Договор с контрагентом в 1С 8.3: от карточки до проверки расчётов
Содержание
Договор в 1С 8.3 Бухгалтерии заводят в карточке контрагента: откройте Справочники → Контрагенты, выберите нужного контрагента и перейдите по ссылке «Договоры» → кнопка «Создать». Главное в карточке — правильно выбрать вид договора (с поставщиком или с покупателем): от него зависит, подставится ли договор в документ и как лягут проводки.
Разберём по шагам, как создать договор с контрагентом, какие реквизиты заполнить, как задать валюту и счета учёта расчётов, где отразить изменение условий и как потом проверить взаиморасчёты. Всё — на примере «Бухгалтерии предприятия 3.0» с интерфейсом «Такси»; в «Управлении торговлей» и ЗУП логика справочника похожа, но часть путей отличается.
С чего начать: контрагент и справочник договоров
Договор в 1С не существует сам по себе — он всегда подчинён контрагенту. Поэтому сначала должна быть заведена карточка контрагента , а уже внутри неё — список договоров.
Открыть договоры можно двумя путями:
- 📁 из карточки контрагента — ссылка «Договоры» в верхней части формы (рядом с «Банковские счета» и «Документы»);
- 📂 через общий справочник —
Справочники → Договоры: здесь видны договоры всех контрагентов сразу, удобно для поиска и массовой проверки.
Если контрагента в базе ещё нет, заводят его первым: Справочники → Контрагенты → «Создать». Введите ИНН — программа предложит заполнить наименование, КПП и адрес автоматически, если подключена интернет-поддержка. Без неё реквизиты вносят вручную из карточки партнёра или выписки ЕГРЮЛ.
Для каждого контрагента можно создать сколько угодно договоров — отдельно на поставку, отдельно на услуги, отдельно в другой валюте. Один договор на все операции заводить не обязательно, а иногда и вредно: по разным видам деятельности удобнее видеть расчёты раздельно.
Когда контрагент открыт, переходите по ссылке «Договоры» и нажимайте «Создать» — откроется пустая карточка нового договора.
Как создать договор и выбрать его вид
Вид договора — первое и самое важное поле. 1С использует его, чтобы понять, можно ли подставить договор в конкретный документ. В реализацию подставятся только договоры вида «С покупателем», в поступление — «С поставщиком». Ошибётесь здесь — договор просто не появится в списке выбора.
Основные виды в «Бухгалтерии 3.0»:
| Вид договора | Когда выбирать |
|---|---|
| С поставщиком | закупка товаров, материалов, услуг; расчёты по счёту 60 |
| С покупателем | продажа товаров, работ, услуг; расчёты по счёту 62 |
| С комиссионером (агентом) на продажу | вы отдаёте товар на реализацию посреднику |
| С комитентом (принципалом) на продажу | вы сами продаёте чужой товар как посредник |
| С комиссионером / комитентом на закупку | посреднические схемы при покупке |
| Прочее | расчёты, не попадающие в категории выше (например, по счёту 76) |
Если организация и покупает у контрагента, и продаёт ему, заведите два договора с разными видами — «С поставщиком» и «С покупателем». Один договор обе роли не совмещает.
После выбора вида задайте:
- Наименование — произвольный текст, под которым договор будет виден в списках. Пишите так, чтобы узнать с одного взгляда: «Поставка материалов №14» лучше, чем «Основной».
- Номер и дату — как в бумажном договоре. Эти реквизиты попадают в печатные формы счетов и актов.
- Срок действия — необязателен, но помогает: по истечении срока договор можно пометить как недействующий, чтобы он не мешался в списках выбора.
Организация и контрагент в карточке договора должны совпадать с теми, что указаны в документах. Если в счёте одна организация, а в договоре другая — договор в документ не подставится.
Реквизиты договора и условия расчётов
Кроме вида и номера, в карточке задают параметры, которые влияют на учёт и на подстановку значений в документы.
- 💱 Валюта расчётов. По умолчанию — валюта регламентированного учёта (рубли). Если расчёты в валюте или в у.е., выберите нужную; тогда в документах появятся поля курса и расчёты пойдут с переоценкой. Валюта договора и валюта документа должны совпадать — иначе документ не проведётся.
- 🏷️ Тип цен. Если по этому контрагенту действует отдельный прайс, укажите тип цен — он подставится в реализацию автоматически. Поле появляется, когда в базе включён учёт по нескольким типам цен.
- 🏦 Банковский счёт. Для договора с поставщиком удобно сразу привязать счёт контрагента, на который платите, — он подставится в платёжное поручение.
- 📄 Скан договора. На закладке с присоединёнными файлами можно прикрепить скан подписанного экземпляра — он будет под рукой у всех, кто работает с документом.
Поля сгруппированы по смыслу, и часть из них показывается только при соответствующих настройках базы. Если нужного поля не видите — проверьте, включена ли функция в Администрирование → Функциональность (название раздела может отличаться между релизами).
Заполняйте реквизиты один раз в карточке — и они будут подставляться во все документы по этому договору. Это экономит время и убирает расхождения между счётом, накладной и актом.
Счета учёта расчётов и их настройка
Проводки по договору формируются на счетах расчётов с контрагентами. Для поставщиков это 60.01 (расчёты за поставку) и 60.02 (авансы выданные), для покупателей — 62.01 (расчёты за реализацию) и 62.02 (авансы полученные).
Эти счета 1С подставляет автоматически из регистра сведений «Счета учёта расчётов с контрагентами». По умолчанию регистр уже заполнен типовыми значениями, поэтому в обычной ситуации вручную счета указывать не нужно — программа сама поставит 60.01/60.02 или 62.01/62.02.
Менять счета учёта стоит только при реальной необходимости:
- расчёты ведутся на счёте 76 («Прочее») — тогда вид договора «Прочее» и счёт меняют вручную в документе;
- нужен отдельный субсчёт для конкретного контрагента или договора — его задают в том же регистре, указав контрагент и/или договор как условие.
Открыть регистр можно из раздела Справочники в группе «Покупатели и поставщики» (ссылка «Счета учёта расчётов с контрагентами»). Правило простое: если не уверены, какой счёт нужен, не меняйте значение по умолчанию — типовые 60 и 62 закрывают почти все расчёты.
Проверить, какие счета реально встали, проще всего по самому документу. Выберите, что вас интересует:
Как отразить изменение условий договора
В «Бухгалтерии 3.0» нет отдельного документа «дополнительное соглашение» — карточка договора одна, и изменения оформляют одним из двух способов. Выбор зависит от того, важно ли сохранить историю прежних условий.
Способ 1. Правка существующей карточки. Подходит, когда меняется реквизит, не влияющий на уже проведённые документы: срок действия, банковский счёт, наименование. Открываете договор, меняете поле, записываете. Прошлые документы при этом не пересчитываются.
Способ 2. Новый договор. Нужен, когда условия меняются существенно — другая валюта, другой тип цен, принципиально иной предмет. Прежний договор помечают как недействующий (снимают срок или ставят отметку в наименовании), создают новый и дальше работают по нему. Так в расчётах видно, где заканчивается старое соглашение и начинается новое.
Сам текст допсоглашения хранят рядом: прикрепите скан к карточке договора через присоединённые файлы. Бумажное допсоглашение в 1С не «проводится» — оно влияет только на то, какие суммы и условия вы вносите в документы.
Не удаляйте и не перезаписывайте договор, по которому уже есть проведённые документы, если хотите сохранить историю. Удаление возможно только через пометку на удаление и контроль ссылок — 1С не даст стереть договор, на который ссылаются документы.
Контроль расчётов по договорам
После того как по договору прошли документы, расчёты проверяют стандартными отчётами. Взаиморасчёты в «Бухгалтерии 3.0» ведутся в разрезе контрагентов, договоров и документов расчётов, а зачёт авансов выполняется автоматически при проведении.
Два основных инструмента проверки:
- Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Откройте
Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, выберите счёт 60 или 62 и добавьте группировку по субконто «Контрагенты» и «Договоры». Увидите сальдо по каждому договору: дебетовое по 62 — вам должны, кредитовое — аванс покупателя. - Акт сверки взаиморасчётов.
Покупки → Акт сверки расчётовилиПродажи → Акт сверки расчётов. Указываете контрагента, период и, при необходимости, конкретный договор — программа соберёт обороты и выведет расхождение с данными контрагента.
Если по контрагенту «завис» аванс, который не зачёлся с отгрузкой, почти всегда причина в договоре: оплата прошла по одному договору, а реализация — по другому. Сведите их на один договор или сделайте корректировку долга
(Операции → Корректировка долга), чтобы перенести аванс.
Ещё один полезный разрез — карточка счёта по конкретному договору. Откройте Отчёты → Карточка счёта, выберите счёт 60 или 62 и в отборе укажите контрагента и договор: отчёт покажет каждую операцию по порядку — оплаты, отгрузки, зачёты авансов. По нему удобно разбирать, в какой момент расчёты разошлись и какой документ за это отвечает.
Привычка проверять ОСВ по счёту 60 и 62 с разбивкой по договорам в конце месяца экономит время при сверке: расхождения видно сразу, а не в момент, когда контрагент присылает свой акт.
Типичные ошибки при работе с договорами
Большинство проблем с договорами всплывает не при создании, а когда документ не проводится или расчёты не сходятся. Вот что встречается чаще всего и как это чинить.
- ❌ Неверный вид договора. Договор «С поставщиком» не подставится в реализацию. Симптом — в документе пустой список выбора договоров. Решение: проверьте вид в карточке; если нужен другой — создайте новый договор, поменять вид у договора с движениями нельзя.
- ❌ Разные организации в договоре и документе. Договор заведён на одну организацию, документ оформляют от другой. Договор не появится в выборе. Решение: сверьте поле «Организация».
- ❌ Не совпадает валюта. Документ в рублях, договор в валюте (или наоборот) — проведение даёт ошибку. Решение: приведите валюту документа и договора к одной.
- ❌ Аванс по одному договору, отгрузка по другому. Зачёт не происходит, по контрагенту одновременно висят и долг, и переплата. Решение: оформляйте оплату и отгрузку по одному договору либо выполните корректировку долга.
- ❌ «Основной договор» на всё подряд. Со временем в одном договоре смешиваются поставки, услуги и возвраты — сверка превращается в ребус. Решение: разделяйте договоры по смыслу операций.
Отдельно про удаление: ошибочно созданный договор нельзя стереть напрямую, если на него уже ссылаются документы. Пометьте его на удаление (правая кнопка → «Пометить на удаление»), а затем запустите Администрирование → Удаление помеченных объектов — программа проверит ссылки и удалит только то, что ничем не связано.