Где в 1С 8.3 увидеть, сколько товара на складе, денег на счёте и кто кому должен

В 1С:Бухгалтерии 3.0 остатки быстрее всего смотреть в оборотно-сальдовой ведомости: Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, счёт 41 (товары), 10 (материалы), 50 (касса), 51 (расчётный счёт), 60 или 62 (расчёты). Для товаров по складам есть отдельный отчёт Склад → Ведомость по товарам на складах. В 1С:Управлении торговлей 11 главный отчёт по складу — «Остатки и доступность товаров»: он показывает не только наличие, но и резервы.

Ниже собраны все способы посмотреть остатки в 1С 8.3: от быстрого взгляда при подборе в документ до детального отчёта по регистру. Отдельно разобрано, почему цифры в разных отчётах могут не совпадать.

Сначала определите, какой остаток вам нужен

Слово «остаток» в 1С значит разное. От ответа зависит, какой отчёт открывать.

Ещё два вопроса перед отчётом:

• 📅 На какую дату. Остаток на начало дня и на конец дня — разные числа, если в этот день были движения.
• 🏬 По какому разрезу. Общий остаток по организации, по складу, по одной позиции, по партии.

Остатки товаров на складе через стандартные отчёты

Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41

Это основной инструмент бухгалтера в БП 3.0. Порядок:

1. Откройте Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Укажите период. Конечное сальдо считается на конец последнего дня периода.
3. Выберите счёт 41 (или субсчёт 41.01).
4. Нажмите Показать настройки. На вкладке показателей включите флажок «Количество» рядом с «БУ».
5. На вкладке группировки оставьте «Номенклатура», при необходимости добавьте «Склады».
6. Нажмите Сформировать.

В колонке «Сальдо на конец периода» по каждой позиции будет два числа: сумма и количество. Если включён учёт по партиям, можно добавить группировку по партиям и увидеть, из каких поступлений сложился остаток.

Ведомость по товарам на складах

В БП 3.0 отчёт открывают в разделе Склад, группа отчётов. Он удобнее ОСВ, когда нужен складской взгляд:

• 🏬 сразу показывает склады и номенклатуру;
• 🔢 даёт начальный остаток, приход, расход и конечный остаток;
• 🗂 позволяет поставить отбор по группе номенклатуры.

Данные те же, что в ОСВ по 41 и 10 счёту. Разница в подаче: ведомость не требует думать про субсчета и показатели.

Складские отчёты в УТ 11

В Управлении торговлей отчёты по остаткам лежат в разделе Склад и доставка, группа отчётов. Два основных:

• «Остатки и доступность товаров» — сколько есть, сколько зарезервировано, сколько свободно.
• «Ведомость по товарам на складах» — движение товара за период: было, пришло, ушло, осталось.

В УТ 11 складской учёт ведётся отдельно от финансового. Количество на складе здесь не зависит от того, как бухгалтер закроет месяц.

Денежные остатки и взаиморасчёты

Касса и расчётный счёт

В БП 3.0 остаток денег проверяют той же ОСВ:

1. Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.
2. Счёт 50 для кассы, 51 для рублёвых счетов, 52 для валютных.
3. Если расчётных счетов несколько, оставьте группировку по субконто «Банковские счета».
4. Сформируйте отчёт на нужную дату.

Для кассы удобен и кассовый отчёт по журналу ПКО и РКО в разделе Банк и касса. Там же в списке банковских выписок видно поступления и списания за выбранный день.

Долги покупателей и поставщикам

Счёт 62 показывает расчёты с покупателями, 60 — с поставщиками. Порядок такой же, как для денег, с двумя отличиями:

• 👥 группировка по контрагентам и договорам;
• ⚖️ в настройках включите развёрнутое сальдо. Без него аванс одного покупателя «съест» долг другого, и итог будет неверным.

Как читать результат по счёту 62:

По счёту 60 наоборот: кредит — ваш долг поставщику, дебет — выданный аванс.

Для сверки с конкретным контрагентом есть документ «Акт сверки взаиморасчётов» в разделах Продажи и Покупки. Он заполняется из тех же данных и сразу даёт печатную форму для отправки.

В УТ 11 задолженность клиентов и перед поставщиками смотрят в отчётах по расчётам в разделах продаж и закупок. Там долг виден по заказам и накладным, а не только по договорам.

Быстрый просмотр остатка без формирования отчёта

Отчёт нужен не всегда. Менеджеру часто достаточно узнать, есть ли товар, прямо в работе.

В форме подбора документа

В документах продажи и перемещения есть кнопка Подбор. В открывшейся форме у каждой позиции видна колонка с остатком по складу из шапки документа. Это самый быстрый способ: склад уже выбран, остаток показывается на дату документа.

Из карточки номенклатуры

Откройте карточку товара. В УТ 11 на панели навигации карточки есть переходы к отчётам и связанным данным по этой позиции: оттуда можно открыть остатки только по выбранному товару, без отбора вручную.

В БП 3.0 карточка номенклатуры остатков не показывает. Быстрый путь — из карточки открыть отчёт по движению номенклатуры, либо сформировать ОСВ по 41 с отбором по этой позиции.

Через отбор в отчёте

Любой отчёт по остаткам можно сузить до одной позиции:

1. Нажмите Показать настройки.
2. На вкладке отборов добавьте поле «Номенклатура».
3. Выберите товар и сформируйте отчёт.

Сохраните вариант отчёта с этим отбором, если смотрите одну и ту же группу товаров каждый день.

Резервы и свободный остаток в УТ 11

В Бухгалтерии резервов нет: товар либо на складе, либо списан. В УТ 11 остаток делится на части.

Логика отчёта «Остатки и доступность товаров»:

Пример. На складе 120 штук. Под заказы зарезервировано 45, к отгрузке оформлено 30. Доступно 120 − 45 − 30 = 45 штук. Менеджер, который смотрит только «В наличии», пообещает клиенту сотню и подведёт его.

Резерв появляется из строк заказа клиента. В каждой строке выбирается вариант обеспечения: резервировать на складе, отгрузить, не обеспечивать и другие. Если резервы «висят» по старым закрытым заказам, свободный остаток занижен.

Найти заказы, которые держат товар, можно расшифровкой: дважды щёлкните по числу в колонке «В резерве». Откроется список документов, из которых сложилась цифра.

Детальный анализ через универсальный отчёт и регистры

Когда стандартный отчёт не даёт нужного разреза, остаётся прямой доступ к регистрам.

Универсальный отчёт в БП 3.0

Отчёт открывают в разделе Отчеты, группа стандартных отчётов. В шапке выбирают:

1. Тип данных — «Регистр бухгалтерии » или «Регистр накопления».
2. Объект — конкретный регистр.
3. Таблицу — «Остатки», «Обороты» или «Остатки и обороты».

Затем через Показать настройки выбирают группировки, отборы и поля. Так строят любые сводки: остаток по складам в разрезе ставок НДС, по партиям поступления, по дате прихода.

Регистры через «Все функции»

Регистры накопления хранят «сырые» данные, из которых строятся отчёты. Чтобы открыть их напрямую:

1. Откройте главное меню (кнопка с тремя полосками слева вверху), Сервис → Параметры.
2. Включите флажок «Отображать команду “Все функции”».
3. В главном меню выберите Все функции, ветку «Регистры накопления».
4. В УТ 11 откройте регистр «Товары на складах» или «Свободные остатки».

Список регистра показывает движения: какой документ, когда и сколько добавил или убрал. Для поиска ошибки это лучший инструмент.

Регистры только смотрите. Править движения вручную нельзя: следующий же перепровод документа их перезапишет, а связанные отчёты разойдутся.

Почему остатки не совпадают и где искать ошибку

Расхождения бывают трёх видов: отрицательный остаток, разница между отчётами и разница с фактом на складе.

Отрицательные остатки

Минус в ОСВ по 41 значит, что товар списали раньше, чем оприходовали. Типичные причины:

• 📅 поступление введено датой позже реализации;
• 🏬 товар пришёл на один склад, а продан с другого;
• 📄 приходный документ записан, но не проведён;
• 🔁 одна позиция заведена в справочнике дважды, приход на одну карточку, расход на другую.

В БП 3.0 программа может разрешать списание без остатка. Настройка находится в Администрирование → Проведение документов. Если флажок разрешения стоит, 1С проведёт продажу и при нулевом остатке.

Отчёты показывают разное

Расхождение с фактом

Если в программе 50 штук, а на полке 47, проблема в учёте движения, а не в отчёте. Проведите инвентаризацию: документ «Инвентаризация товаров» заполняется учётными остатками, кладовщик вносит факт, разница уходит в списание или оприходование.

Для проверки целиком в БП 3.0 есть «Экспресс-проверка ведения учёта» в разделе Отчеты. Она находит отрицательные остатки по счетам, непроведённые документы и другие типовые нарушения.

Частые вопросы