Оплата поставщику в 1С Бухгалтерия: от платёжки до закрытия долга

Оплатить поставщика в 1С можно тремя путями: создать Платежное поручение и отправить его в банк, ввести Списание с расчетного счета вручную по факту или загрузить банковскую выписку. В «1С:Бухгалтерии 8.3» все три начинаются в разделе Банк и касса. Платёжное поручение само ничего не проводит по счетам. Расходом по банку оплата становится, когда в базе появится документ списания.

Выбор простой. Платите через клиент-банк или 1С-Банк, значит, нужна платёжка, а списание подтянется из выписки. Платили в банке сами, значит, загружайте выписку. Нужно срочно «задним числом» отразить уже ушедший платёж, значит, вводите списание вручную.

Что проверить до оплаты

Заранее проверьте четыре вещи. Тогда оплата не превратится в разбор долгов.

• ✅ Документ-основание. Есть поступление товаров или услуг (Покупки → Поступление (акты, накладные)) или счёт от поставщика. Если поступления нет, платёж уйдёт авансом.
• ✅ Договор. В справочнике Договоры у контрагента указан вид «С поставщиком» и валюта расчётов. Для рублёвого договора это рубли, иначе пойдут курсовые разницы.
• ✅ Реквизиты. ИНН, КПП, расчётный счёт и БИК поставщика. В платёжке неверный счёт банк не примет, а деньги зависнут.
• ✅ Счета расчётов. Они подставляются из договора: обычно 60.01 для расчётов с поставщиками и 60.02 для авансов выданных.

Если поставщика нет в базе, создайте его через Справочники → Контрагенты. Введите ИНН в поле поиска: 1С подтянет наименование, КПП и адрес из ЕГРЮЛ, если подключена Интернет-поддержка. Банковский счёт добавьте в карточке контрагента на вкладке Банковские счета.

Заявка на расходование: нужна ли она

В обычной «Бухгалтерии» отдельной заявки на оплату нет. Платёжку оформляют сразу. Заявку на расходование денежных средств ведут там, где есть казначейство и согласование платежей: например, в крупных конфигурациях для торговли и управления предприятием. Принцип такой: сотрудник подаёт заявку, руководитель утверждает, казначей формирует по ней платёжки.

Если заявки у вас есть, порядок такой:

1. Ответственный создаёт заявку по договору или по документу поступления. Указывает сумму, срок оплаты, статью движения денег.
2. Заявку согласуют: обычно меняется статус на «Утверждена» или «К оплате».
3. Казначей создаёт платёжное поручение на основании заявки. Сумма и получатель переходят в него автоматически.

Если заявок нет, роль согласования выполняет внутренний регламент: счёт, подпись руководителя, потом платёжка. Для небольшой фирмы этого достаточно.

Платёжное поручение: как создать и заполнить

Откройте Банк и касса → Платежные поручения и нажмите Создать. Либо создайте платёжку прямо из документа поступления кнопкой Создать на основании → Платежное поручение. Второй способ надёжнее: договор, сумма и контрагент подставятся сами.

Вид операции и основные поля

В поле Вид операции выберите Оплата поставщику. Остальное заполняется так:

Очерёдность 5 ставят по умолчанию. Другое значение нужно в особых случаях: взыскания, налоги, зарплата. Для расчётов с поставщиками менять её не надо.

Назначение платежа и НДС

1С собирает назначение из реквизитов: Оплата по счёту № 128 от 03.10 за материалы. В т.ч. НДС 20% – 3 333,33 руб. Проверьте две вещи: номер счёта и сумму НДС. Если у поставщика упрощёнка или он без НДС, в платёжке должна стоять фраза «НДС не облагается».

Пример. Поставщик выставил счёт на 40 000 рублей, НДС 20% включён. НДС в сумме платежа: 40 000 × 20 / 120 = 6 666,67 рубля. Если ошиблись и взяли 20% от 40 000, получите 8 000: банк такую платёжку примет, но проверка у контрагента даст расхождение.

Статус платёжки

В шапке документа есть поле Статус: «Не оплачено» → «Оплачено». Пока платёжка не отправлена и не списана, статус не меняйте вручную. Исключение — платили не из 1С: тогда лучше не ставить «Оплачено» самому, а загрузить выписку.

Как отправить платёжку в банк и получить выписку

Есть три рабочих схемы.

Через обмен с банком из 1С. Подключается в Администрирование → Настройки программы → Деньги → Банки и расчётные счета. Если банк поддерживает прямой обмен, платёжка уходит кнопкой Отправить в банк, а выписка приходит кнопкой Получить выписку. Для подключения нужна учётная запись в банке и электронная подпись.

Через файл. Универсальный формат обмена — текстовый файл 1c_to_kl.txt (выгрузка) и kl_to_1c.txt (загрузка). В Платежные поручения выбираете платёжки, жмёте Выгрузить. В клиент-банке загружаете файл, подписываете, отправляете. Потом из банка выгружаете выписку, а в 1С жмёте Загрузить.

Без обмена. Платёжку печатаете или вводите вручную в интернет-банке. Деньги уходят, а в 1С нужно отразить списание: через загрузку выписки или документом руками.

Как отразить оплату: списание с расчётного счёта

Документ Списание с расчетного счета лежит в Банк и касса → Банковские выписки. Он формирует проводку по оплате и движения по счёту 51.

Ключевые поля:

• Вид операции — Оплата поставщику.
• Контрагент, Договор, Сумма — те же, что в платёжке.
• Вкладка Расшифровка платежа — на какой документ идёт оплата.
• Счёт учёта расчётов — 60.01 или 60.02, подставляется из договора.

При загрузке выписки документ создаётся автоматически. Если платёжка есть в базе, 1С сопоставит списание с ней по номеру, дате и сумме. Платёжка получит статус «Оплачено» и связь с банковским документом.

Если платёжки не было, 1С создаст списание сама. Контрагента найдёт по ИНН и счёту. Не нашла, значит, выделит строку красным: создайте контрагента или выберите существующего.

Проводки

Загрузка выписки делает ту же проводку. Если поставщик получил наш платёж, а накладную мы ещё не ввели, платёж проведётся как аванс.

Аванс и зачёт: как закрыть долг

Пример. Вы заплатили поставщику 50 000 рублей 1 октября, а накладная на 30 000 рублей пришла 10 октября. Что происходит в учёте:

• 1 октября: Дт 60.02 Кт 51 — 50 000. Это аванс выданный.
• 10 октября: поступление на 30 000. По умолчанию 1С проводит Дт 10 (41) Кт 60.01 и Дт 19.03 Кт 60.01. Задолженность отражена на 60.01.
• Зачёт аванса: Дт 60.01 Кт 60.02 — 30 000.

Остаток аванса — 20 000 рублей — висит на 60.02 до следующих поставок.

Зачёт делается двумя способами:

1. Автоматически, если в документе поступления установлен зачёт аванса автоматически (в поле Зачёт аванса или в Расчёты). Тогда 1С сама создаст проводку при проведении.
2. При закрытии месяца через регламентную операцию Зачёт авансов: Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. Программа сопоставит всё, что осталось.

Ручной зачёт: документ Корректировка долга с видом операции Зачет аванса. Он нужен, когда автоматика не сработала или нужно закрыть конкретный аванс конкретным поступлением.

Взаимозачёт

Когда поставщик одновременно покупатель (вы ему продаёте, он вам), деньги можно не двигать. Документ Корректировка долга с видом операции Зачет задолженности закроет встречные долги: Дт 60.01 Кт 62.01. Сверьте суммы с контрагентом актом сверки, иначе зачёт не будет подтверждён.

Типичные ошибки и их исправление

Контроль расчётов с поставщиками

Раз в неделю или перед закрытием месяца сверяйте расчёты. В Отчёты → Анализ учёта → Карточка счёта (счёт 60) смотрите субконто Контрагенты, Договоры, Документы расчётов. Отчёт для сверки с поставщиком — Акт сверки: Покупки → Акты сверки расчётов.

Что искать:

• Остаток по 60.01, давно висящий без движения: платёж пропущен или документ забыт.
• Сальдо по 60.02 без накладных: аванс выдан, а товара нет. Нужно требовать отгрузку или возврат.
• Дебетовое сальдо на 60.01: переплата.
• Разные суммы в вашей карточке и у поставщика: сверяйтесь по документам.

Актом сверки удобно пользоваться при закрытии: отправили поставщику, получили подписанный, исправили расхождения.

Для регулярных платежей помогает график. Составьте календарь оплат по срокам из договоров: у одних отсрочка 14 дней, у других предоплата. Отберите в списке поступлений документы, по которым срок оплаты наступает на этой неделе, и формируйте платёжки пачкой. Так вы не пропустите срок и не получите пени по договору.

Отдельно следите за остатком на расчётном счёте. Перед выгрузкой пачки платёжек сверьте сумму к оплате с остатком в отчёте Анализ субконто по счёту 51 или в банке. Если денег не хватает, расставьте приоритеты: сначала налоги и зарплата, затем поставщики, от которых зависит отгрузка.

Частые вопросы