Приём руководителя в 1С: от карточки физлица до первой зарплаты

Директора в 1С оформляют обычным документом «Прием на работу», как любого сотрудника. Отдельной кнопки «сам себе директор» в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0 нет. Руководителем его делает другое: физлицо указано в карточке организации как руководитель, а приём проведён с должностью и окладом.

Частая ошибка — сначала вписать директора в подписи организации, создав там новое физлицо, а потом принять его на работу ещё раз через карточку сотрудника. В базе появляются два одинаковых человека: на одного начисляется зарплата , второй подписывает документы. Правильный порядок в 1С ЗУП и Бухгалтерии — одно физлицо, один сотрудник, один приём.

Что подготовить до приёма директора

Начните с бумаг, а не с программы. Дата приёма в 1С должна совпасть с датой, с которой человек вступил в должность по документам общества.

📌 Что держать под рукой:

• 📄 решение единственного участника или протокол общего собрания о назначении;
• 🪪 паспорт, СНИЛС, ИНН директора;
• 💰 размер оклада (из решения или трудового договора);
• 📅 срок полномочий по уставу — если договор срочный;
• 🕘 режим работы: полный день или неполное время.

Для директора-учредителя с неполным днём это особенно важно. Оклад 0,25 ставки при пятидневке и полный оклад — это разная база для взносов, к этому вернёмся ниже.

Карточка физического лица

Физлицо создаётся вместе с сотрудником: открываете Кадры → Сотрудники (ЗУП) или Зарплата и кадры → Сотрудники (Бухгалтерия), нажимаете Создать, вводите ФИО — программа заведёт и сотрудника, и физлицо.

Если директор уже есть в справочнике физлиц (например, как учредитель или подотчётное лицо), не создавайте нового. При вводе ФИО программа предложит выбрать существующего человека — соглашайтесь.

Заполните в карточке:

1. ФИО, дату рождения, пол.
2. СНИЛС и ИНН — без них не уйдут сведения в СФР и налоговую.
3. Паспорт — на ссылке документа, удостоверяющего личность.
4. Адрес регистрации.
5. Гражданство — от него зависит тариф взносов.

Как оформить директора приёмом на работу

Приём — центральный шаг. Пути в двух программах различаются:

В Бухгалтерии в старых релизах журнал назывался «Приемы на работу», смысл тот же. Можно не искать журнал: в карточке сотрудника есть ссылка на оформление приёма.

Поля приёма для руководителя

1. Организация — та, где он директор.
2. Сотрудник — выбранный из справочника.
3. Дата приёма — дата вступления в должность по решению участников.
4. Должность — «Генеральный директор» или «Директор», как в уставе. Если такой должности нет, создайте её прямо из поля.
5. Подразделение — в ЗУП обычно «Администрация» или «Дирекция»; если подразделений нет, оставьте пустым.
6. Вид занятости — основное место работы. Внешнее совместительство — когда основная работа у человека в другой компании.
7. Количество ставок — 1 или доля при неполном дне.
8. Срок договора — если полномочия ограничены уставом, укажите дату окончания (поле срочного договора есть в ЗУП).

Испытательный срок директору ставят редко, но ТК РФ его не запрещает — по ст. 70 для руководителя он может быть до шести месяцев.

Директор-совместитель

Если основная работа у директора в другой компании, в приёме выберите вид занятости «Внешнее совместительство». Стандартный вычет по НДФЛ на детей ему здесь не положен, если он уже получает его по основному месту — заявление и справку с основной работы храните в кадровом деле. Продолжительность работы совместителя — не больше четырёх часов в день (ст. 284 ТК РФ), поэтому ставку обычно ставят 0,5 или меньше.

Оклад, график и условия труда руководителя

Условия оплаты задаются в том же документе приёма, на вкладке с оплатой труда.

Начисление и график

• 💵 Вид начисления — в ЗУП 3.1 по умолчанию «Оклад по дням»; для сменных графиков выбирают «Оклад по часам».
• 🔢 Размер — месячный оклад из решения или договора.
• 📆 График работы — пятидневка 40 часов. При 0,5 ставки оставьте пятидневку, но уменьшите количество ставок: оклад посчитается пропорционально.
• 🌴 Отпуск — 28 календарных дней ежегодного основного. Дополнительный ненормированный день добавляют, если он закреплён в локальном акте.

В Бухгалтерии всё проще: начисление выбирается из списка начислений, график — из справочника графиков. Расширенные виды начислений настраиваются в Зарплата и кадры → Настройки зарплаты.

Аванс

Аванс задаётся в приёме: процентом от оклада, фиксированной суммой или расчётом за первую половину месяца. Для директора правила те же, что для всех: зарплата выплачивается не реже двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ).

Руководитель в карточке организации

Это шаг, который делает сотрудника директором в глазах программы. Без него печатные формы выйдут без подписи руководителя.

1. Откройте карточку организации: Настройка → Организации в ЗУП или Главное → Организации в Бухгалтерии.
2. Найдите блок с подписями и ответственными лицами.
3. В поле «Руководитель» выберите то же физлицо, что приняли на работу.
4. Укажите должность и дату, с которой он подписывает документы.

История хранится по датам. Когда директор сменится, не перезаписывайте строку — добавьте новую запись с датой назначения. Иначе в документах прошлых периодов подпись тоже поменяется.

Документы, которые печатает 1С, и правовое основание

Из проведённого приёма доступно меню Печать. Что там пригодится:

Директор — единственный учредитель

Здесь много путаницы. По ч. 2 ст. 273 ТК РФ нормы главы 43 не распространяются на руководителя, который одновременно единственный участник. Подписать договор «сам с собой» юридически спорно. Позиции ведомств в разные годы расходились.

На практике в 1С приём оформляют всё равно. Без него программа не начислит зарплату, взносы и стаж. Основанием служит решение единственного участника, а приказ о вступлении в должность директор подписывает сам.

Сведения в СФР

После приёма подаётся ЕФС-1 (подраздел о трудовой деятельности) — не позднее следующего рабочего дня. В ЗУП мероприятие о приёме попадает в журнал электронных трудовых книжек раздела Кадры, из него и формируется отчёт. В Бухгалтерии сведения о трудовой деятельности формируются в разделе отчётности по кадрам.

Если вы считаете, что договора с учредителем нет, решите заранее с юристом, подавать ли сведения о приёме. Не подавать «на всякий случай» — плохая идея: при проверке это первое, что увидит СФР.

Первая зарплата директора: начисление и проверка

Первый расчёт покажет, правильно ли всё настроено.

1. Откройте Зарплата → Начисления зарплаты и взносов (ЗУП) или Зарплата и кадры → Все начисления (Бухгалтерия).
2. Создайте документ за месяц приёма и нажмите Заполнить.
3. Директор должен появиться в списке с окладом за отработанные дни.
4. Проверьте НДФЛ и страховые взносы на соседних вкладках.

Пример расчёта неполного месяца

Директор принят 10 июня с окладом 60 000 ₽. В июне 2026 года 21 рабочий день при пятидневке (12 июня — праздник). С 10 по 30 июня — 14 рабочих дней (10, 11, 15–19, 22–26, 29, 30).

• начислено: 60 000 / 21 × 14 = 40 000 ₽;
• НДФЛ 13 %: 5 200 ₽;
• на руки: 34 800 ₽.

Если у вас получилась другая цифра, сначала проверьте график: не указан ли там другой производственный календарь .

Взносы директора не ниже МРОТ

С 2025 года по ст. 421 НК РФ база по взносам для руководителя за месяц не может быть меньше МРОТ — даже если он работает на 0,1 ставки или вообще без зарплаты. Если выплат меньше, взносы доначисляются с МРОТ.

В актуальных релизах ЗУП и Бухгалтерии доначисление считается автоматически для руководителя из карточки организации. Поэтому шаг с подписями так важен. После первого расчёта откройте вкладку взносов и проверьте, что база не ниже МРОТ.

Что проверить, если директор оформлен с ошибкой

Ошибки при оформлении руководителя повторяются. Большинство видно сразу по симптому:

Смена директора

При замене руководителя порядок обратный и последовательный:

1. Старого директора увольняют документом «Увольнение» с датой прекращения полномочий.
2. Нового принимают приёмом с датой назначения.
3. В карточке организации добавляют новую строку руководителя с этой датой.

Не перепринимайте нового человека «на место» старого сотрудника и не меняйте ФИО в существующей карточке. Это ломает стаж, НДФЛ и отчёты за прошлые периоды.

Частые вопросы