Резервные копии приложения в облаке 1С:Фреш: создать, скачать, восстановить

Архивную копию в 1С:Фреш делают в личном кабинете сервиса: открываете список приложений, выбираете нужную базу и в её карточке создаёте резервную копию. Готовую копию можно оставить в хранилище сервиса или скачать файлом на свой компьютер. Кроме того, сервис сам регулярно копирует все приложения абонента, так что без копии базы вы не останетесь, даже если ни разу её не делали.

Типичная ситуация: главбух собирается провести групповое перепроведение за квартал или загрузить большую выписку из банка. Если что-то пойдёт не так, нужно вернуться к состоянию «до». Ночная автоматическая копия для этого не годится: в ней нет утренних изменений. Поэтому перед рискованной операцией копию делают вручную, за пару минут.

Как сервис хранит копии баз: автоматические и ручные

В облаке 1С:Фреш база называется приложением. Копии приложения бывают двух видов, и путать их не стоит.

Что важно знать про автоматические копии:

• 🕒 Расписание и глубину хранения задаёт сервис, а не пользователь. Конкретные сроки (сколько ежедневных, еженедельных и ежемесячных копий хранится) указаны в условиях вашего тарифа и в справке личного кабинета.
• 🔒 Копии лежат в инфраструктуре провайдера, отдельно от рабочей базы.
• 📅 В списке копий видна дата и время создания каждой. По ним и выбирают точку восстановления.

Ручная архивная копия в 1С:Фреш: пошагово

Создать копию может владелец или администратор абонента. Обычный пользователь приложения кнопок управления копиями не увидит, это нормально. Если у вас нет прав, попросите того, кто подключал сервис.

Шаг 1. Предупредите коллег

Копия снимается с работающей базы, но лучше, чтобы в момент создания никто не проводил документы. Иначе в копию попадёт «половина» операции, например часть перепроведённых документов. Напишите коллегам в чат: «5 минут не проводим».

Шаг 2. Откройте личный кабинет

1. Войдите на сайт сервиса под своей учётной записью.
2. Перейдите в личный кабинет (менеджер сервиса) — раздел, где перечислены все приложения абонента.
3. Найдите в списке нужную базу. Если приложений несколько, ориентируйтесь на имя: например, «Бухгалтерия ООО Ромашка».

Шаг 3. Создайте копию

1. Откройте карточку приложения или его контекстное меню.
2. Перейдите к резервным копиям приложения.
3. Нажмите команду создания копии.
4. Дождитесь окончания. Небольшая база копируется за минуты, база на несколько гигабайт может занять заметно больше времени. Статус операции виден в списке копий.

Шаг 4. Проверьте результат

В списке копий должна появиться новая строка с текущей датой и временем. Если строки нет, обновите страницу: создание идёт в фоне.

Не начинайте рискованную операцию, пока копия не появилась в списке со статусом готовой. Пока она создаётся, откатываться не к чему.

Как скачать файл выгрузки базы на компьютер

Копия в хранилище сервиса удобна для отката. Но иногда нужен файл у себя: для архива на конец года, для аудитора, для перехода на «коробочную» 1С или просто на случай, если подписка закончится.

Есть два пути.

Из личного кабинета. У готовой копии в списке есть команда скачивания. Сервис формирует файл и отдаёт его браузеру. Файл сохраняется в папку загрузок, имя и расширение задаёт сервис.

Из самого приложения. В программах, работающих в модели сервиса, есть выгрузка данных в файл. Ищите её в разделе Администрирование — в группе команд обслуживания. Команда выгружает данные текущей базы в архив, который потом можно загрузить в другое приложение сервиса или в локальную версию той же конфигурации.

Что учесть при скачивании:

• 💾 Размер файла сопоставим с размером базы. Для базы в несколько гигабайт нужен стабильный интернет.
• 🗂 Храните файл в двух местах: на компьютере и на внешнем носителе или в облачном диске компании.
• 🔐 В файле — вся учётная информация, включая зарплату и персональные данные сотрудников. Не пересылайте его по почте без шифрования и не кладите в общедоступные папки.

Регулярные копии: что можно автоматизировать, а что нет

Расписание автоматического копирования в 1С:Фреш пользователь не настраивает: этим занимается провайдер, и копии создаются без вашего участия. Это главное отличие от локальной 1С, где администратор сам выбирает время и папку.

Если вам мало автоматических копий сервиса, выстройте свой регламент поверх них:

Где хранятся и как управлять копиями в личном кабинете

Все копии конкретного приложения собраны в одном списке в его карточке. Для каждой видно:

• 📅 дату и время создания;
• 🏷 вид копии: автоматическая или созданная пользователем;
• ⚙️ доступные действия: скачать, восстановить, удалить (для ручных копий).

Несколько практических моментов:

1. Ручные копии не бесконечны. Количество копий по требованию и срок их хранения ограничены условиями сервиса. Если копия нужна надолго, скачайте её файлом.
2. Удалять можно только свои. Автоматические копии сервиса пользователь удалить не может, они уходят по регламенту хранения.
3. Копия привязана к приложению. Если удалить само приложение, вместе с ним пропадут и его копии в сервисе. Перед удалением базы обязательно скачайте выгрузку.
4. Права. Список копий видят владелец и администраторы абонента. Добавить права коллеге можно в управлении пользователями абонента.

Восстановление данных из архивной копии

Восстановление в сервисе заменяет текущие данные приложения состоянием на момент копии. Это необратимо для всего, что введено после неё.

Перед восстановлением

1. Сделайте свежую ручную копию текущего состояния. Если окажется, что откатились не туда, вернётесь обратно.
2. Выпишите, что вводилось после выбранной точки: документы, платежи, кадровые приказы. Это придётся ввести заново.
3. Попросите всех пользователей выйти из базы. Во время восстановления работать с приложением нельзя.

Восстановление в сервисе

1. Откройте карточку приложения в личном кабинете и перейдите к копиям.
2. Выберите копию по дате и времени.
3. Запустите восстановление и подтвердите действие.
4. Дождитесь окончания, затем откройте приложение и проверьте последние документы и остатки.

Если не хотите затирать рабочую базу, есть более мягкий путь: загрузить копию или файл выгрузки в новое приложение и уже из него перенести нужные документы. Так поступают, когда испорчена только часть данных, например один месяц.

Восстановление из скачанного файла

Файл выгрузки можно загрузить:

• в новое приложение сервиса — при создании приложения выбирается вариант с загрузкой данных из файла;
• в локальную 1С той же конфигурации — командой загрузки данных из сервиса в разделе Администрирование.

Как убедиться, что копия рабочая

Копия, которую ни разу не открывали, — это надежда, а не страховка. Раз в квартал проверяйте её на практике:

1. Разверните свежую копию или скачанный файл в отдельное тестовое приложение.
2. Откройте оборотно-сальдовую ведомость за последний закрытый месяц в рабочей и тестовой базе.
3. Сравните обороты и сальдо по основным счетам: 51, 60, 62, 68, 69, 70.
4. Проверьте, что открываются последние документы и присоединённые к ним сканы.
5. Удалите тестовое приложение, чтобы не путать его с рабочим и не платить за лишнюю базу.

Если суммы совпали, регламент работает. Если нет, разбирайтесь сразу, а не в день, когда копия действительно понадобится.

Что мешает создать или восстановить копию

Если ни один вариант не подходит, обращайтесь в поддержку провайдера сервиса. Укажите имя приложения, дату нужной копии и текст сообщения, которое видите на экране.

Частые вопросы