Архивные копии, история версий и старые периоды в 1С 8.3

Архив в 1С 8.3 — это не одна кнопка, а несколько механизмов. Резервные копии базы по расписанию настраивают в Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление (для файловой базы) или средствами СУБД (для серверной). Историю правок документов включают флажком «Хранить историю изменений» в Администрирование → Общие настройки. Отправленная отчётность и квитанции хранятся внутри самой базы, поэтому её архив — это та же резервная копия.

Работать с архивом в 1С правильно — значит решить три задачи: регулярно сохранять копии, уметь быстро достать из них нужный период и хранить их столько, сколько требует закон. Пути меню ниже даны для типовых конфигураций на БСП: Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 — в них они совпадают.

Какие бывают архивы в 1С и что в них хранится

Когда бухгалтер говорит «достаньте из архива», он может иметь в виду пять разных вещей. От этого зависит, где искать и как настраивать.

Как настроить архивацию базы по расписанию

Файловая база: встроенная обработка

Для файловой базы в типовых конфигурациях есть встроенный помощник.

1. Откройте Администрирование → Обслуживание.
2. Перейдите по ссылке «Резервное копирование и восстановление».
3. Выберите «Настроить резервное копирование» и режим: регулярно по расписанию или при завершении работы.
4. Укажите каталог для копий. Лучше другой диск или сетевую папку, а не тот же диск, где лежит 1Cv8.1CD.
5. Задайте, сколько копий хранить: последние N штук или копии за определённый срок.
6. Укажите учётную запись администратора базы — от её имени копия будет создаваться.

Программа сама завершит сеансы пользователей на время копирования. Поэтому расписание ставьте на ночь или обед.

Выгрузка .dt из командной строки

Встроенный помощник работает только при запущенной программе. Надёжнее запускать выгрузку планировщиком Windows. Создайте bat-файл:

@echo off
set D=%date:~6,4%-%date:~3,2%-%date:~0,2%
"C:\Program Files\1cv8\8.3.24.1467\bin\1cv8.exe" DESIGNER /F "D:\Bases\Buh" /N "Администратор" /P "пароль" /DumpIB "E:\Backup\buh_%D%.dt" /Out "E:\Backup\log_%D%.txt"

Номер платформы в пути замените на свой. Для серверной базы вместо /F "путь" используйте /S "сервер\имябазы". Файл /Out пишет журнал — по нему видно, прошла ли выгрузка.

💡 Пароль в bat-файле лежит открытым текстом. Создайте для копирования отдельного пользователя 1С с минимальными правами и закройте папку со скриптом от посторонних.

Серверная база: копия средствами СУБД

В клиент-серверном варианте встроенный помощник недоступен. Копию делает сама СУБД, и пользователей отключать не нужно.

• 🐘 PostgreSQL — pg_dump -U postgres -Fc -f E:\Backup\buh.backup buh по расписанию.
• 🪟 MS SQL Server — план обслуживания с полной копией раз в сутки и копиями журнала транзакций каждые 1-2 часа.

Раз в неделю дополнительно снимайте .dt. Он переносится между разными СУБД и версиями, а копия СУБД — нет.

История изменений: какие версии документов хранить

История изменений (в старых релизах — версионирование объектов) записывает каждую правку документа или справочника. По ней видно, кто, когда и что поменял, и можно вернуть прежнюю версию.

Как включить

1. Откройте Администрирование → Общие настройки.
2. В группе «История изменений» установите флажок «Хранить историю изменений».
3. По ссылке рядом откройте настройку хранения по видам объектов.
4. Для каждого вида выберите режим: не хранить, хранить при записи или хранить при проведении (для документов).

Для документов обычно хватает режима «при проведении». Черновые записи тогда не плодят лишних версий.

Как посмотреть прошлые версии

Откройте документ, нажмите «Ещё» и выберите «История изменений». Появится список версий с датой и автором. Две версии можно сравнить — отличия подсветятся. Выделенную версию можно открыть или сделать текущей.

Сколько хранить

Версии раздувают базу. В той же настройке есть очистка устаревших версий: задайте срок, например «старше года», и включите её по расписанию.

История изменений работает только с момента включения. Правку, сделанную до того, она не покажет — тогда остаётся сравнивать с резервной копией.

Работа с архивом отчётности

Регламентированные отчёты, которые вы отправляли через 1С-Отчётность, хранятся в самой базе. Вместе с отчётом лежат файл выгрузки, квитанции о приёме, протоколы входного контроля и извещения.

Где найти отправленный отчёт

1. Откройте Отчеты → Регламентированные отчеты.
2. Установите нужный период в списке отчётов — по умолчанию показан текущий год.
3. Откройте отчёт: в его форме видно состояние отправки и доступны документы обмена с контролирующим органом.

Отсюда же отчёт можно распечатать, выгрузить в файл для повторной отправки или показать проверяющему квитанцию о сдаче.

Если отчёта в базе нет

• 📦 Базу свернули или перенесли в новую — смотрите отчёт в архивной копии за тот период.
• 🔁 Отчёт отправляли из другой программы или личного кабинета — ищите там.
• 📞 Записи потеряны совсем — запросите у своего оператора ЭДО копии отправок и квитанций или получите сведения о сданной отчётности в личном кабинете налогоплательщика.

💡 Перед переходом на новую базу проверьте, что последние отправки за старый год имеют итоговый статус. Незавершённый документооборот в архивной базе потом доводить неудобно.

Восстановление из архива и выгрузка нужного периода

Как развернуть копию, не затронув рабочую базу

Главное правило: копию загружают в новую пустую базу, а не поверх рабочей.

1. В окне запуска 1С нажмите «Добавить» → «Создание новой информационной базы» → «Создание информационной базы без конфигурации».
2. Назовите её понятно: «Бухгалтерия — архив на 31.12.2023».
3. Откройте новую базу в Конфигураторе: Администрирование → Загрузить информационную базу и выберите нужный .dt.
4. Запустите базу в режиме «1С:Предприятие» и проверьте данные за нужный период.

Для копии, сделанной встроенным помощником, используйте ссылку «Восстановление данных из резервной копии» в том же разделе Администрирование → Обслуживание.

Как достать один документ или справочник

Переносить всю базу ради одного документа незачем. Откройте архивную копию и рабочую базу рядом и перенесите данные одним из способов:

• 📋 скопируйте табличную часть документа в табличный документ и загрузите в рабочую базу;
• 🔄 выгрузите нужные объекты универсальной обработкой выгрузки-загрузки XML, если обе базы на одной конфигурации и одном релизе;
• ✍️ для двух-трёх документов быстрее ввести их заново по распечатке из архива.

Закрытые годы: свёртка и запрет изменений

Когда база за 5-7 лет становится тяжёлой, старые годы выносят в архив.

• 🗜️ Свёртка. В Бухгалтерии 3.0 в разделе Администрирование → Обслуживание есть обработка «Свертка информационной базы». Она заменяет документы до выбранной даты входящими остатками. Перед свёрткой обязательно сохраните полную копию: это и будет ваш архив за прошлые годы.
• 🔒 Дата запрета изменения. Чтобы закрытый период не правили задним числом, включите даты запрета изменения в Администрирование → Проведение документов (в некоторых релизах настройка находится в «Пользователи и права»). Задайте дату и, при необходимости, исключения для главного бухгалтера.

Архивную базу после свёртки держите в режиме «только смотреть»: оставьте в ней пользователей с ролью только на чтение.

Хранение архивов и перенос в облако

Сколько хранить

Закон 402-ФЗ требует хранить первичные документы, регистры учёта и отчётность не меньше пяти лет после отчётного года. Налоговый кодекс тоже устанавливает пятилетний срок для данных, нужных для расчёта налогов. Кадровые документы, связанные с трудовым стажем, хранят значительно дольше.

На практике это значит: архивную копию базы на конец каждого года храните минимум шесть лет, а по зарплате — ещё дольше.

Правило 3-2-1

• 3️⃣ три копии: рабочая база и две копии;
• 2️⃣ на двух разных носителях: например, сетевое хранилище и внешний диск;
• 1️⃣ одна копия вне офиса: облако или другой филиал.

Копия на том же диске, что и база, не спасёт ни от поломки диска, ни от шифровальщика.

Варианты облака

💡 В базе 1С есть персональные данные сотрудников и контрагентов. Перед отправкой в публичное облако упакуйте копию в архив с паролем, например в 7-Zip с шифрованием AES-256, и храните пароль отдельно.

Частые ошибки при архивации

• ❌ Копируют файл 1Cv8.1CD, пока в базе работают. Такая копия часто оказывается битой. Копируйте файл только при закрытой базе или делайте выгрузку .dt.
• ❌ Ни разу не проверяли восстановление. Копия, которую никто не разворачивал, — это надежда, а не архив. Раз в квартал загружайте свежую копию в тестовую базу и открывайте пару отчётов.
• ❌ Хранят только последнюю копию. Ошибку часто замечают через неделю-месяц, когда последняя копия уже содержит её. Держите хотя бы ежедневные копии за 2 недели и ежемесячные за год.
• ❌ Не следят за местом на диске. Каталог копий забивается, выгрузка тихо перестаёт работать. Проверяйте журнал /Out или даты файлов в каталоге.
• ❌ Делают свёртку без полной копии. Свёртка необратима: удалённые документы вернуть можно только из копии, снятой до неё.
• ❌ Восстанавливают в рабочую базу. Самая дорогая ошибка: теряются данные, введённые после даты копии.

Частые вопросы