Ежегодный отпуск в ЗУП 3.1: от графика до выплаты отпускных и закрытия месяца

Отпуск в 1С ЗУП 8.3 (конфигурация ЗУП 3.1) оформляют документом «Отпуск»: Зарплата → Отпуска → Создать или Кадры → Отпуска. В документе выбирают сотрудника, вид отпуска и даты. Программа сама считает средний заработок за 12 месяцев, начисляет отпускные, удерживает НДФЛ и ставит в табель код «ОТ». Отпускные выплачивают не позже чем за три дня до начала отпуска, обычно отдельной ведомостью в межрасчётный период.

Чтобы расчёт сошёлся с первого раза, до документа нужно проверить три вещи: виды отпусков и положенные дни у сотрудника, график работы с производственным календарём и полноту начислений за расчётный период. Ниже — порядок действий в том виде, в каком его проходит расчётчик на практике.

1. Что проверить до оформления отпуска в 1С 8.3

Ошибки в отпускных почти всегда рождаются до документа «Отпуск». Он берёт данные из справочников и истории начислений, поэтому начинать надо с них.

Виды отпусков. Справочник открывается через Настройка → Виды отпусков. Основной ежегодный отпуск (28 календарных дней по ст. 115 ТК РФ) в программе предопределён. Дополнительные отпуска — за ненормированный день, вредные условия, работу на Севере — заводят сами и указывают число дней в год.

Права сотрудника на отпуск. Количество дней задают в документе «Прием на работу» и при кадровом переводе, в блоке с ежегодными отпусками. Если отпуск зависит от должности, удобнее указать его в позиции штатного расписания — тогда он подставится всем, кого принимают на эту позицию.

График работы. Справочник Настройка → Графики работы сотрудников. Графики заполняются по производственному календарю, а он обновляется вместе с релизом конфигурации. Без заполненного графика программа неверно посчитает дни в табеле и рабочий год.

Начальные остатки. Если учёт перенесли из другой программы, остатки неиспользованных отпусков должны быть введены при переносе. Иначе отчёт по остаткам покажет у ветеранов компании ноль или, наоборот, лишние дни.

2. График отпусков: составление и утверждение

График отпусков утверждают не позднее чем за две недели до начала календарного года (ст. 123 ТК РФ). В ЗУП 3.1 для этого есть документ Кадры → График отпусков.

Порядок работы:

1. Создайте документ, укажите организацию и год.
2. Заполните табличную часть: сотрудник, вид отпуска, дата начала, дата окончания, количество дней. Строки можно добавить вручную или заполнить списком сотрудников и потом расставить даты.
3. Если основной отпуск делится на части, добавьте по строке на каждую часть. Одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
4. Проведите документ и распечатайте форму Т-7 для подписи руководителем.

Если сотрудник договорился о других датах, оформите документ «Перенос отпуска» в разделе Кадры. Исходный график при этом не правят: история переноса нужна для проверок трудовой инспекции.

Для напоминаний пригодится отчёт по графику отпусков: его удобно отфильтровать по месяцу и раз в месяц отправлять руководителям подразделений. По ст. 123 ТК РФ работника нужно известить о начале отпуска не позднее чем за две недели под подпись.

3. Как оформить отпуск документом «Отпуск» в ЗУП 3.1

Основная работа идёт здесь. Откройте Зарплата → Отпуска (тот же журнал доступен из раздела «Кадры») и нажмите Создать → Отпуск.

Заполнение вкладки «Главное»

1. Месяц начисления. Месяц, в котором программа начислит отпускные. Обычно это месяц выплаты, а не месяц начала отпуска: если человек уходит отдыхать 2 июня, а деньги получает 28 мая, месяц начисления — май.
2. Сотрудник. После выбора подтянутся остатки дней по рабочим годам.
3. Основной отпуск. Флажок включён по умолчанию. Укажите даты начала и окончания — количество дней посчитается само. Праздничные нерабочие дни, попавшие в период, в отпуск не входят и продлевают его (ст. 120 ТК РФ).
4. Рабочий год. Программа предлагает самый ранний год с остатком. Если отпуск идёт за другой период, выберите его вручную.
5. Дополнительные отпуска. Если вместе с основным сотрудник берёт дополнительный, добавьте его в таблицу на той же вкладке. Отдельный документ не нужен.
6. Выплата. Выберите «В межрасчетный период» — тогда отпускные уйдут отдельной ведомостью к нужной дате. Вариант «С зарплатой» подходит, только если зарплата выплачивается не позже чем за три дня до отпуска.

После заполнения дат документ пересчитывается: внизу видно начисленную сумму, НДФЛ и средний заработок.

Печать приказа

Из документа печатается приказ по форме Т-6 и записка-расчёт Т-60. Унифицированные формы с 2013 года не обязательны, но большинство организаций продолжает ими пользоваться.

Отпуск без сохранения оплаты

Отпуск за свой счёт оформляют отдельным документом «Отпуск без сохранения оплаты» в том же журнале. Расчёта среднего там нет: дни просто исключаются из отработанного времени, и оплата по окладу за них не начисляется. Если в рабочем году таких дней набирается больше 14, рабочий год сдвигается (ст. 121 ТК РФ) — ЗУП учитывает это сама.

4. Как в 1С рассчитать отпускные и средний заработок

Средний дневной заработок для отпусков считают по Положению, утверждённому Постановлением Правительства РФ № 922:

Средний дневной = Заработок за 12 месяцев / 12 / 29,3
Отпускные = Средний дневной × Число календарных дней отпуска

Пример. Оклад 50 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью, премий нет. Заработок за период — 600 000 ₽.

• Средний дневной: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 ₽.
• Отпуск 14 дней: 1 706,48 × 14 = 23 890,72 ₽.
• НДФЛ 13%: 3 106 ₽ (налог округляется до рубля).
• К выплате: 20 784,72 ₽.

Как увидеть расшифровку расчёта

Нажмите на ссылку с суммой среднего заработка в документе (рядом с полем есть значок карандаша). Откроется форма с данными по месяцам: начисления, отработанные дни, премии. Здесь видно, какой месяц «просел» и почему.

Неполные месяцы

Если в каком-то месяце человек болел или был в отпуске, эти дни и выплаты за них исключаются (п. 5 Положения № 922). Для неполного месяца программа берёт не 29,3, а пропорциональное число дней:

29,3 / Календарных дней в месяце × Календарных дней, приходящихся на отработанное время

Премии и индексация

Годовые и квартальные премии попадают в расчёт по правилам п. 15 Положения № 922. В ЗУП способ учёта премии задают в настройках вида начисления. Если оклады в расчётном периоде повышались всем в подразделении, средний индексируется. Проверьте, что повышение оформлено документом изменения оплаты труда, а не правкой оклада задним числом — иначе индексация не сработает.

5. Отпуск в табеле и проводки в бухгалтерском учёте

Табель

Проведённый документ «Отпуск» сам ставит в табель код «ОТ» за основной отпуск и «ОД» за дополнительный. Отпуск за свой счёт отражается кодом «ДО». Проверить можно в отчёте «Табель учета рабочего времени (Т-13)».

Если в табеле вместо «ОТ» стоят явки, проверьте два места: проведён ли документ и не исправлен ли табель вручную документом «Табель» за этот месяц. Ручной табель имеет приоритет над расчётом.

Отражение в бухучёте

Сам ЗУП проводок по счетам не делает. Он формирует документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучете, а бухгалтерская программа (обычно БП 3.0) получает его через синхронизацию и строит проводки.

Счёт затрат программа берёт из способа отражения зарплаты, назначенного сотруднику, подразделению или организации.

Отпуск, переходящий на другой месяц

Если отпуск с 25 июня по 8 июля, ЗУП разбивает начисление по месяцам. В табеле дни попадут в июнь и июль, а сумма будет начислена в месяце, указанном в документе. Вручную делить документ на два не нужно.

Если зарплату ведут в БП 3.0

В Бухгалтерии 3.0 тоже есть документ «Отпуск»: Зарплата и кадры → Все начисления → Создать → Отпуск. Он доступен, если учёт зарплаты ведётся в самой БП. Средний заработок там считается по тем же правилам, но графика отпусков, остатков по рабочим годам и дополнительных видов отпусков нет. При большом штате это неудобно, и кадровый учёт обычно переносят в ЗУП.

6. Выплата отпускных и закрытие месяца

Ведомость на выплату

Если в документе выбрана выплата в межрасчётный период, кнопка Выплатить в документе «Отпуск» создаёт ведомость автоматически. Второй путь — Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу, или на счета), где вид выплаты указывается как отпуск.

Срок по ст. 136 ТК РФ — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Пример: отпуск с понедельника 2 июня, значит деньги должны быть на карте не позже пятницы 30 мая.

НДФЛ с отпускных

Налог удерживают в день выплаты (ст. 223, 226 НК РФ). В ЗУП он учитывается по дате выплаты из ведомости, поэтому дата ведомости должна совпадать с реальной датой перечисления. Срок перечисления налога — по общим правилам единого налогового платежа, как для зарплаты.

Страховые взносы и закрытие месяца

Взносы с отпускных программа считает не в документе «Отпуск», а в итоговом документе месяца Зарплата → Начисление зарплаты и взносов. Порядок закрытия месяца:

1. Проведены все документы «Отпуск» с месяцем начисления текущего месяца.
2. Создан и заполнен документ «Начисление зарплаты и взносов» — отпускные уже видны в нём отдельной строкой.
3. Выплачена зарплата за месяц.
4. Создан документ «Отражение зарплаты в бухучете» и выполнена синхронизация с бухгалтерией.

Если отпуск оформили после проведения начисления зарплаты, документ «Начисление зарплаты и взносов» нужно перезаполнить, иначе взносы с отпускных не попадут в месяц.

7. Частые ошибки при оформлении отпуска в 1С

8. Частые вопросы