Архив в 1С без путаницы: файлы, старые периоды и резервные копии

Архив в 1С — это не одна кнопка. Под словами «1С Архив» обычно имеют в виду три разные вещи: хранение прикреплённых файлов вне базы (тома на диске), архивную копию всей базы в файле .dt и защиту старых периодов от изменений. Отдельно существует прикладной продукт «1С:Архив» для электронного архива сканов. Частая ошибка — думать, что архив «сам» уменьшит базу и сохранит историю. Он делает только то, что вы настроите.

Механизмы общие для типовых конфигураций на платформе 8.3 — БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11: они взяты из Библиотеки стандартных подсистем. Поэтому пути меню ниже совпадают во всех трёх программах.

Какие бывают архивы в 1С и зачем каждый нужен

Начните с задачи, а не с настройки. Разные цели решаются разными механизмами.

📁 Тома хранения — самый частый ответ на запрос «база распухла от сканов». Файлы уходят в папку на диске, в базе остаётся только ссылка и описание.

💾 Архивная копия — это страховка. Она не экономит место, а наоборот, занимает его на диске для бэкапов.

🔒 Дата запрета — это «архив» в бухгалтерском смысле: прошлый период нельзя случайно перепровести.

✂️ Свёртка — радикальный шаг. Делайте её только после полной архивной копии, которую потом храните годами.

Подготовка: диск, права и тип базы

Прежде чем включать архив файлов, проверьте окружение. Большинство проблем с томами — из-за прав и путей, а не из-за самой 1С.

Файловая база или клиент-серверная

Это определяет, кто пишет файлы в том:

• 🖥️ Файловая база — файлы записывает компьютер пользователя. Папка тома должна быть доступна на запись каждому, кто работает в базе.
• 🗄️ Клиент-серверная база — файлы пишет сервер 1С от имени учётной записи службы агента сервера (по умолчанию USR1CV8). Права на папку нужны именно этой учётной записи, а не бухгалтеру.

Где разместить том

1. Выберите диск с запасом места. Ориентир — текущий объём файлов в базе плюс прирост за 2–3 года.
2. Если с базой работают с нескольких компьютеров, используйте сетевой путь вида \\server\1c_files\buh, а не D:\files. Буква диска на одном компьютере может значить другое на соседнем.
3. Дайте права «Изменение» на папку нужной учётной записи.
4. Включите папку тома в резервное копирование . Об этом подробнее ниже — это главная ловушка.

Права в самой 1С

Настройки томов и регламентных заданий доступны пользователю с полными правами (роль администратора). Обычный бухгалтер не увидит этих пунктов.

Пошагово: как настроить архив файлов в томах

Механизм одинаков в БП 3.0, ЗУП 3.1 и УТ 11. Отличаться может только расположение флажка в разделе администрирования.

Шаг 1. Включить хранение в томах

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. Найдите группу настроек присоединённых файлов (работы с файлами).
3. Переключите способ хранения на хранение в томах на диске.
4. Перейдите по ссылке «Тома хранения файлов».

Шаг 2. Создать том

В списке томов нажмите «Создать» и заполните карточку:

Когда том заполнится до лимита, 1С начнёт писать в следующий по порядку. Удобно заводить тома по годам или по дискам.

Шаг 3. Перенести файлы, которые уже лежат в базе

Включение томов действует только на новые файлы. Старые остаются внутри базы, и размер её сам не уменьшится.

1. В списке томов хранения найдите команду переноса файлов в тома (в командной панели или в меню «Ещё»).
2. Запустите перенос в нерабочее время: при тысячах сканов он идёт долго и нагружает диск.
3. После переноса откройте пару документов с вложениями и проверьте, что файлы открываются.

Шаг 4. Сжать файловую базу

У файловой базы место в 1Cv8.1CD после переноса освобождается не сразу. Чтобы файл уменьшился, запустите в Конфигураторе Администрирование → Тестирование и исправление с флажком «Сжатие таблиц информационной базы».

Тестирование и исправление требует монопольного доступа: все пользователи должны выйти из базы. Перед запуском сделайте архивную копию.

Архивная копия всей базы

Копия нужна до любых рискованных операций: обновления, свёртки, переноса файлов, массовой обработки.

Выгрузка в .dt через Конфигуратор

1. Запустите базу в режиме Конфигуратора.
2. Выберите Администрирование → Выгрузить информационную базу.
3. Укажите папку и имя файла, например buh_2026-10-07.dt.

Выгрузка тоже требует, чтобы в базе не было пользователей. Предупредите коллег: их сеансы придётся завершить.

Встроенное резервное копирование для файловой базы

В файловых базах типовых конфигураций есть помощник Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление. В нём можно:

• 📅 включить автоматическое копирование по расписанию или при завершении работы;
• 📂 указать каталог для копий;
• 🗑️ задать, сколько последних копий хранить, чтобы диск не переполнялся.

Для клиент-серверной базы этот помощник не подходит: копии делают средствами СУБД (PostgreSQL или MS SQL) плюс периодическая выгрузка .dt.

Что не попадает в архивную копию

Это приём, который знают не все. Файлы из томов хранения не входят ни в выгрузку .dt, ни в копию файла 1Cv8.1CD. В базе остаются только ссылки на них.

Если восстановить базу из .dt без папки тома, документы откроются, а вложения — нет. Поэтому архив 1С всегда состоит из двух частей:

1. Копия базы (.dt, .1CD или бэкап СУБД).
2. Копия папки тома на ту же дату.

Как восстановить данные из архива

Из файла .dt

1. Создайте пустую базу или откройте ту, которую заменяете.
2. В Конфигураторе выберите Администрирование → Загрузить информационную базу.
3. Укажите файл .dt и подтвердите.

Достать один старый документ

Типовой сценарий: после свёртки понадобился договор трёхлетней давности.

1. Добавьте в список баз новую пустую базу, например «Бухгалтерия — архив до 2024».
2. Загрузите в неё нужный .dt.
3. Найдите документ, распечатайте или выгрузите его.
4. При необходимости подключите к архивной базе копию папки тома, чтобы открылись вложения.

Архивную базу удобно оставить в списке насовсем. Чтобы в ней ничего не меняли, установите в ней дату запрета изменения на последний день архивного периода.

Если пропали файлы из тома

Если документы открываются, а вложения выдают ошибку, сначала проверьте, доступен ли путь тома с того компьютера или сервера, который читает файлы. Чаще всего дело в отключённом сетевом диске или сменённом пароле учётной записи службы. Если папка потеряна — восстановите её из бэкапа файловой системы. Из самой 1С файлы не вернуть.

Автоматизация архивирования

Ручной архив перестают делать через месяц. Поставьте всё на расписание.

Регламентные задания внутри 1С

Список открывается через Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания. Для архива и поиска по нему полезны:

• 🔎 Обновление индекса ППД — поддерживает полнотекстовый поиск, чтобы старые документы находились по слову.
• 📄 Извлечение текста — достаёт текст из прикреплённых файлов (PDF, документы Word), чтобы искать и по содержимому вложений.

Полнотекстовый поиск должен быть включён в общих настройках, иначе задания работать не будут. В файловой базе регламентные задания выполняются, только пока база открыта хотя бы у одного пользователя.

Выгрузка .dt по расписанию

Для клиент-серверной базы или ночного копирования файловой удобно запускать выгрузку из командной строки и повесить её на Планировщик заданий Windows:

@echo off
set V8="C:\Program Files\1cv8\8.3.25.1374\bin\1cv8.exe"
set DT=\\backup\1c\buh_%date:~6,4%-%date:~3,2%-%date:~0,2%.dt
set LOG=\\backup\1c\dump.log

rem Серверная база: /S сервер\база. Для файловой: /F "D:\Bases\Buh"
%V8% DESIGNER /S "srv1c\buh" /N "Администратор" /P "пароль" /DumpIB %DT% /Out %LOG%

rem Копия папки тома на ту же дату
robocopy \\server\1c_files\buh \\backup\1c\files_buh /MIR /R:2 /W:5

Замените номер версии платформы на установленный у вас. Формат переменной %date% зависит от региональных настроек Windows — проверьте имя получившегося файла после первого запуска.

💡 Пароль в bat-файле — слабое место. Заведите в 1С отдельного пользователя только для архивации и закройте доступ к папке со скриптом.

Ротация

Решите, сколько копий хранить. Рабочая схема: ежедневные — 7–14 дней, ежемесячные — год, годовые (после закрытия года) — бессрочно, на отдельном носителе.

Частые ошибки при работе с архивом 1С

Частые вопросы