Счёт на оплату покупателю в 1С 8.3: от создания до отправки

Счёт на оплату создаётся в разделе Продажи → Счета покупателям — нажмите «Создать» и заполните контрагента, договор и товары. Это не бухгалтерский документ: проводок он не делает и остатков по счетам учёта не меняет. Задача счёта — передать покупателю реквизиты и сумму, чтобы он оплатил.

На практике спотыкаются не о само создание, а о детали: счёт путают со счётом-фактурой, в печатной форме нет подписи и печати, а шаблон при печати «съезжает». Ниже — как выставить счёт покупателю, добавить факсимиле и QR-код, отправить документ по почте и не наделать типичных ошибок.

Всё показано на 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси». В УТ 11 и УНФ логика та же, отличия по меню вынесены в отдельный раздел.

Где в 1С найти счёт покупателю и что проверить заранее

Журнал счетов лежит в разделе Продажи → Счета покупателям. Отсюда счета создаются, редактируются и печатаются.

До первого счёта стоит один раз закрыть три настройки — без них документ придётся переделывать:

• 🏢 Реквизиты организации. Главное → Организации — расчётный счёт, банк, ИНН/КПП. Именно эти данные уйдут покупателю на оплату.
• ✍️ Логотип, подпись и печать. В карточке организации есть раздел «Логотип и печать»: туда загружают логотип, факсимиле подписи руководителя и главбуха, оттиск печати. Тогда счёт печатается сразу с подписью.
• 💳 Банковские счета. Если расчётных счетов несколько, в счёте можно выбрать нужный — проверьте, что все заведены.

Как выставить счёт покупателю: пошаговый разбор

Порядок действий простой, но важна последовательность — особенно по НДС и сроку оплаты.

1. Откройте Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать».
2. В поле «Контрагент» выберите покупателя. Если его ещё нет в базе — добавьте карточку, по ИНН реквизиты подтянутся из сервиса проверки контрагентов.
3. Проверьте «Договор». Для нового контрагента 1С предложит создать договор с видом «С покупателем». От договора зависит тип цен и валюта.
4. Укажите «Банковский счёт» организации, на который ждёте оплату, и при необходимости поле «Оплата до» — срок действия счёта.
5. В табличной части кнопкой «Добавить» подберите номенклатуру, укажите количество и цену. Если в договоре задан тип цен, цена подставится сама.
6. Выставьте ставку НДС. Проверьте, что сумма считается как нужно: «НДС сверху» и «НДС в сумме» дают разный итог — ошибка здесь приведёт к неверной сумме к оплате.
7. При необходимости добавьте скидку или комментарий для покупателя — например, условия поставки или назначение платежа.
8. Нажмите «Провести и закрыть».

Отдельно про валюту. Если расчёты идут в иностранной валюте, она берётся из договора — завести валютный договор нужно заранее, иначе сумму придётся пересчитывать вручную. Для рублёвых продаж менять ничего не надо.

Табличную часть можно заполнять не только вручную: кнопка «Заполнить» или «Подбор» открывает список номенклатуры с остатками и ценами, откуда позиции переносятся в счёт пачкой. Это удобнее, когда в счёте десяток строк.

После проведения счёт появится в журнале. Повторю: движений по бухгалтерским счетам он не создаёт — это нормально, проверять нечего.

Печать счёта: подпись, печать организации и QR-код

Кнопка «Печать» в форме счёта открывает список печатных форм. Базовый вариант — «Счёт на оплату». Если вы заполнили раздел «Логотип и печать» в карточке организации, факсимиле подписи и оттиск печати появятся в документе автоматически — отдельно ничего включать не нужно.

В актуальных релизах печатная форма поддерживает QR-код для оплаты: покупатель наводит камеру банковского приложения и платит без ручного ввода реквизитов. Вариант печати с QR-кодом выбирается в том же меню печати.

Перед печатью всегда смотрите предпросмотр. Из окна просмотра счёт можно сохранить в PDF или в Excel и отправить файлом.

Что входит в печатную форму счёта: реквизиты продавца и покупателя, номер и дата, банковские реквизиты для оплаты, таблица товаров с ценами, итоговая сумма цифрами и прописью, выделенный НДС и место под подпись с печатью. Если продаёте без НДС, в табличной части так и указывается «Без НДС» — в печатной форме налог тогда не выделяется, и это нормально.

Почему «съезжает» печатная форма и что с этим делать

Чаще всего шаблон искажается не в самой 1С, а на этапе выгрузки или печати:

• 📄 Выгрузка в Excel. При сохранении в .xlsx ширина столбцов и шрифты могут поехать. Для отправки покупателю надёжнее PDF — он сохраняет вёрстку.
• 🖨️ Масштаб и поля принтера. В настройках печати проверьте масштаб (100%, не «по размеру страницы») и поля — обрезанный край обычно от этого.
• 🔤 Нестандартные шрифты. Если на компьютере нет шрифта из макета, система подставит свой, и строки разъедутся.

Если счёт печатается с доработанным под компанию макетом и он ломается после обновления — правьте макет через расширение конфигурации , а не напрямую: типовой документ тогда обновляется без конфликтов.

Как быстро выставлять счета: ввод на основании и копирование

Руками каждый счёт с нуля никто не набивает. Три приёма ускоряют работу в разы.

Ввод на основании. Если под продажу уже есть «Заказ покупателя» или «Реализация», откройте этот документ и выберите «Создать на основании → Счёт покупателю». Контрагент, договор и товары перенесутся, останется проверить сумму.

Копирование. Для повторяющихся счетов одному и тому же клиенту выделите строку в журнале и нажмите «Создать копированием» (клавиша F9). 1С сделает дубль с новой датой и номером — поменяйте только то, что изменилось.

Типы цен. Задайте тип цен в договоре покупателя — тогда при подборе номенклатуры цена подставляется сама, без ручного ввода. Это убирает самую частую причину ошибок в сумме.

Если одному клиенту счета уходят регулярно на одни и те же позиции, держите один «эталонный» счёт и каждый раз копируйте его: меняются обычно только дата, количество и сумма. Это быстрее, чем подбирать номенклатуру заново, и исключает расхождения в наименованиях товаров.

Типичные ошибки при создании счёта

Эти промахи встречаются чаще всего — и все они приводят к переделке или к неоплате:

• ❌ Счёт вместо счёта-фактуры. Покупатель просит «счёт-фактуру для НДС», а ему выставляют счёт на оплату. Это разные документы.
• ❌ Неверный способ расчёта НДС. «НДС сверху» вместо «НДС в сумме» — итог к оплате не сойдётся с договором.
• ❌ Старый расчётный счёт. После смены банка в счёт попадают прежние реквизиты, и деньги зависают.
• ❌ Пустой срок оплаты. Без поля «Оплата до» покупатель тянет с платежом, а счёт формально бессрочный.
• ❌ Нет подписи и печати. Не заполнен раздел «Логотип и печать» — счёт уходит «голым», и его просят переделать.

Отдельная ловушка: цена в счёте вручную, а в договоре задан другой тип цен. При следующем автоматическом подборе суммы разойдутся. Договор и цены лучше согласовать один раз.

Как отправить счёт покупателю: email, PDF и мессенджеры

Самый быстрый способ — прямо из счёта. В форме документа есть кнопка отправки письма (значок конверта): 1С формирует письмо, вкладывает счёт в PDF и подставляет адрес из карточки контрагента.

Чтобы отправка работала, один раз настройте почту: Администрирование → Органайзер — там заводится системная учётная запись (адрес, сервер, пароль). После этого письма уходят из 1С без перехода в почтовый клиент.

Если почта из 1С не настроена или покупатель ждёт файл в мессенджере:

• 💾 Из окна печати сохраните счёт в PDF (кнопка «Сохранить»).
• 📱 Отправьте файл через любой мессенджер или почту вручную — PDF везде откроется одинаково.
• 📎 QR-код в PDF остаётся кликабельным для камеры, так что оплата по счёту из телефона работает и при пересылке файлом.

Как отследить оплату и отгрузку по счёту

Выставить счёт — половина дела. Дальше важно видеть, оплатил ли покупатель и отгрузили ли ему товар, не открывая каждый документ по отдельности.

В журнале Продажи → Счета покупателям статус виден прямо в списке: по счёту отображается, оплачен он или нет и была ли отгрузка. Так за несколько секунд находишь неоплаченные счета и понимаешь, кому напомнить об оплате.

Чтобы увидеть всю цепочку по конкретному счёту, откройте его и вызовите структуру подчинённости (команда в меню Ещё или кнопка со схемой связанных документов). В ней видно, какие поступления на счёт, реализации и платёжные поручения привязаны к этому счёту.

Пара приёмов, которые экономят время при контроле оплат:

• 🔍 Отфильтруйте журнал по контрагенту — увидите все его счета и какие из них «висят» без оплаты.
• 📅 Поле «Оплата до» помогает отсортировать просроченные счета: по ним пора напоминать.
• 🔗 Из оплаченного счёта удобно вводить реализацию на основании — данные уже проверены покупателем.

Счёт в разных конфигурациях 1С 8.3

Сам документ есть в большинстве типовых конфигураций, различается в основном путь в меню.

В БП 3.0 счёт не формирует складских и бухгалтерских движений, поэтому он удобен как чистое «предложение оплатить». В торговых конфигурациях счёт обычно встроен в цепочку «заказ → счёт → отгрузка», и логичнее создавать его на основании заказа, а не с нуля — так переносятся позиции и резервы.

Печать с подписью, печатью и QR-кодом в торговых конфигурациях работает по той же логике: реквизиты и факсимиле подтягиваются из карточки организации. Поэтому, если вы освоили счёт в Бухгалтерии, в УТ или УНФ разбираться заново почти не придётся — меняется только путь в меню и то, из какого документа счёт удобнее вводить.

Частые вопросы