Авансы в 1С 8.3: от поступления денег до зачёта и НДС

Аванс в 1С 8.3 проводят обычным платёжным документом: деньги от покупателя падают на счёт 62.02, а перечисленная поставщику предоплата — на счёт 60.02. Главное — правильно указать вид операции и договор, тогда программа сама разнесёт оплату на нужный субсчёт и подтянет зачёт при отгрузке.

Разберём обе стороны: как оформить полученный аванс от покупателя и выданный аванс поставщику, какие проводки формируются, что делать с НДС и как настроить автоматическую регистрацию счетов-фактур. Примеры — на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» ред. 3.0, интерфейс «Такси».

Два вида авансов и какой документ выбирать

Направление денег определяет и субсчёт, и документ, которым проводят оплату.

• 💰 Аванс от покупателя (полученный) — покупатель заплатил раньше отгрузки. Проводят документом Поступление на расчётный счёт с видом операции Оплата от покупателя либо Поступление наличных.
• 📤 Аванс поставщику (выданный) — вы заплатили до получения товара или услуги. Проводят документом Списание с расчётного счёта с видом операции Оплата поставщику.

Признак аванса 1С определяет сама: если на момент оплаты по договору ещё нет реализации или поступления, сумма садится на авансовый субсчёт (62.02 или 60.02). Как только появляется отгрузка, программа переносит деньги на расчётный субсчёт (62.01, 60.01).

Как провести аванс от покупателя: пошагово

Деньги пришли на расчётный счёт до отгрузки. Порядок действий.

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки.
2. Создайте документ Поступление (или загрузите выписку из клиент-банка).
3. Вид операции — Оплата от покупателя.
4. Заполните контрагента, договор, сумму и ставку НДС.
5. В поле Счёт расчётов оставьте 62.01, в поле Счёт авансов — 62.02. Разносить вручную не нужно: 1С сама определит, что это аванс.
6. Проведите документ.

Проводка по поступлению аванса:

Если покупатель внёс деньги в кассу, используйте Банк и касса → Кассовые документы → Поступление наличных с тем же видом операции. Проводка будет Дт 50 Кт 62.02.

После проведения оплаты встаёт вопрос НДС и счёта-фактуры на аванс — об этом ниже отдельный раздел. Выставить счёт-фактуру можно сразу из документа поступления по кнопке Создать на основании → Счёт-фактура выданный, но на практике удобнее формировать их пачкой регламентной обработкой, особенно если авансов много.

Если на часть аванса отгрузка уже была, а на часть нет, разносить ничего не нужно: 1С распознаёт аванс по текущему остатку расчётов на дату платежа, а не по сумме всей сделки.

Аванс поставщику: оформление и проводки

Здесь зеркальная схема. Вы перечисляете предоплату до поступления товаров или услуг.

1. Зайдите в Банк и касса → Банковские выписки.
2. Создайте Списание или загрузите платёжку из банка.
3. Вид операции — Оплата поставщику.
4. Укажите контрагента, договор, сумму.
5. Счёт расчётов 60.01, счёт авансов 60.02 — программа сама определит аванс.
6. Проведите.

Проводка по выданному авансу:

Если поставщик — плательщик НДС и выдал счёт-фактуру на аванс, вы вправе принять налог к вычету, не дожидаясь поставки. Для этого на основании списания создают Счёт-фактура полученный с кодом вида операции для аванса. Появится проводка Дт 68.02 Кт 76.ВА.

Если вы вычет заявили, то при поступлении товара налог с аванса обязательно восстанавливается — программа формирует это в составе проводок по поступлению или при закрытии месяца через помощник по учёту НДС. Восстановление идёт проводкой Дт 76.ВА Кт 68.02 на сумму, которая была принята к вычету. Пропустить этот шаг нельзя: иначе один и тот же НДС уйдёт в вычет дважды.

Зачёт аванса при отгрузке и поступлении

Зачёт — это перенос ранее полученной (или выданной) предоплаты с авансового субсчёта на расчётный в момент реализации или поступления. В 1С он по умолчанию автоматический.

В документах Реализация и Поступление есть параметр Зачёт авансов. Открыть его можно по ссылке с текстом вида «Расчёты» или кнопкой в шапке документа. Варианты:

• Автоматически — 1С сама найдёт непогашенные авансы по договору и зачтёт их (режим по умолчанию, подходит в большинстве случаев).
• По документу — зачитывается только указанный платёж. Нужен, когда по договору несколько авансов и зачесть надо конкретный.
• Не зачитывать — аванс остаётся на 62.02/60.02, расчёты пойдут отдельно.

При продаже товара покупателю, от которого был аванс, формируется такой набор проводок:

При поступлении товара от поставщика, которому платили авансом:

Сквозной пример. Покупатель внёс аванс 120 000 ₽, затем вы отгрузили товар на 180 000 ₽ (в т. ч. НДС 20 %). При проведении реализации 1С автоматически зачтёт Дт 62.02 Кт 62.01 на 120 000 ₽, а остаток 60 000 ₽ останется долгом покупателя на 62.01. По расчётам с контрагентом всё сойдётся без ручных корректировок.

Если зачёт не произошёл автоматически, чаще всего виноват разный договор в оплате и в отгрузке либо режим Не зачитывать, выставленный вручную. Проверьте оба документа. Второй по частоте случай — зачёт не на ту сумму, когда по одному договору несколько авансов: тогда переключите режим на По документу и укажите нужный платёж вручную.

НДС с полученного аванса: расчёт и счёт-фактура

Получив предоплату, продавец на ОСНО обязан исчислить НДС в тот же квартал — по расчётной ставке 20/120 или 10/110 (НК РФ, ст. 167). Налог начисляется проводкой Дт 76.АВ Кт 68.02.

Пример. Покупатель перечислил аванс 120 000 ₽, товар облагается по ставке 20 %. НДС с аванса = 120 000 × 20 / 120 = 20 000 ₽. После отгрузки этот НДС принимается к вычету: Дт 68.02 Кт 76.АВ (ст. 171–172).

Посчитать налог с конкретной суммы можно здесь:

В 1С счёт-фактуру на аванс не заводят вручную по каждому платежу — для этого есть регламентная обработка. Откройте Банк и касса → Счета-фактуры на аванс, задайте период и нажмите Заполнить. Программа подберёт все авансы, по которым ещё не выставлен документ, и кнопкой Выполнить сформирует счета-фактуры пачкой.

Настройки, которые упрощают работу с авансами

Поведение программы задаётся в учётной политике и параметрах НДС. Загляните в Главное → Налоги и отчёты → НДС.

Ключевой параметр — Порядок регистрации счетов-фактур на аванс. Варианты:

Выбор влияет на то, какие авансы попадут в обработку Счета-фактуры на аванс. Неверная настройка — частая причина, по которой документы «не заполняются».

Что ещё помогает:

• ✅ Загрузка выписки из клиент-банка — платежи подтягиваются пачкой, авансы распознаются автоматически.
• ✅ Регламентная регистрация счетов-фактур раз в день или перед закрытием месяца.
• ✅ Помощник по учёту НДС (Отчёты → НДС → Отчётность по НДС) — прогоняет регламентные операции по порядку и показывает, где авансовый НДС не закрыт.

Как проверить, что авансы разнесены верно

Перед сдачей отчётности сверьте авансовые субсчета. Сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для 62.02 и 60.02 с группировкой по контрагентам и договорам.

На что смотреть:

• 🔎 Остаток на 62.02 — это непогашенные авансы покупателей. Если аванс давно закрыт отгрузкой, но висит — не прошёл зачёт.
• 🔎 Остаток на 60.02 — ваши авансы поставщикам, по которым ещё не было поступления.
• 🔎 Счёт 76.АВ — начисленный НДС с полученных авансов. Остаток должен соответствовать незакрытым авансам.
• 🔎 Счёт 76.ВА — НДС, принятый к вычету с выданных авансов (если вы этим пользуетесь).

Расхождение по 76.АВ и 62.02 обычно означает, что счёт-фактура на аванс не выставлена или налог не начислен. Запустите обработку Счета-фактуры на аванс ещё раз за нужный период.

Типичные ошибки при учёте авансов

Самые частые промахи, из-за которых путается НДС и не сходится отчётность.

• Не указан договор в оплате. Платёж повисает «без привязки», зачёт не срабатывает, аванс не распознаётся. Откройте документ оплаты и заполните поле Договор.
• Разные договоры в оплате и отгрузке. 1С зачитывает авансы строго в рамках одного договора. Если менеджер завёл отгрузку на другой договор, предоплата останется на 62.02.
• Забыли выставить счёт-фактуру на аванс. НДС с полученной предоплаты не начислен — занижена база. Прогоните регламентную обработку за квартал.
• Вручную выставлен режим Не зачитывать. Расчёты задваиваются: и аванс висит, и долг по отгрузке растёт. Проверьте параметр Зачёт авансов в реализации.
• Приняли к вычету НДС с выданного аванса, но не восстановили при поступлении. При получении товара налог с аванса обязательно восстанавливается: Дт 76.ВА Кт 68.02. Иначе вычет задвоится.

Аванс по договору, по зарплате и подотчётный — не путайте

Слово «аванс» в 1С встречается в трёх разных смыслах, и учитываются они по-разному. Если вы искали не предоплату по сделке, вот ориентир.

• 🧾 Аванс по договору поставки (о нём вся статья) — предоплата покупателя или поставщику, счета 62.02 и 60.02, оформляется через банк или кассу.
• 👷 Аванс по зарплате — выплата за первую половину месяца. Проводят в разделе Зарплата и кадры, субсчёт 70. К счетам 62/60 отношения не имеет; в «1С:Бухгалтерии» рассчитывается при упрощённом учёте зарплаты, полноценно — в «1С:ЗУП».
• 💼 Подотчётный аванс — деньги, выданные сотруднику под отчёт на хозяйственные расходы или командировку. Учитываются на счёте 71, закрываются авансовым отчётом.

Проводки и зачёт, описанные выше, относятся только к первому случаю — предоплате по договору.