Как отправить сразу несколько документов из 1С

Чтобы разослать сразу несколько документов, не открывайте каждый по отдельности. Выделите нужные строки в списке мышью с зажатым Ctrl или Shift, а дальше выберите действие в командной панели: ЭДО — если отправляете контрагенту электронные документы , или Печать с последующей отправкой по почте — если нужны бумажные формы в виде PDF.

Способ зависит от того, что вы пересылаете. Юридически значимые документы (реализации, счета-фактуры, акты) уходят через оператора ЭДО с электронной подписью. Счета на оплату, УПД для ознакомления, печатные комплекты — почтой во вложении. Если прямого канала нет, пакет выгружают в файл и передают вручную. Ниже разберём все три пути, плюс автоматическую отправку и контроль, что всё дошло.

Пути меню ниже даны для 1С:Бухгалтерии 3.0 с интерфейсом «Такси». В 1С:Управлении торговлей 11 и других конфигурациях команды называются так же, но лежат в своих разделах продаж и закупок — логика выделения строк и отправки общая для всей платформы 8.3.

Чем отличаются способы пакетной отправки

Прежде чем выделять документы, определитесь с каналом. От этого зависит, какую команду вызывать и нужна ли подпись.

Выделение нескольких строк работает одинаково во всех списках 1С:

• Ctrl + клик — добавляет одну строку к выделению;
• Shift + клик — выделяет диапазон от текущей до указанной;
• Ctrl + A — выделяет все строки в списке.

Подготовка списка перед отправкой

Массовая отправка хороша, когда в выборку попадают только нужные документы. Иначе легко отправить контрагенту черновик или проведённый задним числом акт.

Откройте журнал документов . Для продаж это Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), для исходящих счетов — Продажи → Счета покупателям. Дальше сократите список отбором:

1. Нажмите значок отбора (воронка) или откройте Ещё → Настроить список.
2. Задайте период — например, текущий месяц, чтобы не зацепить старое.
3. Отфильтруйте по контрагенту, организации или статусу проведения.
4. Отсортируйте по дате, чтобы видеть, что уходит первым.

Проверьте, что все документы проведены. Непроведённый документ в ЭДО не уйдёт, а в почтовую рассылку попадёт печатная форма с пометкой, что он не проведён.

Отдельно стоит проверить реквизиты контрагента. Для ЭДО критичны ИНН и КПП — по ним оператор находит получателя. Если ИНН не заполнен или введён с ошибкой, документ зависнет в статусе создания. Для почтовой рассылки нужен заполненный адрес e-mail в карточке контрагента, иначе адрес придётся вбивать на каждое письмо вручную.

Если документов за период много, не выделяйте всё подряд. Сначала разберите список по контрагентам или по статусу: часть клиентов работает через ЭДО, часть ждёт счёт на почту. Смешивать их в одной выборке неудобно — проще отправить двумя заходами.

Перед первой массовой отправкой через ЭДО проверьте срок действия сертификата подписи. Если он истёк, вся партия уйдёт в ошибку, и придётся переотправлять заново.

Пакетная отправка через ЭДО

Это основной сценарий для юридически значимых документов. Отправка идёт через вашего оператора ЭДО, контрагент должен быть подключён и настроен на обмен.

Отправка прямо из списка документов

1. Выделите нужные реализации или счета-фактуры в списке.
2. В командной панели раскройте меню ЭДО.
3. Выберите Создать электронные документы — система сформирует электронные версии по выделенным строкам.
4. Затем Отправить электронные документы — пакет уйдёт оператору.

Если в настройках включена автоматическая отправка, второй шаг не нужен: созданные документы уходят сразу.

Отправка через «Текущие дела ЭДО»

Второй путь — единый центр документооборота. Откройте Продажи → Текущие дела ЭДО (для входящих — Покупки → Текущие дела ЭДО). Здесь собраны все документы, с которыми нужно что-то сделать.

В разделе исходящих отметьте галочками то, что готово к отправке, и нажмите Отправить. Преимущество этого окна — видно весь конвейер: что создано, что ждёт подписи контрагента, что отклонено. Для ежедневной рассылки удобнее работать именно отсюда, а не из журнала продаж.

Настройки обмена живут в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там задаются профили оператора, сертификаты подписи и правила автоматических действий.

Что происходит с партией после отправки

Отправка в ЭДО — не мгновенная передача из рук в руки. Пакет уходит оператору, оператор доставляет его контрагенту, контрагент подписывает. На каждом шаге документ меняет состояние, и пока цикл не закрыт, обмен считается незавершённым.

Поэтому после массовой отправки не закрывайте список сразу. Через несколько минут обновите Текущие дела ЭДО и посмотрите, все ли документы перешли из «Создан» в состояние ожидания подписи контрагента. Если часть осталась на месте — значит, отправка по ним не прошла, и причину видно в строке документа.

Рассылка печатных форм по электронной почте

Когда ЭДО не настроено или контрагент его не использует, документы отправляют обычной почтой во вложении PDF. 1С умеет собирать комплект и прикладывать его к письму.

Сначала настройте встроенный почтовый клиент: Администрирование → Органайзер → Почта. Укажите учётную запись, с которой будут уходить письма. Без этого кнопка отправки работать не будет.

Дальше порядок такой:

1. Выделите документы в списке.
2. Нажмите Печать и выберите нужную форму (счёт на оплату, акт, УПД).
3. В окне предпросмотра появится комплект по всем выделенным строкам.
4. Нажмите кнопку отправки (значок конверта) — откроется форма письма с вложением.
5. Проверьте адрес получателя и текст, отправьте.

Адрес подставляется из карточки контрагента, если там заполнена электронная почта. Если адреса нет, 1С предложит ввести его вручную.

Текст и тему письма можно задать шаблоном. Шаблоны писем настраиваются в разделе органайзера: один раз прописываете вступление и подпись, и дальше они подставляются в каждое письмо автоматически. Это экономит время, когда счета уходят десятками в день.

Выгрузка пакета документов в файл

Иногда прямого канала нет: контрагент у другого оператора без роуминга, или документы нужно передать бухгалтеру на флешке, в облако, в стороннюю систему. Тогда пакет выгружают в файлы.

Печатные формы в PDF. Выделите документы, нажмите Печать, выберите форму. В окне предпросмотра есть команда сохранения — комплект сохранится в указанную папку, по файлу на документ или одним файлом. Формат PDF подходит для пересылки и печати, он не меняется на стороне получателя.

Электронные документы в файл. В Текущие дела ЭДО исходящий электронный документ можно сохранить на диск вместе с подписью. Получатель загрузит его в свою программу как входящий. Так передают документы, когда ЭДО между сторонами формально не настроено, но обе работают в 1С.

Выгрузка данных для загрузки в другую базу. Если задача не переслать печатную форму, а перенести сами документы в другую информационную базу, это уже обмен данными, а не отправка. Настраивается он в разделе синхронизации и работает по другим правилам — через планы обмена, а не через список документов.

Автоматическая и регламентная отправка

Ручная отправка подходит, пока документов немного. Когда поток большой, часть процесса стоит переложить на расписание.

Автоотправка в ЭДО. В настройках обмена есть опция автоматической отправки созданных электронных документов. Включите её в профиле настроек ЭДО — тогда после создания документы уходят оператору без отдельной команды. Приём и отправку выполняет регламентное задание Отправка и получение электронных документов.

Проверка расписания. Регламентные задания настраиваются в Администрирование → Обслуживание → Регламентные и фоновые задания. Найдите задание по обмену ЭДО и убедитесь, что оно включено и у него задано расписание (например, каждые 15–30 минут).

Для почтовой рассылки «на автомате» в типовых конфигурациях готового планировщика нет: письма инициирует пользователь. Регулярную рассылку счетов обычно либо выносят в отдельную обработку, либо переводят контрагентов на ЭДО, где расписание уже встроено.

Контроль отправки и разбор ошибок

Отправить — половина дела. Нужно убедиться, что документы приняты, а не застряли на полпути.

Статусы исходящих удобнее всего смотреть в Текущие дела ЭДО. Там видно, что контрагент получил, что подписал, а что отклонил с указанием причины. Отклонённый документ не считается переданным — его нужно исправить и отправить заново.

Типовые сбои при массовой отправке и что с ними делать:

Чтобы не терять документы в потоке, заведите привычку раз в день открывать Текущие дела ЭДО и разбирать всё, что требует действия. Красные и выделенные строки — это как раз застрявшие отправки.

Отдельно следите за документами, по которым контрагент долго не отвечает. Неподписанный с его стороны акт или УПД формально переданы, но цикл не закрыт: по таким позициям стоит напомнить получателю. По почтовой рассылке обратной связи от программы нет вовсе — факт получения проверяется только перепиской, поэтому для юридически значимых документов почта всегда уступает ЭДО.

Частые вопросы