Покупка в 1С: от приёмки товара до расчётов с поставщиком

Покупка в 1С начинается с документа Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД): он ставит товар на счёт 41, услугу — на счёт затрат, а входной НДС — на 19. Оплата проходит отдельным документом в разделе Банк и касса. Два документа связываются через договор и счёт 60, и именно от этой связки зависит, сойдётся ли у вас сальдо расчётов с поставщиком.

Разберём весь цикл для 1С: Бухгалтерия предприятия 3.0 (интерфейс «Такси»): какой документ выбрать под накладную, акт или УПД, как заполнить его без ошибок в НДС, какие проводки он сформирует, как закрыть долг оплатой и что добавляется при импорте. Пути в УТ 11 отличаются, их отметим отдельно.

Какой документ выбрать: накладная, акт или УПД

Тип первичного документа поставщика задаёт вид поступления в 1С.

• 📦 Товарная накладная (ТОРГ-12) или УПД на товары — вид Товары. Товар попадает на счёт 41 (для перепродажи) или 10 (материалы).
• 🧾 Акт на услуги — вид Услуги. Стоимость сразу уходит на затраты (26, 44, 20, 25).
• 🛠 Накладная + акт в одном поступлении — вид Товары, услуги, комиссия: на разных вкладках заносите и товары, и услуги.
• 🏭 Поступление ОС или оборудования — отдельные виды Основные средства и Оборудование (ОС проходит через счёт 08).

УПД (универсальный передаточный документ) со статусом «1» заменяет и накладную, и счёт-фактуру. В 1С это обычное поступление: признак «УПД» ставится в блоке счёта-фактуры внизу документа, отдельного вида создавать не нужно.

Перед первым поступлением проверьте, что в Главное → Функциональность включены нужные опции: на вкладке Торговля — учёт товаров, на вкладке Запасы — складской учёт, если ведёте по складам.

Если до поставки вы выставляли заказ, в БП 3.0 есть документ Покупки → Счета от поставщиков. Он не формирует проводок и служит основанием: из него удобно создать и поступление, и платёж кнопкой Создать на основании — реквизиты подтянутся автоматически. Для торговых компаний с планированием закупок в УТ 11 ту же роль играет Заказ поставщику.

Пошаговое заполнение документа поступления

Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление → выберите вид. Дальше — по шагам.

1. Контрагент и договор. Выберите поставщика; если его нет — создайте карточку, ИНН подтянет реквизиты через сервис проверки контрагентов. В поле Договор укажите договор с видом С поставщиком.
2. Склад и подразделение. Для товаров заполните склад оприходования. Поле видно, если в функциональности включён складской учёт.
3. Счёт расчётов. По умолчанию 60.01 (расчёты) и 60.02 (авансы). Менять их обычно не нужно — зачёт аванса 1С подставит сама по договору.
4. Табличная часть. Добавьте номенклатуру строками: количество, цена, ставка НДС, сумма. Колонка Счета учёта заполняется автоматически по виду номенклатуры (41.01 для товаров, 10.01 для материалов).
5. НДС сверху или в том числе. Переключатель над таблицей (НДС в сумме / НДС сверху) должен совпадать с тем, как цены указаны в накладной поставщика. Это частый источник расхождений в копейках.
6. Реквизиты накладной. Внизу заполните поля Накладная № и дату — это номер и дата первичного документа поставщика, а не внутренний номер 1С.

Проведите документ кнопкой Провести. Движения по счетам можно сразу проверить через Дт/Кт.

В УТ 11 путь другой: Закупки → Документы закупки (все) → Создать → Приобретение товаров и услуг. Терминология там своя — «приобретение», а не «поступление», и учёт НДС/проводки регламентно формируются в закрытии месяца, а не прямо в документе. Если вы работаете в УТ, ориентируйтесь на раздел Закупки, а не Покупки.

Как зарегистрировать счёт-фактуру поставщика

Вычет НДС даёт не поступление, а зарегистрированный счёт-фактура. Внизу документа есть блок Счёт-фактура:

• впишите номер и дату счёта-фактуры поставщика;
• нажмите Зарегистрировать.

1С создаст документ Счёт-фактура полученный и сформирует проводку вычета. Для УПД достаточно поставить признак «УПД» — отдельный счёт-фактура не нужен.

Без зарегистрированного счёта-фактуры (или УПД со статусом 1) входной НДС повиснет на счёте 19 и в книгу покупок не попадёт.

Какие проводки формирует поступление

Проводки зависят от того, что вы приходуете. Для опта и услуг на общем режиме (с НДС):

Если организация на УСН, счёт 19 не используется: НДС включается в стоимость товара или услуги и отдельно к вычету не принимается. Проверьте систему налогообложения в Главное → Налоги и отчёты.

По стандарту ФСБУ 5/2019 в фактическую себестоимость запасов входят не только цена, но и невозмещаемые налоги, доставка и прочие расходы на приобретение. Дополнительные расходы (доставку сторонней фирмой) оформляют документом Поступление доп. расходов в том же разделе — он распределяет сумму на стоимость товаров.

Как оплатить поставщику

Оплата — отдельный документ, она не создаётся из поступления автоматически. Два основных способа.

Безналичная оплата. Загрузите выписку в Банк и касса → Банковские выписки и проведите Списание с расчётного счёта с видом операции Оплата поставщику. Либо создайте списание вручную. Проводка — Дт 60.01 Кт 51.

Оплата наличными из кассы — документ Банк и касса → Кассовые документы → Выдача наличных (РКО), вид Оплата поставщику. Проводка — Дт 60.01 Кт 50.

Чтобы долг закрылся правильно, в платёжном документе должны совпадать тот же контрагент и тот же договор, что в поступлении. 1С зачитывает оплату автоматически по методу По документу или По договору — он задан в договоре.

Платёжное поручение (Банк и касса → Платёжные поручения) само по себе проводок не делает — это только распоряжение банку. Проводку даёт факт списания из выписки. Поэтому недостаточно создать платёжку: нужно дождаться выписки и провести списание, иначе по ОСВ будет видно долг, которого по факту уже нет.

В назначении платежа укажите номер и дату накладной или счёта — это помогает поставщику идентифицировать оплату, а вам — быстро сопоставить документы при сверке.

Аванс поставщику и его зачёт

Если платите вперёд, проводка идёт на счёт авансов:

• оплата аванса — Дт 60.02 Кт 51;
• при проведении поступления аванс зачитывается — Дт 60.01 Кт 60.02.

Зачёт 1С делает сама, если в поступлении тот же договор. Для вычета НДС с аванса нужен авансовый счёт-фактура от поставщика.

Что добавляется при импортной покупке

Импорт — это та же покупка, но с валютой, таможней и ГТД. Ключевые отличия:

1. Валютный договор и счёт. В договоре поставьте валюту расчётов. Поступление заносится в валюте, рублёвую сумму 1С пересчитает по курсу на дату документа. Курсы загружаются в Справочники → Валюты → Загрузить курсы валют.
2. Таможенный НДС. Ввозной НДС платится на таможне и в поступление не входит. Его оформляют документом ГТД по импорту (Покупки → ГТД по импорту): он отражает номер декларации, таможенную стоимость, пошлину, сбор и НДС. Таможенный НДС идёт на счёт 19.05, расчёты с таможней — на 76.
3. Пошлины и сборы в себестоимости. Таможенная пошлина и сбор по ФСБУ 5/2019 включаются в стоимость товара, а не в расходы.
4. Курсовые разницы. Между датой поступления и датой оплаты курс меняется. При закрытии месяца документ Переоценка валютных средств формирует курсовую разницу на счёт 91.

Порядок действий при обычном импорте такой: сначала проводится поступление товаров в валюте, затем — ГТД по импорту на основании этого поступления, и только после уплаты ввозного НДС в бюджет он принимается к вычету. Вычет импортного НДС подтверждается не счётом-фактурой, а декларацией и платёжным документом об уплате налога на таможне — это важное отличие от обычной покупки внутри страны.

Перед первой импортной операцией включите в Главное → Функциональность → Запасы опцию импортных товаров — иначе поля ГТД и страны происхождения не появятся.

Как проверить покупки: отчёты и книга покупок

Чтобы убедиться, что покупка отражена верно, используйте стандартные отчёты в разделе Отчёты.

Если по счёту 19 висит остаток, значит по какому-то поступлению не зарегистрирован счёт-фактура — вернитесь и внесите его. Для детальной расшифровки по одному поставщику удобен отчёт Анализ субконто с отбором по контрагенту.

Перед сдачей декларации по НДС проверьте, что книга покупок сходится с оборотами по счёту 68.02. Помощник по НДС в разделе Отчёты → Отчётность по НДС подсветит непроведённые операции.

Для контроля расчётов с конкретным поставщиком есть документ Покупки → Акт сверки расчётов: он собирает все поступления, оплаты и зачёты по контрагенту за период и сравнивает ваше сальдо с данными поставщика. Расхождение в акте сверки — почти всегда либо незачтённый аванс, либо разные договоры в паре «поступление — оплата».

Типичные ошибки при оформлении покупки

Эти промахи встречаются чаще всего и ломают именно расчёты и НДС.

• ❌ Поступление без регистрации счёта-фактуры. НДС остаётся на счёте 19, вычет теряется. Проверяйте остаток по 19 в конце месяца.
• ❌ Разные договоры в поступлении и оплате. Долг не зачитывается, по одному договору висит переплата, по другому — задолженность. Контрагент и договор должны совпадать.
• ❌ Неверный переключатель НДС («в сумме» вместо «сверху»). Сумма документа расходится с накладной на величину налога.
• ❌ Услуга на счёт 26 вместо 44 у торговой организации — искажает структуру расходов и может задвоить косвенные затраты.
• ❌ Ручная правка счетов учёта без понимания: товар попадает на 10 вместо 41 и не списывается при продаже.

Частые вопросы