад → Оприходование товаров на основании инвентаризации. Излишек приходуется по рыночной стоимости: Дт 10.06 Кт 91.01.

Пересортица. Классический случай: вместо синих ручек на складе оказались чёрные, по учёту наоборот. По одной позиции излишек, по другой недостача. В типовой 1С пересортица закрывается взаимозачётом вручную: недостачу по одной номенклатуре и излишек по другой сводят операцией, а не двумя отдельными списаниями и оприходованиями. Если суммы позиций равны, финансового результата не возникает; если нет — разница идёт на 94 или 91.

Как проверить остатки и не загнать склад в минус

Главный отчёт для контроля — оборотно-сальдовая ведомость по счёту 10 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту). Задайте счёт 10.06, период и разверните по номенклатуре и складам. Видно приход, расход и остаток по каждой позиции.

Что проверять:

• 🔴 Красные (отрицательные) остатки в ОСВ — списали больше, чем было на складе. Причина почти всегда в единицах измерения или в списании раньше даты прихода.
• 🔴 Висящий остаток по давно израсходованным позициям — канцелярию получили, но требование-накладную забыли провести.
• 🟢 Нулевой остаток при закрытии месяца — норма для расходников, если всё списано.

Отследить движения конкретной пачки бумаги помогает отчёт «Карточка счёта» по счёту 10.06 с отбором по номенклатуре — он покажет каждый приход и расход по порядку.

Частые ошибки при списании канцтоваров

• Списание в минус. Остатка на складе нет, а требование проводят. Сначала проведите поступление, потом списание — порядок по датам имеет значение.
• Канцелярия висит на 10 месяцами. Получили, но не списали. На конец месяца на счёте 10.06 не должно оставаться израсходованных расходников.
• Расход отнесён не на тот счёт. Канцтовары для офиса — это 26, а не 44, если фирма не торговая. Неверный счёт исказит себестоимость и структуру расходов.
• Инвентарь списан как расходник. Степлеры и калькуляторы ушли сразу в затраты без постановки на МЦ.04 — контроль над имуществом потерян.
• Статья затрат с неверным видом расхода. Из-за этого канцелярия может не попасть в налоговые расходы или закрыться не на тот счёт при закрытии месяца.

Частые вопросы