Новый сотрудник в программе 1С: учётная запись, пароль и права
Содержание
Чтобы добавить пользователя
в базу 1С, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите Создать, заполните имя и пароль, а затем откройте ссылку Права доступа
и отметьте нужные профили. Это путь для Бухгалтерии 3.0 и ЗУП 3.1, в Управлении торговлей 11 тот же пункт лежит в разделе НСИ и администрирование.
Есть два способа. Режим Предприятия подходит для всех типовых конфигураций: программа сама создаёт учётную запись платформы и выдаёт роли по профилю. Конфигуратор нужен в двух случаях: в базе ещё нет ни одного пользователя или конфигурация самописная, без стандартной подсистемы пользователей.
Подготовка: что проверить до создания учётной записи
Создавать пользователей может только тот, у кого есть административные права. В типовых конфигурациях это участники группы доступа Администраторы. Если раздела Настройки пользователей и прав у вас нет или кнопка Создать серая, значит, ваших прав не хватает: просите администратора базы.
Перед началом соберите данные о новом сотруднике:
- 👤 ФИО полностью — оно пойдёт в поле «Полное имя» и в печатные формы.
- 🔑 Имя для входа — короткое, латиницей или кириллицей, без пробелов (например,
ivanovaилиИвановаАС). - 🏢 Какие участки ведёт — от этого зависит профиль доступа: бухгалтер, кадровик, менеджер, только просмотр.
- 🏛️ По каким организациям — нужно, если в базе несколько юрлиц и доступ к ним надо разделить.
- 💻 Как будет входить — по паролю или по учётной записи Windows в домене.
Ещё одна проверка — лицензии. Сама учётная запись лицензию не занимает. Клиентская лицензия расходуется на каждый одновременный сеанс. Если в базе 10 пользователей, а лицензий 5, шестой человек получит отказ при запуске, пока кто-то из пятерых не выйдет.
Как добавить пользователя в режиме Предприятия: пошагово
Этот способ подходит для БП 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11, КА 2 и ERP — всех конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем.
| Конфигурация | Путь к списку пользователей |
|---|---|
| Бухгалтерия предприятия 3.0 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| ЗУП 3.1 | Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи |
Шаг 1. Карточка пользователя
- В списке пользователей нажмите Создать.
- В поле Полное имя введите ФИО:
Иванова Анна Сергеевна. - Если в базе ведутся физлица, выберите сотрудника в поле Физическое лицо (подробнее — в разделе про связь со справочниками ниже).
- Проверьте, что включён флажок Вход в программу разрешен. Без него карточка останется просто записью в справочнике, войти по ней нельзя.
Шаг 2. Способ входа и пароль
- Отметьте Аутентификация 1С:Предприятия — вход по имени и паролю.
- В поле Имя для входа программа подставит вариант из ФИО. Его можно поменять на короткий.
- Нажмите Установить пароль и задайте временный пароль.
- Включите флажок, который требует сменить пароль при первом входе. Так пароль будет знать только сам сотрудник.
- Флажок Показывать в списке выбора решает, увидит ли человек своё имя в выпадающем списке при запуске. Для небольшой фирмы это удобно. Для базы с внешним доступом лучше снять: так посторонний не узнает имена для входа.
Если сотрудник работает в домене, отметьте Аутентификация операционной системы и укажите пользователя Windows в формате \\DOMAIN\ivanova. Тогда 1С будет пускать его без пароля, по входу в Windows.
Оба способа входа можно включить одновременно. Это удобно для сотрудника, который работает и с доменного компьютера, и через веб-клиент из дома.
Шаг 3. Запись и первый вход
Нажмите Записать. Программа создаст элемент справочника «Пользователи» и учётную запись платформы. Теперь выдайте права (следующий раздел) и проверьте вход: запустите 1С, выберите базу, войдите под новым именем.
Если хотите посмотреть программу глазами сотрудника, не входите под его паролем. Запустите базу под его учётной записью на тестовой копии или попросите его самого открыть нужные разделы при вас.
Права доступа: профили, группы и ограничения по организациям
Новый пользователь без прав увидит пустую программу или вообще не сможет войти. Права в типовых конфигурациях выдаются не ролями напрямую, а через профили групп доступа.
Как выдать права через карточку
- Откройте карточку пользователя.
- Перейдите по ссылке Права доступа.
- Отметьте флажками нужные профили. В Бухгалтерии это, например, Бухгалтер, Главный бухгалтер, Администратор, Только просмотр.
- Запишите. Права начнут действовать при следующем входе пользователя.
Понятия легко перепутать, поэтому коротко:
| Понятие | Что это | Кто меняет |
|---|---|---|
| Роль | Набор прав на объекты конфигурации, задаётся разработчиком | Программист в Конфигураторе |
| Профиль групп доступа | Набор ролей под должность: «Бухгалтер», «Кадровик» | Администратор, обычно копирует типовой |
| Группа доступа | Профиль плюс список участников и ограничения | Администратор |
Ограничение по организациям
Если в базе три юрлица, а бухгалтер ведёт одно, включите ограничение на уровне записей:
- В
Настройки пользователей и правотметьте флажок Ограничивать доступ на уровне записей. - Откройте Группы доступа и создайте новую группу на основе нужного профиля.
- На вкладке ограничений выберите вид Организации и укажите разрешённую организацию.
- Добавьте пользователя в участники группы.
Ограничение на уровне записей заметно нагружает базу при первом включении: программа пересчитывает доступ ко всем данным. Включайте его вечером, когда пользователей в базе нет или мало.
Если типового профиля не хватает
Не правьте поставляемый профиль: при обновлении конфигурации он вернётся к исходному виду. Скопируйте его, дайте новое имя (например, «Бухгалтер по банку») и меняйте роли в копии. Затем включите пользователя в группу доступа с этим профилем.
Добавление пользователя через Конфигуратор
Конфигуратор нужен, когда база пустая (ни одного пользователя) или конфигурация нетиповая. В типовой базе с уже настроенными пользователями заводить людей здесь не стоит — почему, ниже.
Пошагово
- Запустите базу в режиме Конфигуратор.
- Откройте меню
Администрирование → Пользователи. - Нажмите Добавить (зелёный плюс).
- На вкладке Основные заполните Имя и Полное имя, отметьте Аутентификация 1С:Предприятия, задайте Пароль и Подтверждение пароля.
- На вкладке Прочие отметьте роли. Для первого пользователя нужны полные права: в типовых конфигурациях это роль Полные права и, если она есть в списке, Администратор системы.
- Там же выберите Основной интерфейс и Язык — обычно «Русский».
- Нажмите ОК.
Пока в базе нет ни одного пользователя, 1С пускает любого без пароля и с полными правами. Поэтому первым всегда заводят администратора. Платформа не даст сохранить список пользователей, в котором нет никого с административными правами.
Почему в типовой базе это путь в обход
В БП, ЗУП и УТ список пользователей хранится в двух местах: в справочнике «Пользователи» и в учётных записях платформы. Режим Предприятия ведёт оба сразу. Конфигуратор создаёт только учётную запись платформы.
Что из этого выходит:
- ❌ Пользователь без полных прав при входе получит сообщение, что его нет в списке пользователей программы.
- ❌ Роли, отмеченные вручную, перезапишутся по группам доступа при обновлении конфигурации или при записи групп.
- ✅ Пользователь с полными правами при первом входе будет добавлен в справочник автоматически.
Если учётная запись уже создана в Конфигураторе, её не нужно удалять. Откройте в Предприятии список пользователей, найдите в меню Ещё команду со списком пользователей информационной базы и сопоставьте запись с элементом справочника или создайте по ней новый.
Связь пользователя с физлицом, сотрудником и ответственными
Поле Физическое лицо в карточке кажется необязательным, но от него зависят несколько вещей.
- 📄 Подписи в документах. Кто ответственный за документ, программа берёт из справочника пользователей. Без связи с физлицом в печатных формах не будет корректной расшифровки подписи.
- 🔏 Электронная подпись. Сертификат ЭП привязывают к пользователю. Если в сертификате указан владелец, удобно, чтобы он совпадал с физлицом в карточке.
- 👥 Кадровые данные в ЗУП. В ЗУП физлицо — общая основа для сотрудника и пользователя. Если человек принят на работу, выберите в карточке именно его физлицо, а не создавайте новое: иначе в базе появится дубль.
- ✉️ Контактная информация. Электронная почта в карточке нужна для рассылок и уведомлений из программы.
Ещё одна связь — с настройками другого пользователя. Чтобы новичок не настраивал отчёты и рабочий стол с нуля, используйте Настройки пользователей и прав → Персональные настройки пользователей → Копирование настроек. Выберите, от кого и кому копировать: внешний вид, настройки отчётов, избранное.
Копирование настроек не переносит права доступа. Профили и группы новому пользователю выдают отдельно.
Пароли, группы пользователей и уход сотрудника
Требования к паролю
В Настройки пользователей и прав есть ссылка Настройки входа. Там задают минимальную длину пароля, требование сложности, срок действия и блокировку после нескольких неудачных попыток. Для базы, доступной из интернета, выставьте минимум 8 символов со сложностью и срок смены 90 дней.
Группы пользователей
Когда людей больше 15–20, список удобно разбить на отделы. Включите флажок Группы пользователей в настройках пользователей и прав. Слева в списке появится дерево групп: «Бухгалтерия», «Склад», «Продажи». Группу пользователей можно добавить участником группы доступа целиком, и новичок в отделе получит права автоматически.
Сотрудник уволился
Карточку не удаляют: на неё ссылаются документы, которые человек проводил. Порядок такой:
- Снимите флажок Вход в программу разрешен.
- Отметьте Недействителен — карточка уйдёт из основного списка и из выбора.
- Если человек ушёл со скандалом и мог знать пароли других учётных записей, смените их тоже.
Ошибки входа и проблемы с правами после добавления
Человек видит лишние организации
Ограничение на уровне записей не включено, или пользователь состоит ещё в одной группе доступа без ограничений. Права в 1С складываются: если в одной группе доступ к организации есть, а в другой нет, доступ будет. Откройте Права доступа в карточке и посмотрите все группы, где он участник.
Права выданы, а меню не изменилось
Права применяются при входе. Пусть пользователь закроет 1С полностью и запустит снова. Если сеанс завис, администратор может завершить его через список активных пользователей — сотрудник при этом потеряет несохранённые данные в открытых формах.