Оприходование покупки в 1С: от заказа поставщику до оплаты и проводок
Содержание
Чтобы «купить» товар в 1С, то есть поставить покупку на учёт, основной документ один — поступление. В 1С:Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — Закупки → Документы закупки (все) с видом операции «Товары». Всё остальное — заказ поставщику
, оплата, счёт-фактура — крутится вокруг этого документа.
Частая ошибка новичка — оформлять приход вручную операцией или «Авансовым отчётом», когда товар пришёл по накладной от поставщика. Из-за этого ломаются взаиморасчёты по счёту 60 и теряется право на вычет НДС. Поступление товаров закрывает обе задачи сразу: приходует товар на склад и формирует задолженность перед поставщиком.
Ниже — весь цикл закупки: что настроить заранее, когда нужен заказ, как провести приход, разобраться с НДС, оплатить и проверить себя по отчётам.
Что настроить до первой покупки
Покупка опирается на три справочника и пару галочек функциональности. Если их не заполнить, документ поступления не проведётся или проведётся с ошибками.
- 📇 Контрагент и договор.
Справочники → Контрагенты. Для поставщика заведите карточку с ИНН и КПП, создайте договор с видом «С поставщиком». Вид договора влияет на счета учёта расчётов, которые подставятся автоматически. - 📦 Номенклатура.
Справочники → Номенклатура. Для покупаемой позиции важен вид номенклатуры: «Товары» подставит счёт учёта 41.01, «Материалы» — счёт 10. Ошибка в виде номенклатуры — самая частая причина неверных проводок. - 🏭 Склад.
Справочники → Склады. Хотя бы один склад должен существовать, иначе товар некуда оприходовать.
В 1С:Бухгалтерии проверьте раздел Главное → Функциональность. Чтобы появились заказы поставщикам и учёт по складам, на вкладках «Торговля» и «Запасы» должны стоять соответствующие галочки. Без них часть документов будет скрыта из меню.
Счета учёта номенклатуры задаются один раз в регистре Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Настроите правильно — и счета 41.01 и 19.03 будут подставляться в каждое поступление сами.
Заказ поставщику: когда он нужен, а когда нет
Заказ поставщику — это планирование и резерв: вы фиксируете, что и по какой цене заказали, а потом вводите поступление «на основании», чтобы не набивать строки заново. Для разовой покупки он не обязателен — можно сразу оформлять поступление.
Когда заказ оправдан:
- закупки регулярные и хочется контролировать, что из заказанного уже пришло;
- между заказом и поставкой есть предоплата — аванс удобно привязывать к заказу;
- нужен отчёт «что заказано, но ещё не поступило».
В 1С:Бухгалтерии заказ лежит в Покупки → Заказы поставщикам, в 1С:Управлении торговлей — в Закупки → Заказы поставщикам, и там он играет куда большую роль: через него идёт обеспечение потребностей и резервирование.
Создали заказ — из его формы по кнопке «Создать на основании» получаете «Поступление». Все позиции и цены перенесутся, останется только сверить с реальной накладной.
Заказ поставщику не делает проводок и не приходует товар. Это документ-намерение. Пока нет поступления, на складе и на счёте 41 ничего не изменится.
Поступление товаров — главный документ покупки
Это тот самый документ, который «покупает» товар: приходует его на склад и формирует долг перед поставщиком.
Пошагово в 1С:Бухгалтерии:
- Откройте
Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД)и нажмите «Поступление» → «Товары». - Выберите контрагента и договор. Склад подставится по умолчанию или укажите нужный.
- В табличной части добавьте номенклатуру, количество и цену из накладной поставщика.
- Проверьте ставку НДС в колонке «% НДС» и колонку «Счета учёта» — для товара там должен стоять 41.01.
- Заполните поля «Номер входящего» и «от» — реквизиты накладной или УПД поставщика.
- Проведите документ кнопкой «Провести».
В 1С:Управлении торговлей логика та же, но документ называется «Приобретение товаров и услуг», а статусы и склад играют большую роль в складском учёте. Пути к покупке различаются по конфигурациям:
| Конфигурация | Где оформить покупку |
|---|---|
| 1С:Бухгалтерия 3.0 | Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) |
| 1С:Управление торговлей 11 | Закупки → Документы закупки (все) |
| 1С:Розница 3.0 | Закупки → Поступления товаров |
| 1С:ERP | Закупки → Документы закупки (все) |
Порядок действий внутри документа везде одинаковый: контрагент, договор, склад, строки с товаром, реквизиты накладной, проведение.
Сумму и количество набивайте строго по первичке поставщика — расхождение даже в копейку всплывёт при сверке взаиморасчётов и при вычете НДС.
Если поставщик выдал УПД (универсальный передаточный документ), в поле вида операции так и выбирайте — «Поступление по УПД». Тогда один документ закроет и накладную, и счёт-фактуру.
Входной НДС и счёт-фактура от поставщика
НДС, который вы заплатили поставщику, называется входным. Его можно принять к вычету — уменьшить свой НДС к уплате, но только при двух условиях: товар принят к учёту и есть правильно оформленный счёт-фактура.
Как зарегистрировать счёт-фактуру:
- В нижней части документа поступления найдите поля «Счёт-фактура №» и «от».
- Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика, нажмите «Зарегистрировать».
- Убедитесь, что стоит галочка «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения». Тогда вычет попадёт в книгу покупок автоматически.
Входной НДС до вычета копится на счёте 19.03 — «НДС по приобретённым материально-производственным запасам». После регистрации счёта-фактуры он списывается в дебет 68.02 и уменьшает налог.
Если поставщик на УСН и работает без НДС, колонку «% НДС» ставьте «Без НДС», а счёт-фактуру не регистрируйте — её не будет. Счёт 19 при этом не задействуется.
| Ситуация | Что со счётом-фактурой | Вычет НДС |
|---|---|---|
| Поставщик с НДС, есть счёт-фактура | Регистрируем в поступлении | Принимаем к вычету |
| Поставщик на УСН, без НДС | Нет документа | Вычета нет, ставка «Без НДС» |
| УПД со статусом 1 | Отдельная регистрация не нужна | Вычет из самого УПД |
Какие проводки формирует покупка товара
После проведения поступления 1С сформирует движения по бухгалтерским счетам. Вот типовой набор для покупки товара у поставщика с НДС.
Проверить проводки конкретного документа можно кнопкой «Дт/Кт» в его форме — откроется движение по регистрам. Если вместо 41.01 стоит, например, 10.01, значит у номенклатуры неверно задан вид — вернитесь в карточку товара.
Когда покупаете не товар для перепродажи, а, скажем, материалы или основное средство, счёт дебета изменится (10 для материалов, 08 для ОС), но механика с НДС на 19 и 68.02 останется той же.
Оплата поставщику: аванс и постоплата
Оплата оформляется отдельным документом и никак не связана с моментом оприходования — товар может прийти раньше денег или наоборот.
Постоплата (сначала товар, потом деньги). После поступления оплатите поставщика через Банк и касса → Банковские выписки → «Списание с расчётного счёта» с видом операции «Оплата поставщику». Проводка: Дт 60.01 Кт 51.
Аванс (сначала деньги, потом товар). Списание с расчётного счёта делает проводку Дт 60.02 Кт 51 — аванс выданный. Когда придёт товар, поступление зачтёт аванс автоматически, если в договоре стоит зачёт авансов «Автоматически».
Удобно создавать оплату на основании поступления или заказа — реквизиты и сумма подставятся сами. В 1С:Управлении торговлей оплату вводят через Казначейство → ... или на основании заказа поставщику.
Оплата не обязана совпадать с поступлением по сумме. Одним платежом можно закрыть несколько накладных, а одну крупную поставку — разбить на частичную оплату. Главное, чтобы договор и статья движения денежных средств в списании совпадали с теми, что стоят в поступлении, иначе 1С не свяжет документы и задолженность «не схлопнется».
Если вы приняли НДС к вычету с выданного аванса (проводка Дт 68.02 Кт 76.ВА), при поступлении товара этот вычет нужно восстановить. В типовой конфигурации при зачёте аванса 1С делает это сама — проверьте, что восстановление прошло, в отчёте по НДС.
Доставка и таможня: включаем расходы в стоимость
Цена товара в накладной — не всегда полная себестоимость. Доставка, погрузка, таможенные платежи увеличивают стоимость запасов, и правильнее включить их в цену товара, а не списывать отдельно на расходы.
Доставка и прочие расходы. Для этого есть документ Покупки → Поступление доп. расходов. Введите его на основании поступления товаров, укажите сумму расходов и способ распределения — «По сумме» или «По количеству». 1С разнесёт расходы по позициям и поднимет их стоимость на счёте 41. Проводка распределения: Дт 41.01 Кт 60.01.
Импортные закупки. Если товар куплен за границей, добавляется таможня:
- таможенные пошлины и сборы включаются в стоимость товара документом «ГТД по импорту»;
- таможенный НДС платится на таможне и принимается к вычету на основании таможенной декларации, а не счёта-фактуры поставщика;
- номенклатуре нужен признак страны происхождения и номер ГТД — они заполняются в поступлении и дальше «тянутся» при продаже.
Чтобы в 1С:Бухгалтерии появились документы по импорту и ГТД, включите соответствующую функциональность в Главное → Функциональность → Запасы. Без неё поля номера ГТД и страны в накладной будут скрыты.
Для внутренних закупок таможня не нужна — хватает поступления и, при необходимости, доп. расходов на доставку.
Как проверить закупки: отчёты и взаиморасчёты
После проведения документов убедитесь, что товар встал на склад, а долг отражён верно. Для этого хватает двух-трёх стандартных отчётов.
- 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (
Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту) — показывает остатки товара по складам и номенклатуре. Сальдо на конец = то, что реально лежит на складе. - 💰 ОСВ по счёту 60 — состояние расчётов с поставщиком. Кредитовое сальдо — вы должны, дебетовое (60.02) — числится аванс.
- 🧾 Книга покупок (
Отчёты → НДС → Книга покупок) — проверяет, что входной НДС попал в вычет. Если счёт-фактуру не зарегистрировали, записи здесь не будет.
В 1С:Управлении торговлей для контроля закупок есть отдельные отчёты в разделе Закупки → Отчёты по закупкам: «Ведомость расчётов с поставщиками», «Закупки», «Исполнение заказов поставщикам». Они показывают, что заказано, что пришло и что осталось оплатить. Для анализа закупок в разрезе поставщиков удобна группировка отчёта «Закупки» по полю «Контрагент» — видно, у кого и на какую сумму вы брали товар за период.
Если в ОСВ по счёту 60 «висит» странное сальдо, чаще всего причина в том, что оплату привязали не к тому договору или не зачли аванс. Разложить сальдо по документам поможет оборотно-сальдовая ведомость с настройкой «По документам расчётов».