Как арендатору отразить аренду в 1С:Бухгалтерии 8.3

Арендную плату у арендатора в 1С:Бухгалтерии 8.3 проводят документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) с видом операции «Услуги». Типовая проводка — Дт 26 (20, 44) Кт 60.01 на сумму без НДС и Дт 19.04 Кт 60.01 на входной налог. Это оперативный ответ; дальше — как настроить справочники, принять НДС к вычету, учесть депозит и закрыть месяц .

Главная развилка в бухгалтерском учёте — ФСБУ 25/2018. По нему долгосрочная аренда дорогого объекта превращается в право пользования активом и обязательство по аренде, а не в обычный расход. Для короткой или малоценной аренды работает прежняя схема «акт → затраты». Разберём обе и сопутствующие операции: обеспечительный платёж, аренду автомобиля с экипажем, взаиморасчёты с арендодателем.

Подготовка: договор, контрагент и услуга в справочниках

Перед первым актом заведите три объекта.

1. Контрагент-арендодатель — в справочнике Справочники → Контрагенты. Укажите ИНН: для организации и ИП программа подтянет реквизиты, для физлица поставьте вид «Физическое лицо» — это пригодится для НДФЛ.
2. Договор аренды — в карточке контрагента, вид договора «С поставщиком». Здесь же задаётся валюта и, если нужно, график платежей.
3. Номенклатура-услуга — в справочнике Справочники → Номенклатура заведите позицию с видом «Услуга», например «Аренда офиса». Для услуги не нужны складские счета, только счёт затрат.

Счёт затрат выбирайте по назначению помещения:

Операционная аренда или право пользования по ФСБУ 25/2018

ФСБУ 25/2018 обязателен для бухучёта, но у него есть исключения. Если выполняется хотя бы одно условие, право пользования активом признавать не нужно — платежи идут сразу в расходы:

• срок аренды не превышает 12 месяцев и договор не предусматривает выкуп;
• рыночная стоимость предмета аренды не больше 300 000 ₽ (малоценный актив);
• арендатор вправе вести упрощённый бухучёт (малое предприятие, НКО и т. п.).

В остальных случаях — долгая аренда дорогого помещения, оборудования, автотранспорта без права на упрощёнку — арендатор признаёт право пользования активом (ППА) и обязательство по аренде.

Для ФСБУ-варианта в 1С есть документ ОС и НМА → Поступление в аренду. Он формирует право пользования как внеоборотный актив и обязательство по аренде на отдельных субсчетах счёта 76. Обязательство оценивается как приведённая стоимость будущих платежей, то есть дисконтируется: ставку дисконтирования указывают в документе, и чем она выше, тем меньше первоначальная сумма обязательства.

Дальше ежемесячно регламентные операции начисляют амортизацию права пользования (она ложится на тот же счёт затрат, что и обычная аренда) и проценты по обязательству. То есть вместо одной строки «арендная плата» в учёте появляются две: амортизация ППА и процентный расход. На налог на прибыль это, как правило, не влияет — в налоговом учёте аренду по-прежнему признают расходом в сумме платежей, из-за чего возникают временные разницы.

Ниже подробнее разберём массовый случай — операционную аренду, когда ППА не возникает и работает привычная схема «акт → затраты».

Поступление акта на аренду: документ, проводки и НДС

Ежемесячный акт (или УПД) от арендодателя проводят так.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и создайте документ с операцией «Услуги (акт, УПД)».
2. Выберите контрагента и договор, добавьте строку с номенклатурой-услугой «Аренда…».
3. Укажите сумму, ставку НДС, счёт затрат (26/20/44) и статью расходов.
4. Если поставщик выставил счёт-фактуру — зарегистрируйте его в подвале документа (поля «Счёт-фактура №» и дата).

Пример. Аренда офиса — 120 000 ₽ в месяц, в том числе НДС 20% = 20 000 ₽. Стоимость без налога — 100 000 ₽. Программа сформирует:

Проводку по вычету Дт 68.02 Кт 19.04 программа создаёт автоматически, если в документе зарегистрирован счёт-фактура и установлен флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок». Проверить вычет можно в Отчёты → Книга покупок.

Оплату проводят документом Банк и касса → Банковские выписки → Списание с расчётного счёта с видом операции «Оплата поставщику». Если платите авансом за будущий месяц, аванс встанет на 60.02 и закроется при проведении акта.

Обеспечительный платёж (депозит): не расход и не аванс

Возвратный обеспечительный платёж — это не плата за аренду, а гарантия. В расходы его относить нельзя: он учитывается как дебиторская задолженность арендодателя до возврата.

Перечисление депозита проводят Списание с расчётного счёта с видом операции «Прочие расчёты с контрагентами», счёт расчётов — 76 (субсчёт прочих расчётов, например 76.09). Факт выданного обеспечения дополнительно отражают за балансом на счёте 009 — операцией Операции → Операции, введённые вручную.

Последняя строка — частый сценарий: по договору депозит засчитывают в счёт платы за последний месяц. Тогда задолженность по счёту 76 закрывается против долга перед арендодателем на счёте 60, и отдельного платежа за этот месяц уже не делают.

Про НДС по депозиту есть нюанс. Возвратный обеспечительный платёж НДС не облагается — он не связан с реализацией. Но если по договору депозит зачитывается в счёт последнего месяца аренды, с момента зачёта он становится авансом: тогда у арендатора появляется право на вычет НДС с аванса при наличии авансового счёта-фактуры. Пока депозит просто лежит как гарантия — никакого НДС.

Аренда автомобиля с экипажем: НДФЛ и страховые взносы

Аренда транспортного средства с экипажем (фрахтование на время, ст. 632 ГК РФ) отличается от аренды без экипажа тем, что арендодатель ещё и управляет машиной. Это меняет налоги, если арендодатель — физлицо.

Платёж по такому договору состоит из двух частей, и облагаются они по-разному:

• плата за аренду самого автомобиля — доход от сдачи имущества. Облагается только НДФЛ, страховых взносов нет;
• плата за услуги экипажа (управление и техническая эксплуатация) — вознаграждение по гражданско-правовому договору. Облагается НДФЛ и страховыми взносами по единому тарифу.

Пример. Аренда с экипажем — 60 000 ₽ в месяц: 40 000 ₽ за автомобиль и 20 000 ₽ за услуги водителя. Арендатор как налоговый агент удерживает НДФЛ со всей суммы: 60 000 × 13% = 7 800 ₽. Страховые взносы по единому тарифу начисляют только на услуги экипажа: 20 000 × 30% = 6 000 ₽. Взносы на травматизм — лишь если это прямо указано в договоре.

Если арендодатель — организация или ИП, всё проще: ни НДФЛ, ни взносов, налоги платит сам арендодатель, а вы отражаете обычную услугу документом «Поступление».

При аренде у физлица полноценной автоматизации в Бухгалтерии нет: начисление дохода, НДФЛ и взносов оформляют вручную. НДФЛ регистрируют так, чтобы доход попал в 6-НДФЛ, а взносы с услуг экипажа — в расчёт по страховым взносам. Если в компании ведётся зарплата в 1С:ЗУП, удобнее начислять такие выплаты там.

Закрытие месяца и списание арендных расходов

Расходы на аренду, собранные на счетах 26, 20 или 44, списываются при закрытии месяца. Запустите Операции → Закрытие месяца за нужный период.

• Счёт 26 закрывает регламентная операция «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26». При методе «директ-костинг» общехозяйственные расходы уходят на 90.08, иначе распределяются на себестоимость.
• Счёт 44 в торговле закрывает операция «Закрытие счёта 44 “Издержки обращения”» — расходы идут на 90.07.
• Метод списания (директ-костинг или распределение) задаётся в Главное → Учётная политика.

Если вы применяете ФСБУ 25/2018 и признали право пользования, при закрытии месяца добавятся две регламентные операции: начисление амортизации ППА (Дт 26 Кт счёта амортизации) и начисление процентов по обязательству аренды (Дт 91.02 Кт субсчёта обязательства). Проверить расчёт можно в справке-расчёте к соответствующей операции закрытия месяца.

После закрытия месяца сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту затрат: остатка по аренде на 26 (44) быть не должно — всё, что начислено, должно уйти в себестоимость или на финансовый результат.

Проверка расчётов с арендодателем

Чтобы убедиться, что все акты проведены и долгов нет, используйте три отчёта.

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60 — Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту. Разверните по контрагентам и договорам. Сальдо на конец периода показывает задолженность: дебет 60.02 — ваши авансы, кредит 60.01 — долг перед арендодателем.
2. Акт сверки — Покупки → Акт сверки расчётов. Заполняется по счетам 60 и 76 автоматически, его можно распечатать и отправить арендодателю.
3. Анализ субконто по конкретному контрагенту — удобно, когда нужно свести вместе и аренду (60), и депозит (76), и авансы в одном отчёте.

Частые вопросы