Отгрузка маркированной продукции из 1С покупателю через ЭДО
Содержание
Чтобы отправить маркированный товар из 1С, оформите обычную реализацию, отсканируйте в неё коды маркировки (или код коробки) и подпишите УПД через ЭДО. Когда покупатель подпишет УПД со своей стороны, оператор ЭДО передаст сведения в Честный ЗНАК, и коды перейдут на баланс покупателя.
Способ зависит от канала продажи. Оптовая отгрузка другой компании или ИП идёт только через электронный УПД. Розничная продажа физлицу проходит через кассу: код попадает в чек, а 1С лишь передаёт его на ККТ. Основная часть материала — про первый случай: отгрузку юрлицу в 1С:Бухгалтерии 3.0 и 1С:Управлении торговлей 11.
| Канал | Документ в 1С | Как сведения уходят в Честный ЗНАК | Когда меняется статус кода |
|---|---|---|---|
| Опт (юрлицо, ИП) | Реализация товаров и услуг + УПД в ЭДО | Через оператора ЭДО | После подписи УПД покупателем |
| Розница (физлицо) | Чек ККТ | Через ОФД из чека | Код выбывает в момент продажи |
1. Подготовка: учёт, номенклатура и подпись
Отгрузка без подготовки упрётся в первую же ошибку обмена. До первой реализации проверьте четыре вещи.
🔑 Сертификат КЭП. Нужна квалифицированная подпись руководителя или сотрудника с доверенностью. Ею 1С получает токен для Честного ЗНАКа и подписывает УПД. На компьютере должен стоять криптопровайдер, а сертификат — быть добавлен в настройки электронной подписи 1С.
📮 ЭДО. Подключите оператора электронного документооборота и проверьте, что покупатель — ваш контрагент в ЭДО с принятым приглашением. Без этого УПД просто некуда отправить.
⚙️ Интеграция с ИС МП. Включите учёт маркированных товаров в настройках программы:
| Конфигурация | Где включается |
|---|---|
| Бухгалтерия 3.0 | Администрирование → Настройки программы → Интеграция с ИС МП |
| Управление торговлей 11 | НСИ и администрирование → Настройка интеграции → Интеграция с ИС МП |
Там отметьте товарные группы, с которыми вы работаете (обувь, одежда, молочная продукция, вода, шины и т. д.), и укажите организацию, подпись и параметры подключения к ГИС МТ.
🏷 Карточка номенклатуры. У каждого маркируемого товара должен быть заполнен вид продукции (товарная группа ИС МП). Если карточка заведена до включения интеграции, этот реквизит часто пуст — и программа не потребует коды при отгрузке.
Перед первой отгрузкой откройте любую реализацию с маркированной позицией. Если в строке не появилась команда для проверки кодов, проблема в карточке номенклатуры или в настройках, а не в документе.
2. Как коды оказываются в 1С до отгрузки
Отгрузить можно только тот код, который в Честном ЗНАКе числится на вашей организации и находится в статусе «в обороте». В 1С коды приходят одним из трёх путей.
- Приёмка от поставщика. Входящий УПД из ЭДО уже содержит коды. При сопоставлении с поступлением 1С сохраняет их, а после подписания вами УПД коды переходят на ваш ИНН.
- Ввод в оборот собственной продукции. Производитель заказывает коды в станции управления заказами, наносит их и вводит товар в оборот — специальными документами ИС МП в 1С или в личном кабинете Честного ЗНАКа.
- Остатки. Немаркированные остатки маркируют по правилам конкретной товарной группы. Для одних групп сроки уже прошли, для других маркировка остатков ещё допускается.
Не отгружайте код, который пришёл к вам по УПД, но этот УПД вы ещё не подписали. Формально товар ещё на балансе поставщика, и передача покупателю будет отклонена из-за чужого владельца.
Если товар принимали «на бумаге», без сканирования, в 1С кодов нет. Тогда при отгрузке придётся сканировать каждую упаковку вручную.
3. Пошаговое оформление отгрузки маркированного товара
В БП 3.0 и УТ 11 логика одинакова, отличаются только названия документа и расположение кнопок на командной панели.
Шаг 1. Создайте реализацию
Оформите документ Реализация (акт, накладная, УПД) в БП или Реализация товаров и услуг в УТ — вручную или на основании заказа. Заполните контрагента, договор, склад и товары с количеством. Печатная форма — УПД (счёт-фактура и передаточный документ в одном).
Шаг 2. Откройте форму проверки и подбора кодов
У маркируемых строк табличной части появится отметка о необходимости кодов. Командой проверки и подбора маркируемой продукции откройте отдельную форму. В ней видно, сколько штук требует документ и сколько кодов уже отсканировано.
Шаг 3. Отсканируйте коды
Сканер нужен двумерный, умеющий читать DataMatrix. Сканируйте:
- 📦 каждую потребительскую упаковку — если отгружаете поштучно;
- 🗃 код транспортной коробки или паллеты — если упаковка агрегирована (подробнее в разделе 5);
- ✍️ код вручную, вставкой из буфера, — если этикетка повреждена, а код известен.
После каждого скана 1С проверяет код: формат, соответствие номенклатуре и, если включена онлайн-проверка, статус и владельца в ГИС МТ.
Шаг 4. Сверьте расхождения
Форма подсветит лишние коды и недостающие. Количество в документе должно совпасть с числом кодов. Лишнюю позицию удалите, недостающую досканируйте или уменьшите количество в реализации.
Шаг 5. Проведите документ и отправьте УПД
Проведите реализацию. Затем из неё командой ЭДО сформируйте, подпишите и отправьте электронный документ — 1С включит коды в УПД автоматически. Пакетно это делают из рабочего места Текущие дела ЭДО.
Шаг 6. Дождитесь подписи покупателя
Отгрузка завершена только тогда, когда покупатель подписал УПД и Честный ЗНАК обработал документ. До этого коды остаются вашими.
4. Печать этикеток и бумажных документов
При отгрузке печатают две разные вещи, и их часто путают.
Этикетки с кодом DataMatrix нужны, если вы производитель, импортёр или маркируете остатки. Коды получают из станции управления заказами и печатают на термопринтере этикеток. В УТ 11 есть печать этикеток и ценников по шаблонам, в которые можно добавить код маркировки. В БП 3.0 такой печати нет в нужном объёме, поэтому производители обычно печатают коды из специализированного ПО или складской системы.
Бумажная копия УПД печатается из реализации обычной командой печати. Она нужна водителю и складу, но передачу кодов юридически не оформляет — это делает только электронный УПД.
Несколько практических правил печати:
- 🖨 печатайте код полностью: служебный разделитель GS и криптохвост обязательны, иначе код не пройдёт проверку;
- 📏 выдерживайте размер DataMatrix, который требует ваша товарная группа, — слишком мелкий код плохо читается на кассе покупателя;
- 🔁 повторная печать того же кода допустима для замены повреждённой этикетки, но не для «размножения» товара.
Если вы перепродаёте товар, а не производите его, печатать новые коды не нужно. Отгружайте по тем кодам, что уже нанесены на упаковку.
5. Отгрузка коробками и паллетами (агрегация)
Сканировать 600 пачек на паллете поштучно никто не хочет. Для этого есть агрегация: потребительские коды «вкладываются» в код транспортной упаковки, и этот код представляет всё содержимое.
Как это работает при отгрузке:
- Агрегат регистрируется в Честном ЗНАКе — производителем или вами.
- При сканировании кода коробки 1С подтягивает вложенные коды, если состав агрегата известен программе или загружен из ГИС МТ.
- В УПД уходит код транспортной упаковки, а покупатель получает все вложенные коды.
Когда агрегат нужно менять:
| Ситуация | Операция в ГИС МТ |
|---|---|
| Из коробки нужно отгрузить только часть | Трансформация (изъятие части кодов) или расформирование |
| Собираете сборную коробку для клиента | Агрегация новой упаковки |
| Коробка вскрыта и продаётся поштучно | Расформирование агрегата |
Не отгружайте вскрытую коробку по коду агрегата. Если в ней не хватает пачек, покупатель получит коды товара, которого физически нет, и при приёмке оформит расхождение.
Перед отгрузкой паллеты от поставщика проверьте её код в личном кабинете Честного ЗНАКа: там видно, не расформирован ли агрегат и сколько кодов внутри.
6. Обмен с Честным ЗНАКом и статусы УПД
При оптовой отгрузке 1С не передаёт коды в ГИС МТ напрямую. Цепочка такая:
- Вы подписываете УПД с кодами и отправляете его оператору ЭДО.
- Покупатель подписывает свой титул — полностью или с расхождениями.
- Оператор ЭДО передаёт документ в Честный ЗНАК.
- ГИС МТ проверяет коды и меняет владельца на покупателя.
Прямой обмен 1С с ГИС МТ при этом нужен для проверок: статуса и владельца кода, состава агрегатов, получения токена по подписи.
Что делать по исходу:
- ✅ Подписан без расхождений — коды переданы, отгрузка закрыта.
- ⚠️ Подписан с расхождениями — покупатель принял часть кодов. Непринятые остаются на вашем ИНН. Оформите корректировку реализации и согласуйте её с покупателем.
- ❌ Отказ в подписи — коды не передавались. Устраните причину (цену, количество, реквизиты) и отправьте УПД заново.
- ⏳ Подписан, но коды не перешли — ГИС МТ отклонил документ. Причина видна в личном кабинете Честного ЗНАКа в списке документов.
Если покупатель подписал УПД, а потом вернул товар, «отменить» передачу нельзя. Нужен возврат: документ от покупателя к вам через ЭДО, и коды перейдут обратно тем же путём.
7. Ошибки при отгрузке маркированного товара и что с ними делать
Ситуации, которые чаще всего мешают отправить маркированный товар, и проверка для каждой:
Ещё две ситуации, которые не видны из формы проверки:
- 🧾 Цена или ставка НДС изменились после подписи УПД. Коды при этом не трогают — меняется только стоимостная часть корректировочным или исправленным документом.
- 🗂 Перемещение между своими складами. Внутри одной организации владелец не меняется, передавать ничего не нужно. А передача между двумя юрлицами одной группы — это обычная оптовая отгрузка через УПД.