Начальные остатки по расчётам с поставщиками и покупателями: заносим в 1С с разбивкой по договорам и документам

Начальные остатки по контрагентам в 1С 8.3 Бухгалтерии вводят документом «Ввод остатков » через Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков. Дата остатков — последний день перед стартом учёта в программе: начинаете вести учёт с 1 января — ставьте 31 декабря. Корреспондирующий счёт в этих проводках — вспомогательный 000, и после ввода всех разделов он обязан обнулиться. Дебиторку заносят по счёту 62, кредиторку — по счёту 60, каждую сумму расшифровывают по контрагенту, договору и документу расчётов.

Расчёты с контрагентами — самый трудоёмкий участок при переносе остатков. Сальдо нельзя занести одной строкой «итого 500 000 ₽»: 1С хранит задолженность в разрезе договоров и конкретных документов-оснований. Если это не сделать, при первой же оплате программа не поймёт, какую накладную закрывает платёж, и зачёт пойдёт неправильно. Ниже — весь порядок: что сверить до ввода, как занести долги и авансы, что делать с НДС и валютой, как проверить результат.

Что сверить до начала ввода

Остатки переносят из прежней программы, из бухгалтерской справки или из акта сверки. До открытия документа в 1С соберите исходные данные в разрезе, в котором их хранит программа.

По каждому контрагенту нужны:

• 📄 договор — тот же, что фигурирует в первичке; если договоров несколько, сальдо разносят по каждому;
• 📎 документ расчётов — накладная, акт или счёт, по которым возникла задолженность (номер и дата);
• 💰 сумма долга — отдельно задолженность за поставку и отдельно аванс; смешивать их в одной сумме нельзя;
• 💱 валюта — для валютных и условных договоров сумма в валюте и курс на дату остатков.

Сверьте общую сумму дебиторки и кредиторки с актами сверки по ключевым контрагентам. Разногласия лучше снять до переноса: исправлять начальные остатки задним числом сложнее, чем один раз занести правильно.

Дата остатков и помощник ввода

Откройте Главное → Начальные остатки → Помощник ввода остатков. Вверху формы выберите организацию и задайте дату ввода остатков ссылкой Установить дату ввода остатков.

Дата остатков — последний день периода, предшествующего началу учёта. Это принципиальный момент. Остатки, введённые этим документом, «живут» на указанную дату, а все рабочие документы вы будете вводить уже следующим периодом. Если дату поставить неверно, сальдо попадёт не в тот период и исказит обороты.

В помощнике показан план счетов . Долги контрагентов находятся в группе расчётов:

• 60 — расчёты с поставщиками и подрядчиками;
• 62 — расчёты с покупателями и заказчиками;
• 76 — расчёты с разными дебиторами и кредиторами;
• 66, 67 — расчёты по кредитам и займам (если есть).

Встаньте на нужный счёт и нажмите Ввести остатки по счёту — откроется документ «Ввод остатков» по выбранному разделу. На каждый счёт расчётов создаётся свой документ; заносить долги поставщиков и покупателей в одном документе не получится, да и не нужно.

Долги перед поставщиками: счёт 60

В документе по счёту 60 добавляете строку на каждый долг. При добавлении открывается форма с данными по контрагенту, где указывают:

1. Контрагент — из справочника; если его нет, заводят новый.
2. Договор — вид «С поставщиком». Разные договоры — разные строки.
3. Счёт учёта — 60.01, если вы должны поставщику за полученные товары и услуги.
4. Документ расчётов — здесь ключевой нюанс (см. ниже).
5. Сумма — величина кредиторской задолженности.

Выданные поставщику авансы, которые на дату остатков ещё не закрыты поставкой, заносят отдельной суммой на счёт 60.02 «Расчёты по авансам выданным». Долг по 60.01 и аванс по 60.02 — это разные строки, даже если контрагент один. Сворачивать их нельзя: программа ведёт их как встречные обязательства.

Документ расчётов. В новой базе первичных документов ещё нет, поэтому в поле документа расчётов создают специальный объект — «Документ расчётов с контрагентом (ручной учёт)». В нём указывают дату и номер исходной накладной. Благодаря этому при первой оплате зачёт аванса и закрытие долга пойдут по тому документу, который вы ввели, а не «вперемешку». Если взаиморасчёты по договору ведутся «по документам», без этого объекта остаток повиснет нераспределённым.

Долги покупателей: счёт 62

Счёт 62 заполняют по той же логике, но знаки обязательств зеркальные.

Задолженность покупателя за отгруженные, но не оплаченные товары и услуги заносят на счёт 62.01. Авансы, которые покупатели перечислили, но вы ещё не отгрузили, — на счёт 62.02 «Расчёты по авансам полученным».

Разбивка та же: контрагент → договор (вид «С покупателем») → документ расчётов → сумма. Если один покупатель одновременно и должен вам за прошлую отгрузку, и внёс предоплату по другому договору, это две строки на разных субсчетах — 62.01 и 62.02.

НДС с авансов: счета 76.АВ и 76.ВА

Авансы тянут за собой НДС, и его тоже надо перенести — иначе в первом же квартале книга покупок и книга продаж разойдутся с учётом.

Аванс получен от покупателя. С полученной предоплаты вы начисляли НДС: Дт 76.АВ Кт 68.02. На дату остатков у счёта 76.АВ «НДС по авансам и предоплатам полученным» остаётся дебетовый остаток — этот НДС вы примете к вычету при отгрузке. Его заносят отдельной строкой при вводе остатков по счёту 76.

Аванс выдан поставщику. Если по выданному авансу вы принимали НДС к вычету (Дт 68.02 Кт 76.ВА), на счёте 76.ВА «НДС по авансам и предоплатам выданным» остаётся кредитовый остаток — его предстоит восстановить при поступлении товара. Эту сумму тоже вносят.

Суммы НДС с авансов берут из прежнего учёта или пересчитывают по расчётной ставке с суммы аванса: 20/120 для ставки 20% и 10/110 для ставки 10%.

Валютные и условные расчёты

По договору в иностранной валюте сумму долга заносят в двух измерениях: в валюте договора и в рублях по курсу на дату остатков.

Порядок такой:

1. В договоре контрагента в поле валюты расчётов указана не «руб.», а валюта (например, USD или EUR).
2. В строке ввода остатков заполняете сумму в валюте и рублёвую оценку по курсу ЦБ на дату остатков.
3. Курс на эту дату должен быть загружен в справочник валют (Справочники → Валюты, загрузка курсов).

Для условных единиц (расчёты «в валюте, оплата в рублях») действует та же схема: валюта договора — у. е., сумма расчётов ведётся в рублях.

После начала учёта первая же переоценка на конец месяца сформирует курсовую разницу от введённого рублёвого остатка. Поэтому важно занести корректную рублёвую оценку — от неё программа будет считать разницу. Если рублёвый эквивалент занизить или завысить, первая переоценка «дорисует» несуществующую прибыль или убыток по курсовой разнице.

Проверка: счёт 000 должен обнулиться

Главный критерий правильного ввода — вспомогательный счёт 000 после ввода всех остатков имеет нулевое сальдо. Пока он не пуст, перенос не закончен: где-то дебиторка не уравновешена кредиторкой и прочими активами-пассивами.

Проверяют в два приёма.

Счёт 000. Постройте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 000 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) на дату остатков. Остатка быть не должно. Ненулевое сальдо означает, что часть разделов (основные средства, запасы, деньги, налоги) ещё не введена или введена с ошибкой, — остатки по контрагентам здесь только часть общей картины.

Сверка с данными. Постройте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с группировкой по контрагентам, договорам и документам расчётов. Сверьте итоги с актами сверки и с данными прежней программы. Разбивка по субконто должна совпасть вплоть до документа — именно она обеспечит корректный зачёт будущих платежей.

Из-за чего расчёты потом не сходятся

Эти промахи всплывают не сразу при вводе, а через месяц-другой, когда платежи начинают «не находить» свои долги. Проще не допустить их на старте.

• 👥 Дубли контрагентов. Один и тот же поставщик заведён дважды — остаток повис на «неправильной» карточке, платёж приходит на другую. Перед вводом проверьте справочник контрагентов на дубли по ИНН.
• 📝 Неверный вид договора. В договоре покупателя стоит вид «С поставщиком» (или наоборот). Программа не даст подобрать такой договор в документе реализации, и остаток окажется «мёртвым». Вид договора исправляют в карточке договора.
• 🔁 Повторный запуск помощника. Если прогнать ввод остатков по счёту второй раз, не удалив первый документ, суммы задвоятся. Правьте уже созданный документ «Ввод остатков», а не создавайте новый по тому же счёту.
• 🧾 Забытый счёт 76. На 76 часто сидят расчёты по претензиям, с комитентами, с арендодателями. Их легко пропустить, глядя только на 60 и 62, — а счёт 000 из-за этого не обнулится.
• ➗ Округление валюты. Рублёвую оценку валютного долга считайте по курсу ЦБ до копейки, а не округляйте до рубля: расхождение в копейки даст лишнюю курсовую разницу в первом же месяце.

Если после всех разделов счёт 000 упорно показывает небольшое сальдо — чаще всего виноват один из этих пунктов, а не арифметика сумм.