Увольнение в 1С ЗУП 3.1: приказ, компенсация отпуска и окончательный расчёт

Чтобы уволить сотрудника в 1С 8.3 ЗУП 3.1, откройте Кадры → Увольнения, нажмите Создать, выберите сотрудника, дату и основание по статье ТК РФ. В этом же документе программа посчитает компенсацию за неиспользованный отпуск и зарплату за последний месяц, а кнопка Выплатить создаст ведомость на окончательный расчёт.

Есть два рабочих сценария. Если зарплату по уволенному нужно выдать в день увольнения (так требует ст. 140 ТК РФ), расчёт делают прямо в документе Увольнение и выплачивают межрасчётно. Если сотрудник ушёл в конце месяца и выплата совпадает с обычной зарплатой, документ можно провести без расчёта, а начисление попадёт в общее Начисление зарплаты и взносов. Первый вариант надёжнее: человек получает деньги вовремя, а бухгалтер не ловит штраф за задержку.

1. Что проверить до оформления увольнения

Пять минут подготовки избавляют от перерасчётов после закрытия месяца.

• 📅 Все документы за месяц введены. Больничные, отпуска, командировки, табель (если учёт времени ведёте отклонениями — просто отсутствия). Документ, введённый после увольнения, придётся проводить как исправление.
• 🏖️ Остаток отпуска совпадает с кадровым учётом. Сформируйте отчёт Кадры → Кадровые отчеты → Остатки отпусков на дату увольнения. Если цифра расходится с вашими данными, разберитесь до расчёта, а не после.
• 💳 Нет незакрытых удержаний. Исполнительные листы, займы, удержания по заявлениям. В последнем расчёте их нужно либо удержать, либо передать новому работодателю справкой.
• 🔐 Есть права на расчёт. Флажок Рассчитать зарплату в документе доступен пользователю с правами на начисление зарплаты. Кадровику без этих прав он не виден.

2. Как уволить сотрудника в 1С ЗУП: документ «Увольнение» и основание

Документ открывается из двух мест: Кадры → Увольнения или из карточки сотрудника через ссылку на кадровые документы. Порядок заполнения одинаковый.

1. Нажмите Создать и укажите организацию, если их в базе несколько.
2. В поле Сотрудник выберите человека. Внутренний совместитель в ЗУП — отдельный «сотрудник» у того же физлица, поэтому увольнение с основной работы и с совместительства оформляют разными документами.
3. Заполните Дата увольнения — последний рабочий день.
4. В поле Основание увольнения выберите статью из справочника. Формулировка подставится в приказ и в сведения для СФР, поэтому текст статьи должен точно соответствовать ТК РФ.
5. Проверьте блок компенсации отпуска (раздел 3 ниже).
6. Отметьте Рассчитать зарплату, если нужен окончательный расчёт в день увольнения.
7. Проверьте суммы на вкладках начислений и удержаний, затем Провести и закрыть.

Самые частые основания и что они меняют в расчёте:

3. Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

ЗУП считает дни компенсации сам. Он берёт остаток по видам отпусков на дату увольнения и показывает его в документе. Ссылка рядом с количеством дней открывает расшифровку: сколько начислено за рабочий год и сколько использовано.

Как программа считает дни

Для ежегодного отпуска 28 дней за каждый отработанный месяц положено 28 / 12 = 2,33 дня. Излишек меньше половины месяца не учитывается, половина и больше округляется до полного месяца (так работают Правила об очередных и дополнительных отпусках, их и применяет ЗУП).

Пример. Рабочий год сотрудника начался 1 февраля, увольнение — 20 октября. Отработано 8 месяцев и 20 дней, 20 дней больше половины месяца, значит, считаем 9 месяцев.

• Положено: 28 / 12 × 9 = 21 день.
• Использовано: 14 дней.
• Компенсация: 21 − 14 = 7 дней.

Как считается сумма

Средний дневной заработок для компенсации — по Постановлению № 922: заработок за 12 месяцев делят на 12 и на 29,3. Если месяц отработан не полностью, вместо 29,3 берётся 29,3 / число календарных дней месяца × отработанные календарные дни.

Пример с полными месяцами: за расчётный период начислено 600 000 руб.

• Средний дневной: 600 000 / 12 / 29,3 = 1 706,48 руб.
• Компенсация за 7 дней: 1 706,48 × 7 = 11 945,36 руб.

Если отпуск использован авансом

Когда сотрудник отгулял больше, чем заработал, остаток уходит в минус. В документе появляется возможность удержать за эти дни. Удержание из последнего расчёта допускается (ст. 137 ТК РФ), но не при сокращении, ликвидации и ряде других оснований — там флажок удержания нужно снять.

4. Увольнение в порядке перевода и переход в другую организацию

Здесь путаются чаще всего, потому что слово «перевод» в 1С означает два разных документа.

При переводе между организациями одной базы физлицо остаётся тем же, а «сотрудник» создаётся новый. Учтите:

1. 🧾 НДФЛ и взносы считаются заново. Каждая организация — отдельный налоговый агент и страхователь. Предельная база по взносам и вычеты на детей в новой организации начинаются с нуля, а для вычетов нужна справка о доходах с прежнего места работы.
2. 🏖️ Отпуск не «переезжает». Компенсация выплачивается в старой организации. Перенести неиспользованные дни к новому работодателю закон не позволяет.
3. 📄 Даты не должны пересекаться. Приём в новой организации — не раньше дня, следующего за датой увольнения.

5. Окончательный расчёт и выплата в день увольнения

Флажок Рассчитать зарплату в документе Увольнение запускает расчёт всех плановых начислений с начала месяца по дату увольнения. На вкладках документа вы увидите:

• 💰 оклад или тариф за отработанные дни месяца;
• 🏖️ компенсацию отпуска;
• 📉 удержания: НДФЛ, исполнительные листы, удержание за отпуск;
• 📊 страховые взносы — они начисляются вместе с остальными суммами.

Выходное пособие и другие выплаты

При сокращении и ликвидации работник получает выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ). В ЗУП его добавляют строкой на вкладке начислений документа Увольнение. Если в вашем плане видов расчёта нужного начисления нет, его создают в Настройка → Начисления с назначением выходного пособия.

Выплаты по соглашению сторон и выходное пособие освобождены от НДФЛ только в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного для Крайнего Севера) — п. 3 ст. 217 НК РФ. Сумму сверх лимита программа обложит налогом, если начисление настроено правильно. Проверьте вкладку НДФЛ перед проведением.

Выплата

1. В поле с порядком выплаты выберите выплату в межрасчётный период и укажите дату — день увольнения.
2. Проведите документ и нажмите Выплатить. Программа создаст ведомость в кассу или в банк в зависимости от способа выплаты зарплаты сотрудника.
3. Проверьте в ведомости сумму «к выплате». Если там есть долг предприятия за прошлые месяцы, он тоже попадёт в эту ведомость.
4. Проведите ведомость после фактического перечисления денег: в этот момент ЗУП фиксирует удержанный НДФЛ.

Если сотрудник не вышел в последний день и не забрал деньги, это не повод переносить дату увольнения в документе. Расчёт делается датой увольнения, а неполученные суммы депонируются или выплачиваются по его требованию на следующий день (ст. 140 ТК РФ).

Закрытие месяца после увольнения

Когда вы сформируете Начисление зарплаты и взносов за месяц, уволенный с рассчитанной зарплатой в него не попадёт — повторного начисления не будет. Если же в месяце увольнения позже ввели больничный или премию, программа отразит доначисление как перерасчёт в следующем периоде.

6. Печатные формы и документы, которые получает работник

Из проведённого документа Увольнение через меню Печать доступны:

• Приказ о прекращении трудового договора (Т-8) — унифицированная форма. Её применение не обязательно, но многие организации пользуются именно ей.
• Записка-расчёт (Т-61) — расшифровка начислений при увольнении.
• Справка о заработке для расчёта пособий — по действующей форме (прежняя справка по приказу 182н отменена с 2023 года).
• Справка 2-НДФЛ для сотрудника (справка о доходах и суммах налога) — по заявлению работника.

Кроме печатных форм, оформите отчётность:

1. ЕФС-1, подраздел о трудовой деятельности — сведения о кадровом мероприятии «Увольнение» передают в СФР (с 2023 года — Социальный фонд России, бывшие ПФР и ФСС) не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. Документ создаётся в Кадры → Электронные трудовые книжки.
2. СТД-Р — сведения о трудовой деятельности для работника с электронной трудовой книжкой, выдаются в день увольнения.
3. Копии сведений персонифицированного учёта — выписка из раздела 3 РСВ и сведения о стаже, которые работодатель обязан выдать при увольнении.

7. Ошибки при увольнении в 1С и как их исправить

Если сотрудника нужно «вернуть»

Бывает, что увольнение отменили: человек передумал до последнего дня или суд восстановил его на работе. Порядок такой:

• до выплаты и до сдачи ЕФС-1 — отменить проведение документа Увольнение и пометить его на удаление;
• после выплаты — сторнировать документ (команда исправления с обнулением) и затем вернуть суммы или зачесть их в следующую зарплату по заявлению;
• если ЕФС-1 уже ушёл — подать в СФР отменяющие сведения по этому кадровому мероприятию.

8. Частые вопросы