Отбор документов в 1С 8.3: показать полный список и настроить фильтр

Чтобы в 1С 8.3 отобрать все документы, уберите три ограничения списка: отбор, организацию и период. Отбор снимается через Ещё → Настроить список на вкладке Отбор, организация — в поле шапки списка, интервал дат — в настройках периода формы. После этого список покажет полный набор документов без фильтрации.

Чаще всего нужных документов «не хватает» не потому, что их удалили, а потому что форма показывает лишь часть. Разберём, как увидеть все документы, как наоборот отобрать только нужную группу, как сделать отбор в отчётах и в запросе и что делать с помеченными на удаление.

Почему в списке видны не все документы

Список документов в 1С — это динамический список. Он почти никогда не показывает «всё подряд»: несколько механизмов отсекают часть строк ещё до того, как форма открылась.

• 🔎 Отбор — условия на вкладке Отбор. Пока отбор стоит, в списке остаются только подходящие документы.
• 🏢 Организация — если учёт ведётся по нескольким организациям, в шапке многих списков стоит поле организации. Оно работает как постоянный отбор.
• 📅 Период — журналы и часть списков открываются за ограниченный интервал (например, текущий год).
• ✖️ Пометка удаления — такие документы остаются в базе и видны, но перечёркнуты красным крестом; их легко принять за «пропавшие».

Как снять ограничения и увидеть полный список

Это основной сценарий: открыть список и показать все документы без фильтрации.

1. Откройте нужный список документов (например, Продажи → Реализация (акты, накладные)).
2. Нажмите Ещё → Настроить список и перейдите на вкладку Отбор. Снимите флажки у всех условий или удалите их кнопкой с крестиком. Нажмите Завершить редактирование.
3. Если в шапке списка есть поле организации — очистите его. Список покажет документы по всем организациям.
4. Если список открыт за период (текущий год, месяц) — расширьте интервал дат в настройках периода формы.

Отдельный быстрый отбор мог остаться по значению в колонке — его тоже видно на вкладке Отбор. Если список по-прежнему кажется неполным, сбросьте настройки целиком: Ещё → Установить стандартные настройки.

Где лежат все виды документов

Один список показывает документы одного вида. Если нужно просмотреть разные документы вперемешку, помогают журналы. В типовой бухгалтерии бухгалтерские документы с проводками собраны в журнале операций: Операции → Журнал операций. Он показывает документы разных видов в одной ленте, с отбором и периодом так же, как обычный список.

Чтобы добраться до любого документа базы — включая те, что не попадают ни в один журнал, — включите системную команду Все функции.

1. Системное меню (кнопка с треугольником в левом верхнем углу) → Сервис → Параметры.
2. Установите флажок «Отображать команду „Все функции"» и нажмите ОК.
3. Теперь системное меню → Все функции → раздел Документы. Здесь перечислены все виды документов конфигурации, каждый открывается полным списком.

Настройка отбора: оставить в списке только нужное

Обратная задача — отобрать из всех документов конкретную группу. Тот же инструмент, но условия не снимаем, а добавляем.

На вкладке Отбор (Ещё → Настроить список) выберите поле, вид сравнения и значение. Несколько строк объединяются по «И»: документ попадёт в список, только если выполнены все условия одновременно.

Частые примеры отбора:

• Контрагент — Равно — выбрать одного контрагента.
• Дата — Между — задать произвольный диапазон, не привязанный к периоду формы.
• Сумма документа — Больше или равно — отобрать крупные документы.
• Проведён — Равно — Нет — найти непроведённые.

Если нужна логика «ИЛИ» (например, два контрагента), добавьте группу отбора с видом Или и внутрь вложите оба условия.

Полезные виды сравнения помимо Равно:

• В списке — перечислить несколько значений разом (например, три склада).
• Не равно / Не в списке — исключить лишнее из общего набора.
• Содержит — отобрать по части текста в наименовании или комментарии.

Рядом, на вкладке Сортировка, задают порядок строк — например, по дате по убыванию, чтобы свежие документы были сверху. Сортировка на отбор не влияет, но вместе с ним делает список читаемым.

Быстрый поиск и отбор по значению в колонке

Когда известен номер, контрагент или сумма, отбор настраивать не обязательно — хватит поиска.

• Нажмите Ctrl+F или встаньте в строку поиска над списком, введите фрагмент (часть номера, название контрагента) — список отфильтруется по совпадению.
• Чтобы быстро отобрать по значению из конкретной ячейки, щёлкните по ней правой кнопкой и выберите команду отбора по значению в текущей колонке.
• Снять быстрый поиск — очистите строку поиска или уберите условие на вкладке Отбор.

Быстрый поиск ищет по видимым колонкам и ограничивает список совпадениями. Если нужно искать сразу по нескольким реквизитам или по полю, которого нет в колонках, используйте расширенный поиск — в большинстве списков он вызывается командой поиска в меню Ещё. Там задают поле, строку и область поиска, а результат так же сужает список до найденного.

После поиска список остаётся отфильтрованным: пока не очистите строку, вы видите только совпадения. Это удобно, когда из всех документов нужно быстро вытащить один по номеру, но легко принять за «пропажу» остальных.

Отбор документов и данных в отчётах

В отчётах (Оборотно-сальдовая ведомость, Анализ счёта, Карточка счёта) отбор работает иначе, чем в списке, но логика та же: лишние условия прячут часть данных.

1. Сформируйте отчёт и нажмите Показать настройки.
2. Перейдите на вкладку Отбор.
3. Чтобы увидеть все обороты — уберите лишние условия (организация, контрагент, счёт). Чтобы отобрать конкретный срез — добавьте условие.
4. Переформируйте отчёт кнопкой Сформировать.

Если суммы в отчёте меньше ожидаемых, первым делом проверьте отбор и период отчёта — именно они чаще всего «съедают» часть данных. Группировки (по счетам, субконто) влияют на детализацию, но не на итог.

Помеченные на удаление: показать или скрыть

Помеченные на удаление документы из базы не исчезают — они остаются и участвуют в поиске, пока их не удалит отдельная обработка. В списке их видно по перечёркнутому значку с красным крестом.

Чтобы отобрать только помеченные (или только «живые») документы:

• Ещё → Настроить список → Отбор, поле Пометка удаления, вид сравнения Равно, значение Да (помеченные) или Нет (обычные).

Окончательно убрать помеченные документы из базы можно обработкой Удаление помеченных объектов: Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов (или через Все функции → Стандартные).

Программный отбор: консоль запросов

Когда нужна выгрузка или отбор по сложным условиям сразу по тысячам документов, удобнее запрос. Готовую обработку «Консоль запросов» берут с диска ИТС и открывают через Файл → Открыть как внешнюю обработку (режим запуска «1С:Предприятие»).

Пример: все проведённые реализации с 2025 года, отсортированные по дате.

ВЫБРАТЬ
    РеализацияТоваровУслуг.Ссылка КАК Документ,
    РеализацияТоваровУслуг.Дата,
    РеализацияТоваровУслуг.Номер,
    РеализацияТоваровУслуг.Контрагент
ИЗ
    Документ.РеализацияТоваровУслуг КАК РеализацияТоваровУслуг
ГДЕ
    РеализацияТоваровУслуг.Проведен = ИСТИНА
    И РеализацияТоваровУслуг.Дата >= ДАТАВРЕМЯ(2025, 1, 1)
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
    РеализацияТоваровУслуг.Дата

Единой таблицы «все документы разом» в языке запросов нет: каждый вид документа — отдельная таблица Документ.<ИмяВида>. Чтобы собрать несколько видов в один список, объединяйте запросы через ОБЪЕДИНИТЬ ВСЕ, приводя поля к общему набору. Результат из консоли выгружается в табличный документ и дальше в Excel.

Сохранение настроек отбора для повторного доступа

Чтобы не настраивать отбор каждый раз, настройки можно закрепить.

• Списки документов запоминают последний отбор, сортировку и колонки для вашего пользователя автоматически. При следующем открытии список выглядит так же. Сброс к исходному виду — Ещё → Установить стандартные настройки.
• Отчёты сохраняют настройки как вариант: кнопка Сохранить вариант отчёта..., задайте имя. Сохранённый вариант потом открывается из списка вариантов отчёта — со всеми отборами и группировками.

Так один раз собранный отбор (например, «Непроведённые за квартал по одному контрагенту») доступен в один клик.

Частые вопросы