Складской учёт в 1С:Управление торговлей от настройки до отчётов

Складской учёт в 1С:Управление торговлей (редакция 11) включается в разделе НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка. Там задают, вести ли учёт по нескольким складам, использовать ли ордерную схему и разрешать ли отрицательные остатки. После настройки работа идёт через раздел Склад и доставка: приходные и расходные ордера, перемещения, пересчёты и отчёты по остаткам.

Ниже — весь цикл движения товара на складе одной конфигурации: от первой настройки до ежедневной сверки остатков. Пути меню даны для УТ 11 с интерфейсом «Такси». В Комплексной автоматизации и 1С:ERP логика складского блока та же, отличаются только некоторые названия разделов.

Включаем складской учёт и заводим склады

Первое, что нужно решить, — сколько у вас складов и нужен ли учёт по помещениям. Настройки лежат в НСИ и администрирование → Склад и доставка:

• 🏬 Несколько складов — включайте, если склад не один или есть обособленные зоны хранения. Иначе весь учёт идёт по одному предопределённому складу.
• 📦 Ордерные склады — отдельный флаг, разрешает оформлять приёмку и отгрузку ордерами (об этом ниже).
• ➖ Контроль остатков — запрет или разрешение отгружать товар «в минус». По умолчанию отрицательные остатки лучше запретить — иначе склад быстро перестанет сходиться с фактом.

Сами склады заводят в справочнике: НСИ и администрирование → Склады (или раздел Склад и доставка → Склады и магазины). В карточке склада указывают:

1. Наименование и тип (оптовый, розничный магазин).
2. Нужна ли ордерная схема при поступлении и при отгрузке — это два независимых флажка.
3. Структуру складских помещений, если учёт ведётся по зонам хранения.

Ордерная схема: когда она нужна и что меняет

Ордерная схема разделяет финансовый и складской учёт движения товара. Без неё приход на остатки встаёт сразу документом поступления, а отгрузка — документом реализации. С ордерной схемой появляется отдельный шаг: кладовщик подтверждает факт приёмки или выдачи ордером.

Сравнение двух подходов:

При ордерной схеме документ поступления или реализации создаёт распоряжение на приёмку или отгрузку, а ордер оформляется по этому распоряжению. Увидеть, что ещё не принято или не отгружено, можно в рабочих местах Приёмка и Отгрузка раздела Склад и доставка.

Приёмка товара: приходный ордер и поступление

Приход товара зависит от того, включена ли на складе ордерная схема.

Без ордерной схемы. Оформляете Закупки → Поступления товаров и услуг → Создать → Поступление товаров и услуг. Указываете поставщика, склад, список номенклатуры, количество и цены. После проведения товар сразу на остатках.

С ордерной схемой приёмка идёт в два шага:

1. Менеджер заводит Поступление товаров и услуг — это распоряжение на приёмку, но остаток оно пока не меняет.
2. Кладовщик открывает Склад и доставка → Приёмка, находит распоряжение и создаёт по нему Приходный ордер на товары. Вот после проведения ордера товар и попадает на склад.

Если в ордере количество отличается от распоряжения (привезли меньше, пересортица), вписываете фактическое количество. Расхождение останется видно в списке распоряжений — его закрывают либо повторным ордером на недовоз, либо корректировкой поступления.

Для контроля качества на входе служит отдельный статус: товар можно принять в зону приёмки, а потом разнести по местам хранения внутренним документом. Это уже адресное хранение — его включают по складу отдельно.

Отгрузка и резервирование под заказы клиентов

Отгрузка — зеркало приёмки. Без ордерной схемы остаток списывает Продажи → Реализация товаров и услуг. С ордерной схемой реализация становится распоряжением, а фактический расход оформляет Расходный ордер на товары из рабочего места Склад и доставка → Отгрузка.

Резервирование в УТ 11 держится на заказах клиентов, а не на самом складе. Чтобы отложить товар под конкретного покупателя:

1. Создайте Продажи → Заказы клиентов → Заказ клиента.
2. В строках задайте действие обеспечения — например, Отгрузить или Резервировать на складе.
3. После проведения зарезервированное количество уменьшает доступный остаток, но физически товар остаётся на складе.

Разницу между физическим и доступным остатком показывает отчёт Остатки и доступность товаров (раздел Склад и доставка или Запасы и закупки). Доступный остаток = физический минус резервы и минус уже оформленные к отгрузке распоряжения.

Снять резерв можно, изменив действие обеспечения в заказе клиента или закрыв сам заказ. Отдельного документа «снятие резерва» в типовой УТ искать не нужно.

Перемещение товара между складами

Движение товара с одного склада на другой оформляют документом Склад и доставка → Перемещения товаров → Перемещение товаров. В шапке указывают склад-отправитель и склад-получатель, в табличной части — номенклатуру и количество.

Особенности, которые часто упускают:

• 📍 Если оба склада ордерные, одного перемещения мало. Оно создаёт распоряжения: на складе-отправителе оформляют расходный ордер, на складе-получателе — приходный. До оформления обоих ордеров товар числится «в пути».
• 🚚 Статус «товары в пути» виден в отчётах по остаткам отдельной строкой — это не потеря, а промежуточное состояние.
• 🔁 Перемещение не меняет себестоимость и финансовый результат — это движение внутри компании, а не продажа.

Внутреннюю логистику внутри одного адресного склада (из зоны приёмки в зону хранения, с ячейки на ячейку) оформляют документами отбора и размещения — они появляются, когда включено хранение по ячейкам. Если адресное хранение не используется, достаточно обычного перемещения между складами.

Инвентаризация: пересчёт и оформление расхождений

Инвентаризация в УТ 11 — это не один документ, а цепочка. Логика такая: сначала пересчитываем факт, потом сравниваем с учётом, потом оформляем излишки и недостачи.

Порядок действий:

1. Пересчёт товаров. В разделе Склад и доставка создаёте документ пересчёта (Пересчёты товаров / Пересчёт товаров). В него подбираете номенклатуру склада и вносите фактически посчитанное количество. На время пересчёта движения по пересчитываемым позициям лучше остановить — иначе факт и учёт разъедутся прямо во время счёта.
2. Сравнение с учётом. Документ пересчёта показывает отклонение факта от учётного остатка по каждой позиции.
3. Оформление результата. По итогам пересчёта оформляют оприходование излишков и списание недостач. Эти документы и меняют остаток: излишки ставят товар на приход, недостачи списывают.

Пересортицу (один товар посчитали вместо другого) закрывают так, чтобы излишек одной позиции погасил недостачу другой, — для этого в документах есть возможность указать пару.

Причина инвентаризации влияет на проводки: плановая инвентаризация, недостача по вине материально ответственного лица и порча списываются на разные счета. Эту аналитику задают при оформлении списания, а не в самом пересчёте.

Отчёты по складу: что смотреть каждый день

Все складские отчёты собраны в разделе Склад и доставка (часть дублируется в Запасы и закупки). Для ежедневной работы хватает трёх:

• Ведомость по товарам на складах — остатки на начало, приход, расход, остаток на конец в разрезе складов. Главный отчёт для сверки «сколько было — сколько стало».
• Остатки и доступность товаров — физический остаток, резервы, ожидаемые поступления и доступное к продаже количество. Отчёт, который отвечает на вопрос «могу ли я продать прямо сейчас».
• Движения товаров — детальная расшифровка: каким документом товар пришёл или ушёл. Нужен, когда остаток не сходится и надо найти лишний или потерянный документ.

Как читать отчёт, когда склад «не бьётся»:

1. Откройте Ведомость по товарам на складах за период.
2. Найдите позицию с неверным остатком.
3. Провалитесь в неё двойным щелчком — откроются все движения.
4. Сверьте каждый документ с фактическими бумагами: чаще всего виноват непроведённый, задвоенный или оформленный не на тот склад документ.

Отдельно стоит отчёт по товарам в пути — он показывает перемещения, у которых оформлен ордер на одном складе и ещё не оформлен на другом.

Почему остатки не сходятся и как это лечить

Склад перестаёт биться с фактом по ограниченному набору причин. Если знать их наперечёт, разбор занимает минуты, а не полдня. Вот типовые ситуации и что проверять в каждой.

• Документ не проведён. Поступление или ордер сохранён, но не проведён — на остаток он не влияет. В списке документов такие строки помечены отдельным значком; отсортируйте список по признаку проведения и проведите или удалите зависшие.
• Документ оформлен не на тот склад. При нескольких складах легко выбрать соседний. Остаток «пропал» на одном складе и «появился» на другом. Ищите через отчёт по движениям, сняв отбор по конкретному складу.
• Задвоение. Один и тот же приход внесли дважды — например, вручную и загрузкой из обмена. Остаток завышен ровно вдвое по части позиций. Сверьте количество документов с числом реальных накладных.
• Незакрытый резерв. Заказ клиента отменили, но действие обеспечения в строках оставили прежним. Физический остаток есть, доступный — ноль. Откройте заказ и уберите резерв или закройте заказ целиком.
• Отрицательный остаток. Если контроль остатков отключён, система позволит отгрузить больше, чем есть. Минус — всегда сигнал, что приход оформлен позже расхода или вовсе потерян.
• Незавершённое перемещение. Товар числится «в пути»: ордер на одном ордерном складе оформлен, на другом — нет. На общем остатке компании он есть, на складе-получателе ещё не появился.

После исправления всегда перепроверяйте результат по Ведомости по товарам на складах за тот же период — одна ошибка нередко маскирует вторую.