Выставляем счёт на оплату покупателю в 1С 8.3

Чтобы выставить счёт на оплату в 1С 8.3 Бухгалтерия, откройте раздел Продажи → Счета покупателям и нажмите «Создать». Выберите покупателя и договор, добавьте товары или услуги с ценами и ставкой НДС — счёт на оплату готов к печати и отправке. В «Управлении торговлей» 11 тот же документ лежит в разделе Продажи → Счета на оплату клиентам.

Счёт на оплату — это документ, по которому покупатель переводит деньги. Бухгалтерских проводок он не делает: это платёжный ориентир для клиента и основание для контроля оплаты, а не первичный документ учёта. Поэтому выписать счёт можно заранее, ещё до отгрузки или оказания услуги.

Ниже — весь путь: от карточки контрагента до момента, когда долг по счёту закрыт поступлением денег.

Контрагент и договор: что подготовить заранее

Счёт можно создать «с нуля» прямо из документа, но аккуратнее сначала завести контрагента и договор — тогда реквизиты подтянутся автоматически и не придётся править их в каждом счёте.

Карточку покупателя заводят в Справочники → Контрагенты → Создать. Минимум, который стоит заполнить:

• 🏢 ИНН и КПП — по ним 1С сама подтянет наименование и адрес, если включена проверка контрагентов;
• 🏦 банковский счёт покупателя (не обязателен для счёта, но пригодится для актов и накладных);
• 📄 договор с видом «С покупателем».

Вид договора важен. Если в договоре стоит «С поставщиком», документ «Счёт покупателю» его просто не покажет в списке выбора. Открыть договоры контрагента можно по гиперссылке Договоры в его карточке.

Ещё один реквизит, который влияет на счёт, — организация. Если в базе ведётся несколько юрлиц, проверьте, что в счёте выбрана та организация, от имени которой выставляется документ: от неё в печатную форму попадут название, банковские реквизиты и печать.

Как создать счёт на оплату покупателю

Документ создаётся в Продажи → Счета покупателям (в интерфейсе он может называться «Счета на оплату»). Нажмите «Создать» и заполните шапку.

1. Дата — по умолчанию текущая. От неё отсчитывается срок оплаты.
2. Организация — ваше юрлицо (подставляется, если оно в базе одно).
3. Контрагент и Договор — покупатель и его договор с видом «С покупателем».
4. Оплата до — срок, до которого клиент должен заплатить. Поле информационное, в печатную форму идёт как «Счёт действителен до…».

Теперь табличная часть. Нажмите «Добавить» и внесите позиции:

• выберите номенклатуру (товар или услугу) из справочника Номенклатура;
• укажите количество;
• проверьте цену — она подтянется из вида цен, заданного в договоре, или её можно ввести вручную;
• проверьте ставку и сумму НДС.

Перед проведением сверьте колонку «НДС»: если организация на УСН, ставка должна быть «Без НДС», иначе счёт выйдет с лишним налогом. Ставка берётся из карточки номенклатуры и из настроек налогообложения организации, но при ручной правке цен легко сбить её случайно.

Если продаёте услугу, которой ещё нет в справочнике, добавьте её прямо из формы выбора кнопкой «Создать» — для услуги достаточно наименования и вида «Услуга».

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Документ сохранится и получит номер.

Если похожие счета вы выставляете регулярно, не заполняйте каждый с нуля. Выделите готовый счёт в списке и нажмите «Создать новый копированием» (значок с двумя листами на панели списка) — 1С создаст копию с теми же позициями, останется поменять дату и количество. А при отгрузке счёт удобно превратить в реализацию: откройте его и выберите Создать на основании → Реализация (акт, накладная) — табличная часть перенесётся в новый документ, и данные не придётся вводить повторно.

Печатная форма, логотип и нумерация счетов

Номер счёту 1С присваивает автоматически — сквозной нумерацией в пределах года и организации. Отдельно его настраивать не нужно. Если ведёте несколько юрлиц и хотите, чтобы их счета не путались, задайте каждой организации префикс: Главное → Организации → карточка → Префикс. Тогда номера будут вида ТД-000001, ОП-000001 и т. д.

Печатную форму открывают кнопкой Печать → Счёт на оплату в самом документе. По умолчанию форма чёрно-белая и без реквизитов подписи. Чтобы счёт выглядел солиднее и его принимали без вопросов, добавьте в него логотип, печать и факсимиле подписей.

Всё это настраивается один раз в карточке организации по гиперссылке «Логотип и печать» (Главное → Организации → ваша организация → Логотип и печать):

• 🖼 Логотип — загрузите картинку (PNG или JPG), она появится в шапке счёта;
• ✒️ Факсимиле подписи руководителя и главного бухгалтера — отдельные картинки с подписью на прозрачном или белом фоне;
• 🔵 Печать — скан печати организации.

Там же есть кнопка предпросмотра и инструкция по подготовке изображений — 1С подскажет требуемый размер и фон. После настройки эти элементы автоматически попадут во все счета этой организации.

Если нужно разослать счёт в формате, который клиент не сможет изменить, из окна печати сохраните его в PDF (кнопка «Сохранить» → тип файла PDF). Для правок на стороне бухгалтерии подойдёт выгрузка в Excel.

Как провести счёт и отправить его клиенту

Счёт можно отправить покупателю тремя способами — выбирайте по тому, как работает клиент.

По электронной почте прямо из 1С. В открытом документе нажмите кнопку с конвертом («Отправить») — 1С сформирует письмо с вложенным счётом в PDF. Чтобы это работало, в программе должна быть настроена учётная запись почты: Администрирование → Органайзер → Настройка системной учётной записи (название раздела может отличаться в зависимости от релиза). Один раз укажите адрес, пароль и сервер — дальше письма уходят в один клик.

Файлом вручную. Сохраните счёт в PDF через окно печати и приложите к письму из своего почтовика или мессенджера. Способ надёжный, когда почта в 1С не настроена.

Через ЭДО. Если с покупателем налажен электронный документооборот, счёт можно отправить как электронный документ — он придёт контрагенту прямо в его 1С или сервис оператора. Это удобно для постоянных контрагентов и крупных сумм.

Отдельно про «проведение». Многие ищут, как «провести» счёт, но проводить в привычном смысле его не нужно — у счёта на оплату нет проводок. Достаточно записать документ (кнопка «Записать» или «Провести и закрыть»): он появится в списке и станет доступен для печати и отправки. Статус оплаты 1С проставит сама, когда поступят деньги.

Как отследить оплату и закрыть долг по счёту

Оплата по счёту отражается, когда вы проводите банковскую выписку. В документе Поступление на расчётный счёт (Банк и касса → Банковские выписки) в поле «Счёт на оплату» выберите тот счёт, который оплатил клиент. 1С свяжет оплату со счётом и сама пересчитает его статус.

Статусы счёта видны прямо в списке Продажи → Счета покупателям, в колонке «Оплата»:

• Не оплачен — денег не было;
• Оплачен частично — пришла часть суммы;
• Оплачен — поступила вся сумма счёта;
• Отменён — счёт закрыт вручную (например, клиент отказался).

Чтобы увидеть сразу все неоплаченные счета, в списке включите отбор по колонке «Оплата» = «Не оплачен». Так на одном экране видно, кому напомнить об оплате.

Для сверки по бухгалтерии используйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 62 (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту, счёт 62.01). Дебетовое сальдо по контрагенту — это его долг перед вами, кредитовое по 62.02 — полученные авансы. Если клиент заплатил, но отгрузки ещё не было, сумма ляжет на 62.02 как аванс — это ожидаемо.

Когда счетов много и нужно понять общую картину задолженности, пригодится отчёт Продажи → Задолженность покупателей (в разных релизах он может называться «Расчёты с покупателями»). Он показывает долг в разрезе контрагентов и договоров и помогает увидеть, по каким счетам оплата просрочена относительно даты «Оплатить до».

Когда счёт полностью оплачен и товар отгружен (или услуга оказана), долг по нему закрывается автоматически: взаимозачёт дебета и кредита по счёту 62 пройдёт при проведении реализации и выписки.

Чем отличается выставление счёта в УТ 11

В «Управлении торговлей» 11 логика та же, но документ живёт в разделе Продажи и называется «Счёт на оплату клиенту». Главное отличие — в УТ счёт может резервировать товар на складе: при создании доступна опция обеспечения, которой нет в Бухгалтерии.

Печать, отправка по почте и контроль оплаты устроены похоже: печатная форма вызывается кнопкой «Печать», отправка — конвертом, а статусы оплаты и отгрузки отслеживаются в списке счетов и в отчётах по взаиморасчётам. Логотип и факсимиле в УТ тоже настраиваются в карточке организации.

Если работаете в «1С:Рознице» — там счёт на оплату в привычном виде не выставляют: конфигурация рассчитана на розничные продажи через кассу, а не на безналичные счета юрлицам.

Частые ошибки при выставлении счёта

Разберём ситуации, на которых чаще всего спотыкаются, — по симптому сразу видно причину.

Частые вопросы