Как рассчитать и начислить зарплату сотрудникам в 1С ЗУП

Начислить зарплату в 1С ЗУП 3.1 — это один документ Начисление зарплаты и взносов в разделе Зарплата. Но нажать в нём «Заполнить» имеет смысл только после того, как в базу внесены все кадровые приказы и отклонения за месяц: больничные, отпуска, командировки, премии. Если этого не сделать, программа посчитает оклад «как обычно» и промолчит про недоработки.

Главная ошибка новичка — считать, что расчёт зарплаты начинается с кнопки расчёта. На самом деле 80% работы делается до неё: выверка кадровых данных и ввод переменных начислений. Сам документ только собирает то, что вы подготовили, и считает по этому НДФЛ и взносы.

Разберём весь цикл по порядку: что проверить заранее, как заполнить документ начисления, как ЗУП считает налоги, как сформировать ведомость и передать проводки в бухгалтерию.

Что проверить до запуска расчёта

Расчёт в ЗУП опирается на данные, которые уже лежат в базе. Прежде чем создавать документ начисления, пройдитесь по списку.

• 👤 Кадры. Проведены приёмы, увольнения, кадровые переводы и изменения оплаты труда за месяц. Раздел Кадры и Зарплата → Изменение оплаты сотрудников.
• 🗓 Отклонения. Внесены больничные, отпуска, командировки, прогулы и отсутствия. Без этих документов программа начислит полный оклад за дни, которые сотрудник не работал.
• ⏱ Графики работы. У каждого сотрудника указан актуальный график — именно он задаёт норму времени. При сменной или суммированном учёте проверьте, что график заполнен до конца месяца.
• 💰 Разовые и переменные выплаты. Премии, доплаты, материальная помощь оформлены отдельными документами (Зарплата → Премии, Разовые начисления).
• 📄 Удержания. Активны исполнительные листы, займы, добровольные удержания, если они есть.

Документ «Начисление зарплаты и взносов»: заполнение по вкладкам

Основной документ находится в разделе Зарплата → Начисления зарплаты и взносов. Нажмите «Создать», проверьте месяц начисления и организацию, затем — «Заполнить».

Программа подтянет оклады, отработанное время по графикам, ранее введённые отклонения и рассчитает налоги. Результат раскладывается по вкладкам.

Начисления

Здесь строки по каждому сотруднику: вид начисления (оклад, премия, оплата по часам), отработанное время, сумма. Если сумма у кого-то нулевая или явно не та — не исправляйте её руками в этом документе. Причина почти всегда в исходных данных: не проведён приказ, пустой график, не внесено отклонение. Поправьте первичный документ и перезаполните начисление.

НДФЛ

Вкладка показывает исчисленный налог по каждому сотруднику с учётом применённых вычетов. НДФЛ рассчитывается на планируемую дату выплаты — её программа берёт из настроек организации. Проверьте, что вычеты на детей применились у тех, кто написал заявление.

Взносы

Единый тариф страховых взносов и взносы на травматизм считаются автоматически по базе с начала года. Отдельно трогать эту вкладку обычно не нужно — она для контроля.

Удержания

Сюда попадают алименты, займы и прочие удержания. Суммы считаются от начисленного за минусом НДФЛ.

После проверки всех вкладок проведите документ. Колонка «К выплате» в подвале — это та сумма, которую сотрудники получат на руки.

Если часть выплат уже прошла в середине месяца (отпускные, больничный, аванс), эти суммы учтены как выплаченные ранее и в остаток к выдаче повторно не попадут. Когда нужно доначислить что-то задним числом, ЗУП покажет это на отдельной вкладке с перерасчётами — суммы прошлых месяцев не теряются, а аккуратно пересчитываются.

Переменные начисления: премии, отпуска, больничные

Постоянная часть (оклад) считается сама. А вот переменные выплаты нужно внести документами ДО расчёта — тогда они либо подхватятся в начисление, либо будут выплачены отдельно.

Больничный с 2023 года оплачивается напрямую из Социального фонда России (СФР, бывший ФСС) начиная с четвёртого дня. Работодатель начисляет и выплачивает только первые три дня болезни — их ЗУП посчитает в документе Больничный лист по данным из электронного листка нетрудоспособности.

Аванс и окончательный расчёт: два этапа месяца

Зарплата по закону выплачивается не реже двух раз в месяц, поэтому в ЗУП месяц делится на два расчёта: аванс (за первую половину) и окончательный расчёт. Это не одно начисление, разбитое пополам, а два разных набора действий.

Способ расчёта аванса задаётся в кадровых документах или в карточке сотрудника и бывает трёх видов.

• Фиксированной суммой — одна и та же величина каждый месяц.
• Процентом от оклада — обычно 40–50% от тарифа.
• Расчётом за первую половину месяца — программа считает фактически отработанное время с 1-го по 15-е число отдельным документом Зарплата → Начисление за первую половину месяца.

Порядок за месяц получается такой: до 15-го (или другой даты по локальному акту) — расчёт и выплата аванса ведомостью с видом «Аванс»; после закрытия месяца — документ Начисление зарплаты и взносов, который доначисляет остаток и учитывает уже выплаченный аванс. В окончательной ведомости к выдаче попадёт разница.

Как 1С ЗУП считает НДФЛ и страховые взносы

Налоги считаются автоматически, но понимать логику полезно — тогда понятно, где искать расхождение.

НДФЛ. Для зарплаты дата фактического получения дохода — это дата выплаты. ЗУП исчисляет налог в документе начисления по планируемой дате выплаты, а удерживает его в момент проведения ведомости. Поэтому пока зарплата не выплачена, в учёте НДФЛ числится исчисленным, но не удержанным. Вычеты (стандартные на детей, имущественные) программа применяет сама, если они введены в карточке сотрудника и есть заявление.

Страховые взносы. Считаются по единому тарифу нарастающим итогом с начала года. До предельной базы — основной тариф, сверх неё — пониженный. Для малого и среднего бизнеса (МСП) действует льгота: с части выплат сверх полутора МРОТ в месяц взносы начисляются по сниженной ставке. Программа определяет тариф по настройке Настройка → Организации → Учётная политика и применяет его автоматически.

Отдельно идут взносы на травматизм — по тарифу, который СФР присваивает организации по основному виду деятельности. Он задаётся в учётной политике и в единый тариф не входит.

Сумма НДФЛ у одного и того же сотрудника может меняться от месяца к месяцу — это нормально. Причин несколько: налог считается от совокупного дохода с начала года, вычеты применяются до определённого лимита дохода, а при перерасчётах прошлых месяцев программа доначисляет или сторнирует налог. Если разница необъяснима, откройте расчётный листок сотрудника — в нём видно, из чего сложилась база и какие вычеты применены.

Выплата зарплаты: ведомость и перечисление НДФЛ

После проведения начисления формируется ведомость. Она выбирается по способу выплаты, который настроен у сотрудников.

1. Откройте нужный журнал: Выплаты → Ведомости в банк (зарплатный проект), Ведомости на счета (перечисление на личные карты), Ведомости в кассу (наличные) или Ведомости через раздатчика.
2. Нажмите «Создать», укажите месяц и вид выплаты — «Зарплата за месяц», «Аванс», «Отпуск» или «Больничный».
3. Нажмите «Заполнить». Программа подтянет суммы к выплате и удержит НДФЛ.
4. Проведите ведомость. По зарплатному проекту выгрузите файл для банка кнопкой выгрузки прямо из ведомости.

Удержание НДФЛ происходит именно при проведении ведомости — датой выплаты. С этого момента налог считается удержанным и попадает в отчётность.

Сроки. Зарплата за месяц выплачивается не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ст. 136 ТК РФ). Между авансом и окончательным расчётом — не больше полумесяца.

Перечисление НДФЛ. Удержанный налог перечисляется на единый налоговый счёт, а в налоговую подаётся уведомление об исчисленных суммах. С 2024 года уведомлений по НДФЛ два в месяц — по налогу, удержанному в первой и во второй половине месяца. ЗУП формирует данные для уведомления автоматически; само уведомление и платёж обычно уходят из бухгалтерской программы.

Как зарплата отражается в бухгалтерском учёте

Проводки формирует не ЗУП, а бухгалтерская программа. ЗУП готовит документ Зарплата → Отражение зарплаты в бухучёте и передаёт его в 1С:Бухгалтерию по синхронизации. Там суммы ложатся на счета.

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и как настроен способ отражения зарплаты в учётной политике. Это задаётся в ЗУП в справочнике способов отражения и переносится в бухгалтерию вместе с документом.

Типичные ошибки при начислении

Ошибки почти всегда возникают из-за данных, а не из-за самого расчёта. Вот что встречается чаще всего.

• 🔸 Начислили до ввода отклонений. Больничный или отпуск внесли после расчёта зарплаты — оклад посчитался за полный месяц. Решение: внести документ и перезаполнить начисление.
• 🔸 Не совпадает сумма к выплате. Обычно забыли про удержание (заём, алименты) или про уже выплаченный межрасчётом аванс/отпускные. Проверьте вкладку «Удержания» и ранее проведённые ведомости.
• 🔸 НДФЛ не удержался. Начисление провели, а ведомость — нет. Пока нет проведённой ведомости, налог числится только исчисленным.
• 🔸 Не применились вычеты на детей. Нет заявления в карточке сотрудника или вычет введён не с того месяца. Раздел Кадры → карточка сотрудника → Налог на доходы.
• 🔸 Взносы посчитались не по тому тарифу. В учётной политике не указана льгота МСП или неверно задан вид тарифа.

Все эти ситуации видны в отчётах Расчётный листок и Анализ зарплаты по сотрудникам — сверяйте начисленное, удержанное и выплаченное до того, как закроете месяц.

Частые вопросы