Доставка товара клиенту в 1С:Управление торговлей — от настройки до контроля

Чтобы оформить доставку в 1С:Управление торговлей 11, включите флажок «Управление доставкой» в НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. После этого в заказе клиента и реализации появляется вкладка с данными доставки: способ, адрес, зона, перевозчик, время. Отгрузки собственным транспортом объединяют в документ «Задание на перевозку», а транспортную накладную печатают из реализации.

Схема одинакова для УТ 11, КА 2 и ERP: настройка справочников → заказ клиента со способом доставки → реализация → задание на перевозку → печать документов → контроль. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельной подсистемы доставки нет, там доставку оформляют услугой в реализации, об этом — в конце инструкции.

Подготовка: включаем доставку и заполняем справочники

Без включённой функциональной опции ни одного поля доставки в документах не будет. Начните с неё.

1. Откройте НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Найдите группу настроек доставки и установите флажок «Управление доставкой».
3. Закройте форму и переоткройте раздел Склад и доставка: в нём появятся команды для работы с доставкой, в том числе рабочее место «Управление доставкой» и список «Задания на перевозку».

Дальше заполните справочники. Их немного, но без них менеджер будет каждый раз вбивать данные вручную.

Для товаров заполните вес и объём в карточке номенклатуры. Без этих данных загрузка рейса считается нулевой, и планирование теряет смысл.

Как оформить доставку в заказе клиента

Заказ клиента — главная точка, где менеджер фиксирует, как и куда поедет товар. Всё, что указано здесь, переходит в реализацию.

Шаг 1. Выберите способ доставки

На вкладке доставки в заказе заполните поле «Способ доставки». Варианты сводятся к трём сценариям:

• 🙋 самовывоз — клиент забирает товар со склада сам, задание на перевозку не нужно;
• 🚛 силами продавца — везёт ваш транспорт, заказ попадает в планирование рейсов;
• 📮 силами перевозчика — товар передаётся транспортной компании, в заказе указывают перевозчика.

Для перевозчика есть разница: он везёт товар до клиента или вы только сдаёте груз на его терминал. От этого зависит, какой адрес указывать в заказе: адрес клиента или адрес склада перевозчика. Точные названия вариантов в списке немного отличаются между релизами, но смысл у них одинаковый.

Шаг 2. Заполните адрес, зону и время

1. Выберите адрес доставки из контактной информации партнёра или введите новый.
2. Укажите зону доставки, если они используются.
3. Задайте интервал времени, например с 10:00 до 14:00.
4. В поле дополнительной информации напишите то, что нужно водителю: контактное лицо, телефон, «въезд со двора», «звонить за час».

Шаг 3. Добавьте стоимость доставки

Если доставка платная, добавьте в табличную часть строку с услугой «Доставка» и ценой. Пример: товара на 48 000 ₽ и доставка 1 500 ₽ — итог заказа 49 500 ₽. Клиент видит доставку отдельной строкой в счёте, а вы — выручку от неё в отчётах по продажам.

Шаг 4. Переведите заказ в нужный статус

Заказ клиента в УТ 11 проходит статусы «К обеспечению», «К отгрузке», «Закрыт» (если включено согласование — ещё «Не согласован»). Реализацию и доставку оформляют по заказу в статусе «К отгрузке». Пока заказ в статусе «К обеспечению», склад его не соберёт.

Отгрузка товара и задание на перевозку

Когда заказ готов к отгрузке, оформляют два документа: реализацию (переход права собственности и списание со склада) и задание на перевозку (рейс для машины). Порядок между ними зависит от того, как у вас устроен склад.

Реализация товаров и услуг

1. Откройте заказ в статусе «К отгрузке» и создайте на его основании «Реализацию товаров и услуг».
2. Проверьте вкладку доставки: способ, адрес и время перенесутся из заказа.
3. Проведите документ.

Если склад работает по ордерной схеме, товар списывается со склада расходным ордером на товары, а реализация отражает продажу. Кладовщик собирает товар по ордеру, и только потом машина уезжает.

Задание на перевозку

Задание на перевозку объединяет несколько отгрузок в один рейс. В него включают распоряжения на доставку: заказы клиентов, реализации, а также перемещения между складами.

1. Откройте Склад и доставка → рабочее место «Управление доставкой».
2. В списке распоряжений отберите заказы по зоне доставки и дате.
3. Выделите те, что поедут одной машиной, и создайте задание на перевозку.
4. В задании укажите транспортное средство, водителя и дату рейса.
5. Проверьте загрузку: вес и объём груза сравниваются с возможностями машины.
6. Расставьте адреса в порядке объезда — так их увидит водитель в маршрутном листе.

Сверьте вес груза с грузоподъёмностью машины до начала сборки: перегруз выявится на складе, а не на трассе, и состав рейса ещё можно поменять.

Доставка через транспортную компанию: перевозчик, стоимость и трек-номер

Самая частая ситуация у интернет-магазинов и оптовиков из регионов — СДЭК, ПЭК, «Деловые Линии» и другие ТК. В типовой УТ полноценного обмена с личными кабинетами перевозчиков нет, поэтому работают так.

Заведите перевозчика как партнёра

Создайте транспортную компанию в справочнике Партнёры, к ней — контрагента с реквизитами и договор. Тогда в заказе её можно выбрать в поле перевозчика, а в учёте закупок — отразить её услуги.

Учтите расходы на перевозку

Счёт ТК за доставку оформляют документом «Приобретение услуг и прочих активов»: услуга перевозки, статья расходов, сумма. Если доставку оплачивает клиент, вы получаете выручку по строке «Доставка» в реализации и расход по счёту перевозчика. Разница — ваш результат по логистике.

Пример: клиент заплатил за доставку 1 500 ₽, ТК выставила 1 280 ₽. Маржа по доставке — 220 ₽.

Где хранить трек-номер

Отдельного поля под номер отправления в типовой конфигурации может не оказаться. Практики решают это дополнительным реквизитом:

1. Откройте НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
2. Выберите набор для документа «Реализация товаров и услуг» (или «Заказ клиента»).
3. Добавьте реквизит «Трек-номер» со строковым типом.
4. Включите вывод реквизита в список документов, чтобы искать отправку по номеру.

Теперь менеджер вписывает номер сразу после сдачи груза, а при звонке клиента находит его поиском по списку за секунды.

Маркетплейсы

При работе по модели FBS вы собираете заказ, а маркетплейс забирает его со склада или вы везёте товар на пункт приёма. В 1С это та же реализация (или передача на комиссию — зависит от договора с площадкой) плюс задание на перевозку, если везёте своей машиной. Этикетки и акты приёма-передачи печатают из личного кабинета маркетплейса.

Печатные формы и сопроводительные документы

Документы для доставки печатают из реализации и задания на перевозку через кнопку «Печать».

Транспортная накладная оформляется в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Её форма утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом. Если вы везёте свой товар своей машиной и договора перевозки нет, транспортная накладная по этим правилам не обязательна, но водителю нужны документы на груз — обычно УПД.

Электронную транспортную накладную (ЭТрН) передают через оператора ЭДО, подключённого к ГИС ЭПД. В 1С это делают через сервис электронного документооборота, если у вашего оператора подключена такая возможность.

Контроль исполнения доставки и анализ рейсов

Оформить доставку — половина работы. Вторая половина — убедиться, что всё доехало, и понимать, во что обходится логистика.

Ежедневный контроль

• 📋 Рабочее место «Управление доставкой» — показывает распоряжения, которые ещё не включены в рейсы. Пустой список к вечеру значит, что на завтра всё распланировано.
• 🚦 Список заданий на перевозку — отберите по дате и статусу, чтобы видеть рейсы, которые уехали, но не закрыты.
• 🔍 Список реализаций с отбором по способу доставки — проверка отправок через ТК, у которых не заполнен трек-номер.

Закрывайте задание на перевозку после возвращения водителя. Если по какому-то адресу доставка сорвалась, исключите распоряжение из задания: оно снова появится в списке к планированию.

Анализ доставок

Для анализа используйте отчёты по продажам с отбором по номенклатуре «Доставка»: видно, сколько выручки она приносит. Расходы на перевозчиков смотрите по статье расходов, которую указывали в документах приобретения услуг.

Простые показатели, которые стоит считать раз в месяц:

• доля сорванных доставок от числа рейсов;
• средняя стоимость доставки на один заказ;
• загрузка машин: если рейс регулярно едет полупустым, зоны доставки стоит укрупнить.

Пример: 120 рейсов за месяц, 9 сорванных адресов — 7,5 % срывов. Расходы на свою машину и водителя 186 000 ₽ на 420 доставленных заказов — 443 ₽ на заказ. Если ТК берёт по вашим направлениям в среднем 500 ₽, своя доставка выгоднее.

Если у вас 1С:Бухгалтерия 3.0

В БП 3.0 нет рабочего места доставки и заданий на перевозку. Доставку оформляют так:

1. В реализации добавьте строку с услугой «Доставка», если её оплачивает покупатель.
2. Распечатайте из реализации УПД или ТОРГ-12 и при необходимости транспортную накладную.
3. Услуги ТК отразите документом «Поступление (акт, накладная, УПД)» с видом операции «Услуги».

Планирование рейсов и учёт машин в БП ведут вне программы или в отдельной конфигурации.

Частые ошибки при оформлении доставки

• ❌ Вкладки доставки нет в заказе. Не включена функциональная опция «Управление доставкой» или у пользователя нет прав на неё. Проверьте настройку и профиль доступа.
• ❌ Загрузка рейса показывает ноль. У номенклатуры не заполнены вес и объём. Задание на перевозку считает только то, что указано в карточке товара.
• ❌ Заказ не виден при планировании рейса. Он в статусе «К обеспечению» или в нём указан самовывоз. Переведите заказ в «К отгрузке» и проверьте способ доставки.
• ❌ Доставку добавили товаром, а не услугой. Тогда программа ищет её остаток на складе и не даёт провести реализацию. Вид номенклатуры для доставки — только с типом «Услуга».
• ❌ В накладной адрес покупателя вместо адреса доставки. Адрес доставки заполнили в заказе, но не проверили в реализации, созданной вручную, а не на основании заказа.

Частые вопросы