Печать документов в 1С 8.3: от кнопки «Печать» до своих макетов

Чтобы напечатать документ в 1С, откройте его и нажмите кнопку Печать в командной панели формы. Выберите нужную печатную форму: накладную, счёт, акт или УПД. Программа покажет готовый бланк на экране, а оттуда он уходит на принтер кнопкой Печать или сочетанием Ctrl+P.

Дальше обычно начинаются вопросы. Бланк обрезан по краю, нужной формы нет в списке, принтер молчит, а контрагент просит PDF, а не бумагу. Ниже по порядку: печать одного документа и пачки, настройка страницы, правка макетов, внешние формы, сохранение в файл и разбор типовых сбоев. Инструкция для интерфейса «Такси» на платформе 8.3 и типовых конфигураций на БСП: Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11.

Стандартная печать документа из его формы

Механизм печати в типовых конфигурациях один и тот же, он входит в Библиотеку стандартных подсистем. Поэтому порядок действий почти не зависит от того, печатаете вы реализацию в Бухгалтерии или приказ о приёме в ЗУП.

Пошагово

1. Откройте документ двойным щелчком из журнала.
2. Если документ новый, запишите его: Записать или Провести и закрыть. Незаписанный документ программа предложит сначала записать, иначе печатать нечего.
3. Нажмите Печать в верхней панели формы. Раскроется список печатных форм, доступных для этого вида документа.
4. Выберите форму. Откроется окно с готовым бланком — табличным документом.
5. Проверьте бланк глазами и при необходимости укажите число в поле Копий.
6. Нажмите Печать в этом окне. Откроется системный диалог Windows с выбором принтера.

💡 Список форм зависит от вида документа. У «Реализации (акт, накладная, УПД)» в Бухгалтерии их много: УПД, ТОРГ-12, акт, счёт-фактура, товарно-транспортная накладная . У «Счёта покупателю» есть вариант с факсимиле подписей и печати.

Подписи и печать организации на бланке

Чтобы счёт выводился с подписью и оттиском печати, загрузите их картинками в карточку организации. В Бухгалтерии 3.0 это раздел Логотип и печать карточки организации: туда добавляются файлы факсимиле руководителя, главного бухгалтера и оттиска печати. После этого в меню Печать у счёта появится вариант «с печатью и подписями».

Что можно сделать прямо в окне печати

Окно с бланком — не просто предпросмотр. В нём можно:

• 🖨️ задать число копий и отправить на принтер;
• 💾 сохранить бланк в файл (об этом ниже);
• ✉️ отправить бланк по почте, если в программе настроена учётная запись;
• ✏️ поправить текст в ячейке вручную, если включено редактирование бланка.

Ручная правка живёт только до закрытия окна. Документ в базе она не меняет. Исправили цену на бланке — в учёте осталась старая. Если ошибка в данных, исправьте сам документ и откройте печать заново.

Как распечатать сразу несколько документов или список

Печатать по одному удобно, когда документ один. В конце месяца, когда нужно выгрузить сорок актов, — нет.

Пакетная печать из журнала

1. Откройте список документов, например Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Отберите нужные: по периоду, контрагенту, организации.
3. Выделите строки. Ctrl+щелчок выделяет по одной, Shift+щелчок — диапазон, Ctrl+A — весь список.
4. Нажмите Печать в панели списка и выберите форму.

Все выделенные документы откроются одним табличным документом, каждый с новой страницы. Одна команда Печать — и на принтер уходит вся пачка.

Печать самого списка (реестра)

Иногда нужен не бланк документа, а перечень: номера, даты, суммы, контрагенты. Например, опись для архива или реестр передачи документов курьеру.

1. В списке документов настройте колонки и отбор так, как нужно на бумаге.
2. Нажмите Ещё → Вывести список....
3. Отметьте колонки, которые попадут в вывод, и выберите вывод в табличный документ.
4. В открывшемся окне печатайте через Ctrl+P или сохраните файл.

Так же печатается любой справочник: номенклатура, контрагенты, сотрудники. Для отчётов способ ещё проще: сформируйте отчёт и нажмите Ctrl+P в его окне.

Параметры страницы: ориентация, масштаб и поля

Самая частая жалоба: бланк печатается на две страницы, правый столбец уехал на второй лист. Почти всегда это лечится параметрами страницы, а не сменой принтера.

Где открыть

В окне с бланком откройте главное меню (кнопка с тремя полосками или Alt+F) и выберите Файл → Параметры страницы.... Там же есть Предварительный просмотр: в нём видно, как бланк ляжет на листы.

Что настроить

Большинство типовых форм уже свёрстаны под нужную ориентацию: УПД и ТОРГ-12 выходят альбомными, счёт и акт — книжными. Если форма вдруг поменяла ориентацию, проверьте сначала настройки драйвера принтера в Windows. Драйвер с жёстко заданной ориентацией может перебивать то, что передаёт 1С.

Как изменить макет печатной формы

Бывает, что бланк в целом подходит, но в нём нужно поменять мелочь: добавить строку «Ответственный за доставку», убрать лишнюю графу, сдвинуть подписи. Для этого в типовых конфигурациях есть редактор макетов, и программировать не нужно.

Пошагово

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Перейдите по ссылке Макеты печатных форм.
3. Найдите макет по названию через поиск в списке. Например, «Счет на оплату».
4. Нажмите Изменить. Макет откроется в редакторе табличного документа.
5. Внесите правки и сохраните.

Изменённый макет программа помечает как пользовательский и берёт при печати его. Если что-то пошло не так, вернитесь к типовому варианту командой Использовать стандартный макет в том же списке.

Ограничения такой правки

Редактор макетов меняет только оформление: текст, шрифт, границы, ширину колонок. Добавить в бланк новые данные, которых нет в коде печати, так не получится. Например, вывести на накладную вес из карточки номенклатуры через редактор макетов нельзя: для этого нужна доработка.

После обновления конфигурации фирма 1С иногда меняет макет. Программа может предупредить, что пользовательский макет отличается от нового типового. В этом случае откройте оба варианта, сравните и перенесите правки на новую основу.

Внешние печатные формы и печать через расширение

Когда нужен бланк, которого в конфигурации нет вовсе (фирменный акт, этикетка, договор по шаблону), используют внешнюю печатную форму. Это файл с расширением .epf, который подключается к базе без изменения конфигурации.

Как подключить внешнюю печатную форму

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки.
2. Включите флажок Дополнительные отчеты и обработки, если он снят.
3. Перейдите по ссылке Дополнительные отчеты и обработки и нажмите Добавить из файла....
4. Подтвердите предупреждение безопасности и выберите файл .epf.
5. На вкладке размещения проверьте, к каким документам привязана форма.
6. В разделе быстрого доступа укажите пользователей, которым форма нужна.
7. Нажмите Записать и закрыть.

После этого новая форма появится в меню Печать тех документов, к которым она привязана. Если её нет, откройте документ заново: открытая форма не перечитывает список.

Расширение конфигурации — вариант для серьёзных доработок

Внешняя форма хороша, пока доработок немного. Если нужно поменять типовую печатную форму по существу (добавить колонку с данными, изменить логику заполнения), программисты используют расширение конфигурации . Расширения появились в платформе 8.3.6.

Плюсы расширения перед правкой самой конфигурации:

• ✅ типовая конфигурация остаётся на поддержке и обновляется без ручного сравнения;
• ✅ доработку можно отключить одним флажком, если после обновления что-то сломалось;
• ✅ правки хранятся отдельно, их легко перенести в другую базу.

Подключение расширения из файла .cfe — отдельная операция. Если расширение меняет структуру данных, после загрузки потребуется обновить конфигурацию базы, а это делают вне рабочего времени.

Сохранение документа в PDF, Excel или Word

Бумага нужна всё реже. Контрагенту чаще отправляют скан или файл, а в архив кладут PDF.

Как сохранить бланк в файл

1. Откройте печатную форму, как для обычной печати.
2. В окне бланка нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Отметьте один или несколько форматов.
4. Укажите, куда сохранить: на компьютер или в присоединённые файлы документа.
5. Если форм несколько, включите упаковку в архив .zip.

Вариант «присоединить к документу» удобен для архива: файл хранится прямо в базе и открывается из карточки документа через присоединённые файлы.

Отправка по почте прямо из окна печати

Кнопка отправки письмом сразу прикладывает бланк к письму в выбранном формате. Чтобы она работала, в программе должна быть настроена учётная запись электронной почты. Она настраивается в Администрирование → Органайзер (в некоторых конфигурациях раздел называется Общие настройки). Почтовый ящик с двухфакторной защитой обычно требует отдельного пароля приложения.

💡 Если PDF нужен, а кнопка сохранения недоступна (например, у пользователя урезаны права), есть обходной путь: печать на виртуальный принтер Windows «Microsoft Print to PDF».

Документ не печатается: разбор частых ошибок

Сначала определите, на каком шаге сбой: нет нужной формы, бланк не формируется или формируется, но не доходит до принтера. От этого зависит, куда смотреть.

Если не помогло

• Проверьте, печатают ли другие пользователи тот же документ. Если да — дело в настройках конкретного компьютера или в правах пользователя.
• Попробуйте другую печатную форму того же документа. Если она печатается, сбой в конкретном макете или внешней обработке.
• Сохраните бланк в PDF и распечатайте PDF. Если так печатается, 1С работает нормально, а виноват драйвер принтера. Переустановите драйвер с сайта производителя, а не универсальный из Windows.

Частые вопросы