Клиент в облаке 1С:Фреш: регистрация, тариф, доступ и перенос базы

Чтобы подключить клиента к 1С:Фреш, на сайте 1cfresh.com регистрируют абонента (это «учётная запись» организации клиента), подключают ему приложение — например, 1С:Бухгалтерию или 1С:УНФ, — приглашают пользователей по электронной почте и выдают им роли. Если у клиента уже есть локальная база, её выгружают специальным файлом и загружают в новое приложение. Работать клиент может из браузера или через тонкий клиент 1С.

На всё уходит от получаса до одного рабочего дня. Дольше всего обычно занимает не регистрация, а перенос данных и настройка подписи для отчётности.

Что подготовить до регистрации клиента в 1С:Фреш

Схема в сервисе устроена так: абонент — это клиент (организация или ИП), приложения — его информационные базы, пользователи — люди с доступом к этим базам. Один абонент может держать несколько приложений: например, Бухгалтерию для двух юрлиц и ЗУП.

Перед стартом соберите у клиента:

• 📧 адрес почты владельца — на него придёт приглашение и уведомления об оплате;
• 👥 список сотрудников, которым нужен доступ, с их почтой и тем, что каждый будет делать;
• 🏢 реквизиты организации (ИНН, КПП, ОГРН) — пригодятся при оформлении договора и счёта;
• 💾 копию текущей базы, если клиент переходит из коробочной 1С;
• 🔐 сведения о подписи: есть ли у руководителя КЭП и где она хранится;
• 🏦 какой банк и как сейчас приходят выписки.

Шаг 1. Регистрируем абонента и выбираем приложение

Порядок зависит от того, кто подключает клиента: он сам или обслуживающая организация (партнёр 1С, бухгалтерская фирма).

Клиент регистрируется сам

1. Откройте 1cfresh.com и нажмите кнопку регистрации.
2. Укажите почту, имя и телефон. Придёт письмо со ссылкой — перейдите по ней и задайте пароль.
3. В личном кабинете выберите приложение из списка и создайте его.
4. Через несколько минут база будет готова, и её можно открыть в браузере.

Новым абонентам доступен бесплатный пробный период. Он нужен, чтобы проверить работу и перенести данные до оплаты.

Подключает обслуживающая организация

Партнёр работает из своего кабинета в сервисе. Там есть список абонентов, где регистрируют нового клиента: указывают название организации и почту владельца. Владелец получает приглашение, подтверждает его и становится хозяином абонента.

Плюс такого пути — партнёр сразу видит клиента у себя, может подключать приложения, выставлять счета и заходить в базу с правами обслуживания.

Шаг 2. Подбираем тариф под задачи клиента

Тариф определяет, какие приложения доступны, сколько пользователей можно подключить и входят ли сервисы вроде отчётности и обмена с банком.

Цены ориентировочные: сервис регулярно меняет тарифную сетку, а оплата за год обычно выходит дешевле помесячной. Точную стоимость смотрите в кабинете на дату подключения.

Что проверить при выборе:

• 🔢 число пользователей — каждый, кто входит в базу одновременно, учитывается в тарифе;
• 🏢 число организаций — в базовых версиях можно вести только одну организацию;
• 🧩 доработки — в облаке нельзя менять конфигурацию, допустимы только расширения и внешние отчёты, разрешённые сервисом;
• 📑 отчётность — входит ли сдача отчётов в выбранный тариф или подключается отдельно.

Шаг 3. Переносим базу клиента из коробочной 1С

Если клиент начинает с нуля, шаг пропускают: базу заполняют с помощью стартового помощника. Если учёт уже велся локально, данные переносят файлом выгрузки.

Как перенести данные

1. Обновите локальную базу до актуального релиза. Сервис принимает выгрузку только из той же или более ранней поддерживаемой версии, что и приложение в облаке.
2. Сделайте резервную копию локальной базы.
3. В локальной программе запустите выгрузку для перехода в сервис. В типовых конфигурациях она находится в разделе Администрирование — в блоке обслуживания базы. Программа создаст архивный файл.
4. В личном кабинете 1С:Фреш создайте новое приложение с загрузкой из файла и укажите этот архив.
5. Дождитесь загрузки. Для базы в несколько гигабайт это может занять несколько часов.
6. Откройте приложение и сверьте остатки: оборотно-сальдовую ведомость за последний закрытый период и по счетам 51, 60, 62.

Не продолжайте работу в локальной базе после выгрузки — иначе документы, введённые позже, придётся переносить вручную.

Почему загрузка может не пройти

• ⛔ файл .dt не подходит — сервис ждёт именно выгрузку для перехода в облако, а не обычную копию из Конфигуратора;
• ⛔ версия не совпадает — локальная база новее или сильно старше той, что в сервисе;
• ⛔ изменённая конфигурация — снятая с поддержки или доработанная база не загрузится;
• ⛔ слишком большой размер — проверьте лимит своего тарифа и почистите базу от лишнего.

Шаг 4. Пользователи клиента: приглашения, роли и права

Права в 1С:Фреш живут на двух уровнях. Первый — уровень абонента: кто управляет подпиской и пользователями. Второй — уровень приложения: что человек может делать внутри базы.

Роли абонента

Как пригласить сотрудника

1. В личном кабинете откройте список пользователей абонента.
2. Добавьте нового пользователя: имя, почта, роль.
3. Отметьте приложения, к которым у него будет доступ.
4. Сотрудник получит письмо, перейдёт по ссылке и задаст свой пароль.

Затем откройте саму базу под администратором и настройте права внутри приложения. В Бухгалтерии и УНФ это делается в Администрирование → Настройки пользователей и прав — через профили групп доступа: «Бухгалтер», «Только просмотр» и другие.

Доступ для бухгалтерской фирмы

Если клиента ведёт сторонний бухгалтер, удобнее подключить его фирму как обслуживающую организацию. Тогда сотрудники фирмы входят под своими учётными записями и видят всех своих клиентов в одном кабинете. При расторжении договора клиент просто отзывает доступ, а база остаётся у него.

Шаг 5. Банк, отчётность, ЕГАИС и почта в облачной базе

Облачная база работает с теми же сервисами, что и коробочная, но настройка местами отличается.

Обмен с банком

• 🏦 1С:ДиректБанк — прямой обмен выписками и платёжками, если банк его поддерживает. Подключается из списка банковских выписок, нужна подпись или вход через банк.
• 📄 Файловый обмен — выписку выгружают из интернет-банка и загружают в базу. Для этого в браузере нужно расширение для работы с файлами.
• 🔗 Интеграция со стороны банка — некоторые банки сами передают данные в 1С по токену из кабинета банка.

Сдача отчётности

Отчётность через 1С-Отчётность подключают заявлением прямо из приложения. Подпись может храниться:

• ☁️ в облаке — облачная КЭП оформляется вместе с заявлением, ничего ставить на компьютер не нужно;
• 💻 локально — на токене или в реестре. Тогда на компьютер ставят криптопровайдер и расширение браузера, чтобы облачная база видела подпись.

Помните про правило из закона об электронной подписи: подпись руководителя для ФНС выпускает удостоверяющий центр ФНС. Отчётность при этом может сдавать и бухгалтер — по машиночитаемой доверенности.

ЕГАИС и маркировка

Для ЕГАИС нужен УТМ — транспортный модуль, который ставят на компьютер клиента вместе с ключом. Облачная база должна до него «достучаться». Перед переводом в облако торговли алкоголем уточните в сервисе, поддерживается ли такая схема для выбранного приложения. Если нет, клиенту может подойти локальная база или аренда сервера.

Почта

Чтобы отправлять счета и акты прямо из базы, настройте учётную запись почты в разделе Администрирование → Органайзер. Для Яндекс и Mail.ru используйте пароль приложения, а не основной пароль от ящика.

Шаг 6. Первый вход клиента и стартовая настройка

Когда приложение создано и пользователи приглашены, переходите к настройке рабочего места клиента.

Вход через браузер

1. Клиент открывает 1cfresh.com и вводит логин и пароль.
2. В кабинете выбирает приложение — база откроется в новой вкладке.
3. Ссылку на приложение удобно сохранить в закладки: она ведёт сразу к нужной базе.

Вход через тонкий клиент

1. Установите на компьютер тонкий клиент 1С нужной версии — ссылка на дистрибутив есть в кабинете.
2. В окне запуска добавьте существующую базу и выберите вариант подключения по веб-серверу.
3. Вставьте адрес приложения, скопированный из адресной строки браузера.
4. При входе введите тот же логин и пароль, что и для сайта.

Что настроить в первый день

• 🏢 реквизиты организации и учётную политику — если база новая;
• 📊 параметры налогового учёта: система налогообложения, ставки;
• 🏦 банковский счёт и обмен с банком;
• 👤 ответственных лиц для печатных форм;
• 💾 проверку, что резервные копии делаются: в кабинете можно запросить копию базы и скачать её.

Где клиенты ошибаются при подключении

Эти промахи всплывают уже после регистрации, когда клиент начал работать.

Частые вопросы