Отправка накладной контрагенту по электронной почте прямо из 1С

Накладная уходит контрагенту прямо из карточки документа: открываете реализацию, жмёте Печать, выбираете форму, затем кнопку с конвертом Отправить — 1С формирует PDF и открывает готовое письмо со вложением. Поле «Кому» подставится само, если в карточке контрагента заполнен адрес почты.

Разберём это по порядку: сначала один раз настраиваем почтовый клиент внутри программы, потом отправляем ТОРГ-12 или УПД из документа, выбираем формат вложения, отправляем пачку документов разным получателям и чиним типовые сбои отправки. Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 3.0 на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси»; в УТ 11 и Комплексной автоматизации логика та же, отличаются только названия печатных форм.

Что нужно настроить до первой отправки

Чтобы 1С отправляла письма, внутри программы должен работать почтовый клиент с вашей учётной записью. Это разовая настройка.

Откройте Администрирование → Органайзер. В группе «Почта» включите флажок Почтовый клиент, после чего станет активной ссылка Учётные записи электронной почты. Перейдите по ней и добавьте запись кнопкой Создать.

В карточке учётной записи 1С попросит:

• 📧 адрес почты и пароль — программа попробует определить настройки серверов автоматически по домену (yandex.ru, mail.ru, gmail.com);
• ⚙️ если автоопределение не сработало, заполните вручную: сервер исходящей почты (SMTP), порт, признак шифрования SSL/TLS, логин;
• ✅ назначение записи — отметьте, что она используется для отправки писем.

Типовые параметры SMTP для популярных сервисов:

После заполнения нажмите Проверить настройки записи — 1С отправит тестовое соединение с сервером и сразу покажет, проходит ли авторизация. Если проверка прошла, запись готова к работе.

Отдельно есть Настройка системной учётной записи — это служебный ящик для автоматических уведомлений программы. Для ручной отправки накладных она не обязательна, пользуйтесь своей личной записью.

Как отправить ТОРГ-12 или УПД из документа реализации

Накладная отправляется из того же документа, которым вы оформили отгрузку, — Реализация (акты, накладные, УПД). Отдельного «письма с накладной» создавать не нужно.

1. Откройте нужный документ реализации в списке.
2. Нажмите кнопку Печать в верхней командной панели.
3. Выберите печатную форму: Товарная накладная (ТОРГ-12), Универсальный передаточный документ (УПД) или Расходная накладная — в зависимости от того, что согласовано с покупателем.
4. Откроется окно предварительного просмотра печатной формы.
5. В командной панели этого окна нажмите кнопку с изображением конверта — Отправить.

1С сформирует файл вложения и откроет окно нового письма. В нём уже будут:

• вложение с накладной;
• адрес получателя в поле «Кому» — подставляется из контактной информации контрагента;
• учётная запись отправителя, которую вы настроили.

Остаётся вписать тему и текст письма и нажать Отправить. Копия письма сохранится во встроенной почте 1С, в папке «Отправленные» соответствующей учётной записи.

Имя файла вложения 1С формирует автоматически из названия документа — например, Товарная накладная № 47 от 07 октября.pdf. Если контрагент просит определённое имя файла, переименуйте вложение прямо в окне письма перед отправкой: это ни на что в учёте не влияет.

Отправить накладную можно и не открывая документ полностью. Выделите нужную реализацию в списке, нажмите Печать на панели списка и выберите форму — дальше всё так же: откроется просмотр, а в нём кнопка Отправить. Для одиночной накладной разница только в том, что вы не заходите внутрь документа.

Если накладную нужно одновременно и напечатать на бумаге, и отправить, сделайте это в любом порядке из того же окна просмотра: кнопка Печать выводит на принтер, кнопка Отправить формирует письмо. Повторно открывать документ не придётся.

Выбор печатной формы и формата вложения

Когда вы нажимаете Отправить, 1С показывает окно выбора вложений. Здесь решается, что именно уйдёт в письме и в каком виде.

Доступные форматы файла:

• PDF (документ PDF) — формат по умолчанию и правильный выбор для накладной. Документ выглядит одинаково у вас и у получателя, его нельзя случайно изменить, он открывается без 1С и Excel.
• Таблица (Excel) — если контрагент просит данные, с которыми будет работать: пересчитывать, сверять позиции.
• Документ Word, HTML, текстовый документ — редко нужны для накладной, пригодятся для писем и неофициальных форм.
• Табличный документ (mxl) — внутренний формат 1С, откроется только у того, у кого тоже есть 1С.

Для отгрузочных документов отправляйте накладную в PDF: это исключает правки на стороне получателя и споры о содержании документа.

Если в одном письме нужно отправить несколько форм сразу — например, ТОРГ-12 и счёт, — отметьте флажками обе формы в окне выбора. Там же есть переключатель, собирать ли всё в один файл или вложить каждую форму отдельным файлом. Для разных документов удобнее отдельные файлы — получателю проще разобрать.

Для накладной с большим числом позиций PDF иногда получается на несколько страниц — это нормально, 1С разбивает печатную форму по страницам так же, как при печати на бумагу. Проверьте перед отправкой, что в просмотре видны все строки товаров: если список обрезан, значит документ не проведён или не заполнена табличная часть.

Отправка пакета документов нескольким контрагентам

Когда отгрузок за день много, открывать каждую реализацию по отдельности долго. Есть два рабочих подхода.

Пакетная печать из списка. В списке Реализация (акты, накладные, УПД) выделите нужные строки с зажатым Ctrl или Shift, нажмите Печать и выберите форму. 1С соберёт печатные формы всех выделенных документов в одно окно просмотра. Кнопка Отправить в этом окне сформирует вложения сразу по всем документам.

Здесь важно понимать ограничение: пакетная печать делает одно письмо с набором накладных. Это удобно, когда все документы адресованы одному получателю — например, несколько отгрузок одному крупному покупателю за период. Разным контрагентам так разослать нельзя: получатель в письме один.

Поочерёдная отправка по контрагентам. Если накладные уходят разным покупателям, отправляйте каждую из её документа — адрес «Кому» 1С подставит по контрагенту автоматически. Рутины меньше, если заранее:

• заполнить e-mail во всех карточках контрагентов;
• завести в Органайзере шаблон письма с типовой темой и текстом, чтобы не набирать их каждый раз.

На практике поочерёдная отправка из документов занимает секунды на каждую накладную, если контакты заполнены: открыли реализацию, Печать → форма → Отправить → проверили адрес → отправили. Основное время уходит не на сами письма, а на поиск нужных документов, поэтому отбирайте их списком по дате или контрагенту и идите сверху вниз.

Автоматизация: шаблоны, системная почта и переход на ЭДО

Полностью заменить ручную отправку расписанием для накладных по обычной почте нельзя: регламентное задание «Рассылка» в 1С рассчитано на отчёты, а не на первичные документы, привязанные к конкретным контрагентам. Но рутину реально сократить.

Что помогает ускорить ручную отправку:

• Шаблоны писем. В Органайзере создайте шаблон с готовой темой и текстом («Направляем накладную по отгрузке…»). При отправке останется подставить номер и дату.
• Заполненные контакты. Если e-mail есть в каждой карточке контрагента, поле «Кому» всегда подставляется само — это экономит больше всего времени на потоке.
• Системная учётная запись нужна, когда письма формирует сама программа (уведомления, служебные рассылки отчётов по расписанию). Для накладных она не требуется.

Когда отгрузок десятки в день и нужна именно автоматизация с юридической силой, правильный инструмент — 1С-ЭДО, встроенный электронный документооборот.

Что даёт ЭДО вместо почты:

• накладная, УПД и счёт-фактура уходят контрагенту внутри 1С, подписанные электронной подписью, без ручной отправки файлов;
• документ сразу получает юридическую значимость — его не нужно дублировать бумажным оригиналом;
• статус («отправлен», «получен», «подписан») виден прямо в 1С.

Подключается ЭДО в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Это отдельная тема, здесь важно одно: если вы упёрлись в ограничения почтовой отправки, не стройте самодельную автоматизацию вокруг писем — переходите на ЭДО.

Почему письмо не уходит: разбор типовых сбоев

Большинство проблем с отправкой — это настройка учётной записи или пустой адрес получателя. Сопоставьте симптом с причиной.

Если Проверить настройки записи стабильно не проходит, а параметры верны, причина бывает внешней: антивирус или фаервол блокирует исходящее соединение по порту 465, либо корпоративный почтовый сервер требует подключения к внутренней сети (VPN). В этом случае параметры подскажет администратор вашей почты.

Отдельно о работе в облаке и терминальном доступе: если вы заходите в 1С через веб-клиент или тонкий клиент на удалённом сервере, почтовый клиент всё равно работает на стороне сервера 1С, а не на вашем компьютере. Это значит, что исходящее соединение с почтовым сервером должно быть открыто именно на сервере приложений — локальные настройки вашего рабочего места тут ни при чём. При сомнениях сверьте, с какого адреса уходит соединение, с тем же администратором.

Частые вопросы