Входящее приглашение к электронному обмену: как найти его в 1С, принять и довести до «Присоединен»
Содержание
Посмотреть приглашение к ЭДО
в 1С можно в рабочем месте «Текущие дела ЭДО»: в Бухгалтерии 3.0 оно открывается из разделов Продажи → Сервис или Покупки → Сервис. В дереве слева есть группа «Приглашения», а в ней — входящие запросы от контрагентов, которые ждут вашего согласия. Если там пусто, сначала нажмите Отправить и получить: без этого 1С не узнает о свежем приглашении.
Частое заблуждение — искать приглашение в карточке контрагента или в списке входящих документов. Там его нет. Приглашение — это не документ, а запрос на настройку обмена. Пока вы его не приняли, контрагент не может прислать вам ни УПД, ни акт через 1С-ЭДО.
Где в 1С посмотреть приглашение от контрагента: путь по шагам
Порядок одинаковый для Бухгалтерии предприятия 3.0, Управления торговлей 11 и Комплексной автоматизации 2. Модуль ЭДО во всех этих конфигурациях построен на общей библиотеке, поэтому рабочее место выглядит похоже.
Шаг 1. Откройте «Текущие дела ЭДО»
| Конфигурация | Где открыть |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Продажи → Сервис → Текущие дела ЭДО или Покупки → Сервис → Текущие дела ЭДО |
| Управление торговлей 11, КА 2 | раздел «Продажи» или «Закупки», группа «Сервис», команда «Текущие дела ЭДО» |
Если команды нет совсем, обмен с контрагентами в базе не включён. Это делается в Администрирование → Обмен электронными документами: там флажок «Обмен с контрагентами» и ссылка на учётные записи ЭДО.
Шаг 2. Получите новые данные от оператора
- В командной панели нажмите
Отправить и получить. - Дождитесь окончания обмена — индикатор внизу формы погаснет.
- При первом обмене за сеанс 1С может спросить пароль к сертификату. Введите его: без расшифровки служебных сообщений приглашение не загрузится.
Шаг 3. Найдите группу «Приглашения»
Раскройте в дереве слева узел «Приглашения». Внутри — подгруппы по направлению: входящие запросы, которые ждут вашего ответа, и исходящие, отправленные вами. Входящее приглашение отображается строкой с наименованием контрагента, ИНН и КПП.
Число рядом с узлом показывает, сколько запросов ждут решения. Если оно больше нуля, а вы ничего не видите, проверьте отбор по организации в шапке формы: в базе с несколькими организациями приглашение могло прийти на другую.
Шаг 4. Откройте приглашение
Двойной щелчок по строке открывает настройку ЭДО с этим контрагентом. В ней видно:
- 🏢 организацию и учётную запись, на которую пришёл запрос;
- 🔢 идентификатор участника ЭДО контрагента;
- 📡 оператора контрагента (если он другой — пойдёт роуминг);
- 💬 текст приглашения, если отправитель его написал.
Если в «Текущих делах ЭДО» нет приглашения, хотя контрагент его отправил
Пройдите по списку сверху вниз — так быстрее всего найти причину:
- Обмен не выполнялся. Нажмите
Отправить и получитьещё раз и посмотрите, нет ли сообщений об ошибке внизу формы. - Не та организация. Снимите отбор по организации или переключите его.
- Не та учётная запись. У организации может быть несколько учётных записей ЭДО. Откройте список учётных записей и проверьте, у всех ли включён обмен.
- Роуминг ещё не довёз. Если оператор контрагента другой, подождите и повторите обмен позже.
- Нет прав. Пользователь без доступа к ЭДО не увидит узел «Приглашения», даже если запрос пришёл.
Как принять или отклонить приглашение к ЭДО
Решение принимается в той же форме, где вы открыли приглашение. Кнопки «Принять» и «Отклонить» есть и в командной панели списка — можно отработать сразу несколько строк.
Перед тем как принять
Сверьте три вещи. На это уходит минута, а ошибка потом стоит повторной настройки.
- ИНН и КПП. Совпадают ли с реквизитами вашего партнёра в справочнике «Контрагенты». У крупной компании может быть несколько КПП и несколько ящиков ЭДО — по одному на обособленное подразделение.
- Организация. Приглашение пришло на ту организацию, с которой вы работаете с этим партнёром.
- Сам партнёр. Ждёте ли вы обмен с ним. Незнакомое приглашение лучше уточнить по телефону, а не принимать вслепую.
Что происходит после принятия
- Статус настройки меняется на «Присоединен».
- Контрагент получает подтверждение при своём следующем обмене.
- С этого момента документы от него приходят в «Текущие дела ЭДО» в группу входящих.
Если контрагента ещё нет в справочнике, 1С предложит создать его по данным приглашения или сопоставить с существующим. Сопоставьте с существующим, если он есть: дубль контрагента потом ломает взаиморасчёты и сверку.
Отклонённое приглашение не возвращается само. Если нажали «Отклонить» по ошибке, отправьте контрагенту встречное приглашение из его карточки или попросите выслать запрос заново.
Приглашение пришло в Диадок или СБИС, а не в 1С
Бывает, что бухгалтер ищет приглашение в 1С, а контрагент отправил его через другой сервис. Всё зависит от того, через какого оператора работает ваша учётная запись ЭДО.
| Где у вас ЭДО | Где смотреть приглашение |
|---|---|
| 1С-ЭДО внутри типовой конфигурации | «Текущие дела ЭДО» → «Приглашения» |
| Учётная запись Диадока, подключённая в типовой 1С | там же, в «Текущих делах ЭДО», после обмена |
| Отдельный модуль Диадока для 1С | в окне модуля, в разделе работы с контрагентами |
| Веб-версия Диадока | diadoc.kontur.ru → раздел «Контрагенты», входящие запросы |
| Веб-версия СБИС | online.sbis.ru → раздел контрагентов, запросы на обмен |
Как понять, к какому оператору привязан ваш ящик
Посмотрите идентификатор участника ЭДО в учётной записи (Администрирование → Обмен электронными документами → Учетные записи ЭДО). Первые три символа — код оператора:
| Префикс | Оператор |
|---|---|
2AE | Калуга Астрал |
2AL | Такском |
2BM | Контур (Диадок) |
2BE | Тензор (СБИС) |
Если у вашей организации два ящика — например, один в 1С-ЭДО, другой в веб-Диадоке, — контрагент мог пригласить любой из них. Спросите у него ваш идентификатор, на который ушёл запрос, и откройте тот сервис.
Принимать приглашение лучше там, где вы потом будете работать с документами. Иначе документы придут в веб-кабинет, а бухгалтер будет ждать их в 1С.
Роуминг и статус настройки ЭДО в карточке контрагента
Если вы и контрагент работаете у разных операторов, приглашение идёт через роуминг. Оно приходит дольше: от нескольких минут до нескольких дней, в зависимости от того, настроен ли роуминг между этими операторами автоматически.
Где увидеть статус по конкретному контрагенту
Откройте карточку контрагента. В ней есть блок или ссылка ЭДО с текущим состоянием обмена. Оттуда же открывается настройка ЭДО с этим партнёром и отправляется приглашение, если обмена ещё нет.
Статусы настройки читаются так:
Когда приглашение «застряло» в роуминге
- 🕐 Прошло больше двух-трёх рабочих дней, статус не меняется.
- 🔁 Контрагент видит у себя «отправлено», а у вас после обмена ничего нет.
Что делать: сверьте с контрагентом идентификаторы участников ЭДО обеих сторон и напишите в поддержку своего оператора. Часто роуминг между парой операторов включается только по заявке — её подаёт оператор, а не пользователь 1С.
Подпись не даёт принять приглашение: сертификат и криптопровайдер
Принятие приглашения подписывается электронной подписью. Если с сертификатом что-то не так, кнопка сработает с ошибкой или не сработает вовсе. Входящее приглашение при этом может даже не отобразиться: служебные сообщения оператора тоже нужно расшифровать.
Проверка за пять минут
- Откройте
Администрирование → Обмен электронными документами, перейдите к настройкам электронной подписи и шифрования. - Выделите сертификат организации и запустите проверку.
- Посмотрите, какие пункты проверки не прошли.
Типичные результаты проверки и что они означают:
Подпись для ЭДО должна быть выпущена на ту организацию, от имени которой принимаете приглашение. Сертификат другой организации из той же базы не подойдёт, даже если руководитель один.
Особенности приглашений в 1С:Фреш и других облачных версиях
В 1С:Фреш и сервисах на его основе рабочее место «Текущие дела ЭДО» то же самое. Путь к приглашениям не меняется: раздел «Продажи» или «Покупки», группа «Сервис», затем узел «Приглашения».
Отличия касаются подписи и обмена:
- ☁️ Подпись в облаке. В сервисе можно работать с сертификатом, ключ которого хранится на стороне сервиса. Тогда криптопровайдер на компьютер ставить не нужно, а подтверждение приходит одноразовым кодом.
- 🔑 Локальный токен. Если подпись на токене, в браузере или тонком клиенте нужно расширение для работы с криптографией и установленный криптопровайдер. Без них сертификат будет не виден.
- ⏱ Расписание обмена. В облаке задания по расписанию выполняет сервис, поэтому приглашения подгружаются и тогда, когда никто не открыл базу.
В файловой базе на своём компьютере всё наоборот: задания по расписанию работают, только пока кто-то запущен в базе. Поэтому в файловом варианте на Отправить и получить надо нажимать вручную, если приглашение ждёте прямо сейчас.
Много контрагентов: массовые приглашения и автоматизация
Когда партнёров десятки или сотни, отвечать на приглашения по одному неудобно. В 1С есть несколько приёмов, которые сокращают ручную работу.
Принять несколько входящих сразу
В группе «Приглашения» выделите нужные строки с Ctrl или Shift и нажмите «Принять» в командной панели. Сначала проверьте ИНН и КПП в колонках списка — у массового принятия нет второй попытки.
Пригласить контрагентов самому
Если вы ждёте приглашения, а его всё нет, проще отправить встречное:
- В «Текущих делах ЭДО» откройте «Приглашения» и создайте новое приглашение.
- Помощник покажет контрагентов из справочника. Отметьте нужных — можно сразу нескольких.
- Для каждого 1С подтянет из сервиса сведения, подключён ли он к ЭДО и какой у него идентификатор.
- Отправьте приглашения. Статус по каждому сменится на «Ожидаем согласия».
Если контрагент не подключён ни к одному оператору, помощник предложит отправить ему письмо на электронную почту с предложением подключиться.