Как быстро найти и выбрать нужный документ в 1С 8

Выбрать документ в 1С 8.3 проще всего из его списка: откройте журнал нужного вида, задайте период и наберите в строке поиска номер, контрагента или сумму. Если вид документа неизвестен, помогает полнотекстовый поиск по всей базе. Если известен связанный объект, помогают поиск ссылок и структура подчинённости. Разработчику для того же служат форма выбора с отбором, запрос и метод Выбрать() менеджера документов.

Какой способ когда выбирать:

Всё описанное относится к платформе 8.3 с интерфейсом «Такси» и работает одинаково в Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигурациях. Различаются только разделы, где лежат сами списки.

Где открыть список, из которого выбирают документ

Любой документ живёт в своём списке (форме списка). Туда попадают из раздела командной панели: например, реализации в Бухгалтерии 3.0 лежат в разделе Продажи, поступления — в Покупки, начисления зарплаты в ЗУП — в разделе Зарплата.

Если не помните, в каком разделе документ, есть три пути:

• 🔎 Поиск по меню. Строка поиска в верхней части окна ищет и по командам. Наберите «реализация» — в подсказке появится команда открытия списка.
• 📂 «Все функции». Включается в главном меню: Сервис и настройки → Параметры → Отображать команду «Все функции». После этого в главном меню появляется пункт «Все функции», а в нём ветка Документы со всеми видами документов конфигурации, включая те, которых нет в разделах.
• 📒 Общие журналы. В Бухгалтерии 3.0 в разделе Операции есть журнал, где собраны документы разных видов. Он удобен, когда известна дата и сумма, но не вид документа.

Поиск документа в списке: строка, период и расширенный поиск

Период списка

Первое, что сужает выборку, — период. В списке документов команда Ещё → Установить период открывает выбор интервала: можно указать готовый вариант («этот месяц», «этот квартал») или произвольные даты.

Частая ловушка: документ «пропал», а на деле период стоит на прошлый месяц. Перед поиском проверьте, какой интервал установлен.

Строка поиска

В правом верхнем углу списка стоит поле поиска. Наберите в нём номер, часть наименования контрагента или сумму — список отфильтруется по всем видимым колонкам.

Горячие клавиши в списке:

Расширенный поиск по конкретному полю

Строка ищет «везде», и на запрос «100» вы получите и номер 100, и сумму 1 100, и ИНН с цифрами 100. Чтобы искать в одном поле:

1. Встаньте на любую строку списка в колонке, по которой хотите искать (например, «Сумма»).
2. Нажмите Alt+F.
3. В окне уже подставлено поле этой колонки и текущее значение. Замените значение на нужное.
4. Выберите вариант сравнения: по точному совпадению, по началу строки или по любой части.
5. Нажмите «Найти».

Над списком появится плашка с условием поиска. Сбросить её можно крестиком на плашке или Ctrl+Q.

Быстрые отборы и настройка списка документов

Быстрые отборы над списком

Во многих списках над таблицей стоят поля быстрого отбора. В Бухгалтерии 3.0 это обычно «Организация» и «Контрагент», в списках склада — «Склад». Значение в таком поле сразу ограничивает список и сохраняется до следующего открытия.

Если в организации ведётся учёт по нескольким юрлицам, начинайте именно с этого поля: оно отсекает чужие документы ещё до поиска.

Отбор по значению в колонке

Когда нужно оставить только документы одного контрагента, а быстрого отбора по нему нет, быстрее всего так:

1. Найдите любую строку с этим контрагентом.
2. Встаньте на ячейку в колонке «Контрагент».
3. В меню Ещё выберите команду отбора по значению в текущей колонке.

Список оставит только строки с таким же значением. Команды можно повторять по разным колонкам — условия складываются.

Полная настройка списка

Если условий много, откройте настройку списка в меню Ещё. В окне четыре вкладки:

• 🎯 Отбор — любые условия по любым реквизитам документа, в том числе тем, которых нет в колонках. Можно группировать условия через «И» / «ИЛИ» / «НЕ».
• ↕️ Сортировка — порядок строк, например по сумме по убыванию.
• 🎨 Условное оформление — подсветка строк по условию. Пример: красным все непроведённые документы.
• 🗂️ Группировка — свёртка списка по контрагенту, ответственному или складу.

Пример отбора: «Проведён = Нет» и «Дата меньше начала текущего месяца» — так за пару секунд находятся забытые черновики, которые портят закрытие периода .

История поиска и сохранённые настройки отборов

История в строке поиска

Поле поиска помнит последние введённые значения. Нажмите стрелку вниз в поле или начните ввод — появится список прежних запросов. Удобно, когда в течение дня приходится возвращаться к одним и тем же контрагентам.

Как платформа хранит настройки

Период, отборы, сортировка, группировка и ширина колонок сохраняются автоматически: для каждого пользователя и каждого списка отдельно. Закрыли список — при следующем открытии настройки вернутся.

Если настроек накопилось много и список ведёт себя странно, верните его к исходному виду: Ещё → Установить стандартные настройки. Сбросятся отборы, сортировка и оформление только этого списка и только у вас.

Если нужны несколько вариантов выборки

Одному списку соответствует одна текущая настройка. Когда регулярно нужны разные выборки (например, «непроведённые» и «все по договору комиссии»), удобнее сделать так:

1. Настройте список под первую выборку.
2. Добавьте его в избранное звёздочкой в заголовке формы.
3. Для второй выборки ставьте отбор по колонке через меню Ещё поверх текущей настройки и снимайте его крестиком на плашке, когда выборка больше не нужна. Это быстрее, чем каждый раз перенастраивать вкладки.

Администратор может скопировать настройки форм от одного пользователя другим. В Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1 это делается через Администрирование → Настройки пользователей и прав, команда работы с настройками пользователей: там же их можно очистить, если у сотрудника «сломался» список.

Полнотекстовый поиск и поиск по ссылкам

Полнотекстовый поиск по всей базе

Он ищет слово в любых объектах сразу: в комментариях документов, наименованиях, строковых реквизитах. Это выход, когда известна только фраза — «аванс по письму», «возврат брака».

Как включить в Бухгалтерии 3.0: Администрирование → Общие настройки, блок полнотекстового поиска. Там отмечают флажок использования поиска и запускают обновление индекса. На большой базе первое построение индекса занимает заметное время и нагружает сервер.

После включения:

• 🔎 строка поиска в шапке окна ищет не только по командам, но и по данным;
• 🧾 в результатах видны документы с найденным фрагментом, по клику открывается сам документ;
• 🕒 новые документы попадают в индекс после его обновления — обычно по регламентному заданию, а не мгновенно.

Поиск ссылок на объект

Классическая задача: есть контрагент или договор, нужно найти все документы, где он указан. Обработка «Поиск ссылок на объекты» лежит в Все функции → Стандартные. Укажите в ней объект — получите перечень документов, справочников и регистров, где он встречается.

Структура подчинённости

Для цепочки «заказ → счёт → реализация → счёт-фактура → оплата» откройте любой из документов и выберите в меню Ещё команду «Структура подчинённости». Откроется дерево связанных документов, и из него можно перейти к любому. Это быстрее, чем искать каждый документ цепочки по номеру.

Программные методы выбора документов в коде

Открыть форму выбора с отбором

Чтобы пользователь выбрал документ из заранее суженного списка, форму выбора открывают с параметром «Отбор»:

&НаКлиенте
Процедура ВыбратьРеализацию(Команда)

    Отбор = Новый Структура;
    Отбор.Вставить("Контрагент", Объект.Контрагент);
    Отбор.Вставить("Проведен", Истина);

    ПараметрыФормы = Новый Структура;
    ПараметрыФормы.Вставить("Отбор", Отбор);
    ПараметрыФормы.Вставить("РежимВыбора", Истина);

    Оповещение = Новый ОписаниеОповещения("ВыборРеализацииЗавершение", ЭтотОбъект);
    ОткрытьФорму("Документ.РеализацияТоваровУслуг.ФормаВыбора", ПараметрыФормы, ЭтаФорма,,,, Оповещение);

КонецПроцедуры

&НаКлиенте
Процедура ВыборРеализацииЗавершение(Результат, ДополнительныеПараметры) Экспорт

    Если ЗначениеЗаполнено(Результат) Тогда
        Объект.ДокументОснование = Результат;
    КонецЕсли;

КонецПроцедуры

Отбор, переданный так, пользователь не может снять в открывшейся форме. Для реквизита формы тот же эффект без кода дают свойства «Параметры выбора» и «Связи параметров выбора»: например, связь «Отбор.Контрагент → Объект.Контрагент».

Отбор динамического списка программно

Если список уже открыт и отбор нужно поставить из кода формы, в конфигурациях на БСП есть готовая процедура:

ОбщегоНазначенияКлиентСервер.УстановитьЭлементОтбораДинамическогоСписка(
    Список, "Организация", Организация, ВидСравненияКомпоновкиДанных.Равно, , ЗначениеЗаполнено(Организация));

Последний параметр включает отбор только когда организация заполнена — пустое поле не обнуляет список.

Выборка документов запросом

Для обработок и отчётов документы выбирают запросом — это самый гибкий и быстрый способ:

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
|    Док.Ссылка КАК Ссылка,
|    Док.Номер КАК Номер,
|    Док.Дата КАК Дата,
|    Док.СуммаДокумента КАК Сумма
|ИЗ
|    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК Док
|ГДЕ
|    Док.Дата МЕЖДУ &Начало И &Конец
|    И Док.Проведен
|    И Док.Контрагент = &Контрагент
|УПОРЯДОЧИТЬ ПО
|    Док.Дата";
Запрос.УстановитьПараметр("Начало", НачалоМесяца(ТекущаяДатаСеанса()));
Запрос.УстановитьПараметр("Конец", КонецМесяца(ТекущаяДатаСеанса()));
Запрос.УстановитьПараметр("Контрагент", Контрагент);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
Пока Выборка.Следующий() Цикл
    Сообщить(СтрШаблон("№ %1 от %2 на сумму %3",
        Выборка.Номер, Формат(Выборка.Дата, "ДЛФ=D"), Формат(Выборка.Сумма, "ЧДЦ=2")));
КонецЦикла;

Методы менеджера документов

Почему нужный документ не находится

Если документ точно есть, а ни один способ его не показывает, пройдите по симптомам:

Частые вопросы о выборе документов