Как начислить и выплатить зарплату сотрудникам в 1С:ЗУП 8.3

Полный цикл выплаты в 1С:ЗУП 8.3 — это четыре документа подряд: начисление, ведомость, перечисление и подтверждение выплаты. Начисление делается в разделе Зарплата, ведомости и выплата — в разделе Выплаты. НДФЛ программа удерживает в момент выплаты, поэтому порядок действий жёсткий: сначала рассчитать, потом сформировать ведомость , и только затем отправить деньги.

Ниже — весь маршрут от настройки учётной политики до сдачи уведомления по НДФЛ. Пути указаны для конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» в интерфейсе «Такси». Для аванса и для окончательного расчёта логика одинаковая, разница только в документе-основании.

Что настроить до первого расчёта

Перед начислением проверьте три настройки организации. Они задают, как и когда программа будет формировать ведомости.

Откройте Настройка → Организации, выберите организацию и перейдите по ссылке Учётная политика и другие настройки → Бухучёт и выплата зарплаты. Здесь важны поля:

• 💰 Выплата зарплаты — через банк (зарплатный проект), перечислением на карты по заявлениям сотрудников, через кассу или через раздатчика. От этого зависит, какой тип ведомости будет доступен.
• 📅 Дата выплаты зарплаты и дата выплаты аванса — число месяца. По ТК РФ зарплата выдаётся не реже чем каждые полмесяца, окончательный расчёт — не позднее 15 календарных дней после окончания месяца.
• 🧮 Способ расчёта аванса — фиксированной суммой, процентом от тарифа или расчётом за первую половину месяца.

Если платите на карты через банк, заполните зарплатный проект: Выплаты → Зарплатные проекты. В карточке проекта указывается банк, номер договора и формат файла обмена. Лицевые счета сотрудников вводятся там же через документ Ввод лицевых счетов либо загружаются реестром из банка.

Начисление зарплаты и аванса

Выплата за первую половину месяца (аванс) оформляется документом Начисление за первую половину месяца в разделе Зарплата. Укажите организацию, месяц и дату, нажмите Заполнить. Программа подтянет сотрудников и рассчитает суммы по выбранному в настройках способу.

Окончательный расчёт за месяц делается документом Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата → Начисления). Порядок:

1. Создайте документ, укажите месяц начисления и нажмите Заполнить.
2. Проверьте закладку Начисления — оклад, премии, надбавки, отработанное время.
3. Пройдите по остальным закладкам: Пособия (больничные, пособия от СФР), Удержания (алименты, профвзносы, удержания по займам), НДФЛ, Взносы, Займы.
4. Проведите документ.

На закладке НДФЛ видно, сколько налога исчислено по каждому сотруднику. На закладке Взносы — страховые взносы по единому тарифу (с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России, СФР; взносы считаются единой суммой с предельной базой).

Не выплачивайте зарплату до того, как проведён документ начисления. Если отправить деньги раньше, НДФЛ встанет не к тому периоду, и в отчётности появятся расхождения.

НДФЛ и удержания: как это считается при выплате

С 2023 года датой получения дохода в виде зарплаты считается день её фактической выплаты. Поэтому НДФЛ удерживается и с аванса, и с окончательной суммы — при каждой выплате, а не один раз в конце месяца.

Как это выглядит на практике:

• Выплатили аванс — программа удержала НДФЛ с аванса.
• Выплатили зарплату за вторую половину — удержала НДФЛ с этой части.
• Срок перечисления налога в бюджет зависит от даты выплаты (подробнее — в разделе про отчётность).

Прочие удержания (алименты, займы, материальная ответственность) рассчитываются в документе начисления и уменьшают сумму к выдаче. Исполнительные листы заводятся через Зарплата → Алименты и другие удержания, чтобы программа сама удерживала нужный процент и контролировала лимит.

Стандартные вычеты (на детей и личные) программа применяет при расчёте НДФЛ автоматически, если они заведены в карточке сотрудника на закладке Налог на доходы. Если вычет не применился, проверьте, введено ли заявление и не превышен ли лимит дохода с начала года. Сумму применённого вычета видно в расшифровке НДФЛ по сотруднику внутри документа начисления.

Прикинуть сумму на руки, НДФЛ и нагрузку на фонд оплаты труда можно до начисления:

Ведомость на выплату: в банк, на карты или в кассу

Ведомость — это документ, который фиксирует, кому и сколько выплачивается. Без неё перечислить деньги из ЗУП нельзя. Тип ведомости соответствует способу выплаты:

Все они находятся в разделе Выплаты. Порядок одинаковый:

1. Создайте ведомость нужного типа.
2. Выберите месяц, организацию и в поле Выплачивать — что выплачиваем: зарплату, аванс, отпуск, больничный или окончательный расчёт.
3. Нажмите Заполнить. Строки заполнятся суммами к выплате с уже удержанным НДФЛ.
4. Проверьте итог и проведите документ.

Отдельно стоит межрасчётная выплата. Отпускные, разовые премии и больничные часто выдаются не в общий день зарплаты, а сразу после расчёта. В этом случае создаётся отдельная ведомость с соответствующим значением в поле Выплачивать — например, Отпуск по документу. Так выплата привязывается именно к своему документу-основанию, а НДФЛ встаёт в отчётность по дате этой выплаты, а не по дате основной зарплаты. Отпускные по закону выдаются не позднее чем за три дня до начала отпуска, поэтому их почти всегда выплачивают отдельной ведомостью.

Перечисление зарплаты через банк и реестры

Когда ведомость в банк проведена, из неё формируется файл для зарплатного проекта. В документе Ведомость в банк есть команда выгрузки файла (обычно кнопка Оплатить или Выгрузить файл) — она создаёт реестр в формате банка. Этот файл загружается в клиент-банк или в личный кабинет банка, после чего деньги уходят на карты сотрудников.

Последовательность при зарплатном проекте:

1. Провели Ведомость в банк.
2. Выгрузили файл-реестр из ведомости.
3. Загрузили реестр в банк, провели платёж на общую сумму.
4. Банк прислал подтверждение о зачислении — загрузите его обратно в ЗУП, чтобы подтвердить выплату.

Отдельное платёжное поручение на перечисление НДФЛ в бюджет формируется уже в бухгалтерской программе на Едином налоговом счёте (ЕНС). ЗУП сам банковские платёжки не отправляет — он отвечает за расчёт и реестры, а движение денег идёт через 1С:Бухгалтерию или клиент-банк.

При обмене по зарплатному проекту ЗУП отслеживает статус каждого платежа. После выгрузки реестр считается отправленным, после подтверждения из банка — зачисленным. Пока подтверждение не загружено, выплата числится неподтверждённой. Загрузка ответного файла из банка выполняется из того же журнала обмена, через который выгружался реестр.

Срок перечисления удержанного НДФЛ в бюджет привязан к дате выплаты дохода. По выплатам с 1-го по 22-е число налог перечисляется до 28-го числа этого же месяца, по выплатам с 23-го по последнее число — до 5-го числа следующего месяца. Налог уходит на Единый налоговый счёт, а до его списания подаётся уведомление об исчисленных суммах (о нём — ниже).

Выплата зарплаты наличными через кассу

Если платите наличными, оформите Ведомость в кассу в разделе Выплаты. Она служит основанием для кассовых документов.

Два варианта оформления выдачи:

• По расходному кассовому ордеру (РКО) — на каждого сотрудника отдельно или общей суммой. РКО создаётся в 1С:Бухгалтерии на основании ведомости.
• По платёжной ведомости Т-53 — печатается прямо из ЗУП, сотрудники расписываются в получении, в конце оформляется один РКО на выданную сумму.

Срок выдачи зарплаты наличными — не более 5 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Если сотрудник не явился за деньгами, неполученная сумма депонируется: в ведомости напротив него ставится отметка о депонировании, а деньги возвращаются на расчётный счёт.

Депонированную сумму позже выдают отдельным кассовым ордером, когда сотрудник за ней придёт. НДФЛ при депонировании уже удержан — он не зависит от факта получения наличных, поэтому пересчитывать налог при выдаче депонента не нужно.

Что сдать после выплаты зарплаты

Выплата зарплаты порождает несколько обязанностей по отчётности. Основные:

• 🧾 Уведомление об исчисленных суммах НДФЛ — подаётся дважды в месяц: до 25-го числа за период с 1-го по 22-е и до 3-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число. Формируется в бухгалтерской программе по данным о выплатах.
• 📄 6-НДФЛ — ежеквартально, отражает начисленный и удержанный налог по срокам перечисления.
• 📊 РСВ (расчёт по страховым взносам) — ежеквартально.
• 👥 Персонифицированные сведения о физлицах — ежемесячно, до 25-го числа.
• 📁 ЕФС-1 — при кадровых событиях и по итогам периодов, подаётся в СФР.

Для самопроверки удобны отчёты раздела Зарплата → Отчёты по зарплате: «Расчётные листки», «Анализ зарплаты по сотрудникам», «Задолженность по зарплате». Отчёт по задолженности показывает, не осталось ли невыплаченных сумм после проведения ведомостей.

Типичные ошибки при выплате зарплаты в ЗУП

Ошибки, из-за которых суммы или НДФЛ встают неверно:

• ❌ Ведомость заполнена до проведения начисления. Суммы к выплате не подтянутся или подтянутся старые. Всегда сначала проводите Начисление зарплаты и взносов.
• ❌ Дата ведомости раньше даты выплаты. НДФЛ привяжется не к тому периоду отчётности. Ставьте в ведомости реальную дату перечисления денег.
• ❌ Способ выплаты у сотрудника не совпадает с типом ведомости. Человек с настройкой «наличными» не попадёт в ведомость в банк — проверьте карточку сотрудника.
• ❌ Не загружено подтверждение из банка. Без него выплата по зарплатному проекту считается неподтверждённой, и это искажает отчёт по задолженности.
• ❌ Аванс вычитают вручную. Программа учитывает его сама — ручная корректировка приводит к двойному вычету.